Lập kế hoạch công việc cá nhân để thực hiện công việc được giao:
- Tương tác tích cực với các phòng ban và nhân viên công ty;
- Duy trì lịch và lên lịch các cuộc họp, cuộc gọi cần thiết,...
- Chuẩn bị, sắp xếp tài liệu;
- Đảm bảo thực hiện nhất quán và suôn sẻ các quy trình hoạt động hàng ngày tại văn phòng;
- Nhận và gửi email, thông điệp quan trọng cho giám đốc;
- Viết và gửi báo cáo tiến độ công việc cho Giám đốc;
- Đi công tác cùng Giám đốc trong các trường hợp cần thiết;
- Hỗ trợ lập kế hoạch và phân tích chiến lược kinh doanh;
- Ghi chép và giữ biên bản trong các cuộc họp;
- Giao tiếp với Giám đốc để xác định công việc, thông báo cần đưa ra đối với các dự án mà công ty đang triển khai;
- Hỗ trợ giám đốc trong mọi nhiệm vụ và hoàn thành các công việc được giao;
- Giúp tạo điều kiện giao tiếp rõ ràng và nhất quán giữa các bộ phận trong công ty;
Thực hiện các công việc:
- Các công việc trợ lý chung: • Tiếp nhận, xem xét và làm rõ các đề xuất, giải pháp, chứng từ từ các cấp Quản lý và trình Ban Giám đốc phê duyệt; • Tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc lập và triển khai thực hiện kế hoạch hoạt động, định hướng phát triển của Công ty; • Hỗ trợ các phòng ban, bộ phận trong việc hoạch định mục tiêu, kế hoạch, chính sách theo chức năng được Giám đốc phân công; • Thu thập, cập nhật, phân tích, tóm lược thông tin về các văn bản pháp luật mới, thông tin báo chí, về xu hướng thị trường, kiến thức quản lý hiện đại trong các ngành nghề mà Công ty đang hoạt động cho Ban GĐ; • Chủ động phối hợp với các phòng ban đề xuất với Giám đốc về việc tham gia các chương trình nghị sự, hội nghị, các khóa đào tạo kỹ năng, kiến thức cấp CEO,các giải thưởng trong nước về các ngành nghề mà Công ty đang hoặc sẽ tham gia hoạt động; • Bố trí, sắp xếp và cập nhật lịch làm việc, lịch họp và lịch công tác của Ban GĐ; • Soạn thảo các văn bản, công văn hoặc/và các tài liệu khác theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc; •Theo dõi, nhắc nhở và đôn đốc các bên liên quan về việc báo cáo và kết quả thực hiện các chỉ đạo hoặc/và các nội dung đã đồng thuận trong các cuộc họp của Tổng Giám đốc;
Rà soát, khắc phục và cải tiến các vấn đề không phù hợp: - Phối hợp với các Trưởng bộ phận trong công ty để tham mưu, xây dựng và rà soát cập nhật điều chỉnh, bổ sung các các qui định liên quan đến bộ máy quản lý hành chính và các quy trình nghiệp vụ phù hợp từng thời điểm, giai đoạn;
