Trợ Lý Giám Đốc Ban Quản Lý Tòa Nhà, Khu Đô Thị - Ưu Tiên Nam

Lưu trữ tất cả hồ sơ về các nhà thầu dịch vụ, bao gồm Hợp đồng dịch vụ, danh sách nhân viên nhà thầu, bảng đánh giá, nghiệm thu về dịch vụ, chấm công nhân viên nhà thầu…
Tìm báo giá, đàm phán giá dịch vụ và lập tờ trình về ký kết hợp đồng dịch vụ mới hoặc gia hạn.
Triển khai các quy trình hoạt động đến các nhà thầu dịch vụ, hướng dẫn nhân viên nhà thầu dịch vụ trong việc thực hiện các quy trình hoạt động của tòa nhà.
Giám sát công việc hàng ngày của các nhà thầu dịch vụ đảm bảo chất lượng công việc và dịch vụ theo tiêu chuẩn quy định.
Lên lịch, sắp xếp các cuộc họp định kỳ/đột xuất với nhà thầu dịch vụ.
Hỗ trợ Trưởng BQLTN kiểm soát và đánh giá chất lượng dịch vụ của các nhà thầu dịch vụ như bảo vệ, vệ sinh, diệt côn trùng, chăm sóc cây cảnh, thu gom rác…
Phụ trách các công việc hành chính có liên quan đến nhà thầu dịch vụ như soạn thảo hợp đồng, biên bản làm việc, bản đánh giá chất lượng dịch vụ, chấm công nhân viên nhà thầu dịch vụ...
Kết hợp với Bộ phận CSKH giải quyết các yêu cầu, than phiền của khách thuê liên quan đến chất lượng dịch vụ của tòa nhà.
Cập nhật thông tin/ báo cáo về công việc thực tế và dự tính so với ngân sách đã được phê duyệt tới Trưởng BQLTN hàng ngày/ hàng tuần/ hàng tháng.
Theo dõi khoản phải thu, nợ xấu.
Theo dõi khoản phải thanh toán, chịu trách nhiệm về quy trình thu mua rõ ràng, tuân thủ theo quy định hướng dẫn quy trình đấu thầu của tòa nhà.
Kiểm soát tiền mặt được xử lý tại văn phòng BQL Tòa nhà: hóa đơn, tiền đặt cọc, tiền phạt...ghi chép nguồn tiền.
Giám sát quy trình theo dõi số lượng tài sản.
Duy trì mối quan hệ chặt chẽ với cơ quan chính quyền đặc biệt với cơ quan thuế và Kiểm toán.
Thực hiện các yêu cầu khác của Giám đốc BQLTN
Tham gia các chuyến công tác với Giám đốc và thực hiện các công việc khác khi được yêu cầu

• Tốt nghiệp Đại học các ngành về Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân lực, hành chính….Có chứng chỉ quản lý vận hành (ưu tiên)
• Kinh nghiệm: 2-3 năm, ưu tiên kinh nghiệm trong ngành quản lý tòa nhà, văn phòng, TTTM
• Có khả năng làm việc với các bộ phận nội bộ; khả năng giao việc, kiểm soát, điều phối công việc.
• Kỹ năng tổ chức, quản lý công việc, quản lý thời gian, kỹ năng giải quyết vấn đề.
• Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, thương lượng và đàm phán.
• Am hiểu về lĩnh vực quản lý, vận hành các dự án BĐS: tòa nhà, khu đô thị, TTTM, VP.