* Hỗ trợ các công việc vận hành
- Theo dõi tiến độ hợp đồng, hoàn thiện thủ tục thanh toán đảm bảo triển khai hợp đồng đúng hạn.
- Ghi nhận các công việc Giám Đốc đã giao cho các trưởng phòng và đôn đốc tiến độ thực hiện.
- Theo dõi việc triển khai, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo kết quả thực hiện của các Phòng/Bộ phận.
- Tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động của các Phòng/Bộ phận thông qua báo cáo của các bộ phận.
- Lập báo cáo cần thiết theo yêu cầu của Giám Đốc.
- Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng/bộ phận, đơn vị trực thuộc xin ý kiến trình Giám đốc phê duyệt.
- Gửi tài liệu, lưu giữ tài liệu, công văn, hồ sơ của Khối.
- Truyền đạt thông tin tới các phòng, bộ phận, đơn vị liên quan và tiếp nhận thông tin phản hồi phản ánh tới Giám đốc Khối.
* Tham gia tổ chức các cuộc họp
- Tham gia lập kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp giao ban và tổng kết.
- Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
- Chuẩn bị tài liệu và phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Giám đốc.
- Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp.
* Quản lý văn phòng
- Tiếp đón khách hàng và các đối tác theo yêu cầu của Giám đốc
- Quản lý các hồ sơ quản trị công ty và các quy định khác theo Quy chế làm việc, Quy chế quản lý nội bộ.
- Các công việc khác theo sự phân công điều động của Giám đốc.
- Hỗ trợ công tác nhân sự, hành chính của Khối theo phân công.
* Công việc khác
- Tự quản lý và chịu trách nhiệm về tài sản được giao.
- Tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo/huấn luyện theo quy định; thường xuyên tự học hỏi, trau dồi kiến thức, kỹ năng chuyên môn để hoàn thành tốt công việc.
- Báo cáo cho Cấp trên khi phát hiện hành vi vi phạm nội quy lao động, quy trình, quy định hoặc các hành vi khác có thể gây thiệt hại cho Công ty.
- Thực hiện các công việc khác phát sinh theo phân công của cấp trên nhằm hỗ trợ đồng nghiệp đẩy mạnh chất lượng công việc.
