Mô tả công việc
Quản lý vận hành công trình
Xây dựng các chính sách, qui chế về quản lý vận hành.
- Thiết lập các nhiệm vụ, các dịch vụ, các yêu cầu đối với dịch vụ quản lý vận hành (nội dung hợp đồng quản lý vận hành);
- Xây dựng qui trình làm việc 3 bên: Ban QLDA, đơn vị quản lý vận hành, và BP. Quản lý vận hành.
- Xây dựng chế độ báo cáo, cập nhật, và phản hồi thông tin đối với đơn vị vận hành;
- Xây dựng các qui chế xây dựng căn hộ áp dụng cho cư dân;
- Xây dựng chính sách giá dịch vụ cung cấp cho khách hàng, bao gồm chi phí dịch vụ;
- Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá, chọn lựa đơn vị quản lý vận hành;
- Xây dựng nội qui dự án, nội qui tòa nhà, tiêu chuẩn quản lý vận hành;
- Xây dựng qui chế hoạt động, qui chế thu chi của Ban Quản trị;
- Xây dựng kế hoạch phối hợp dài hạn và ngắn hạn với các đơn vị quản lý vận hành;
Xây dựng và quản lý ngân sách vận hành
- Kiểm soát: năng lượng (điện, nước), các hợp đồng quảng cáo, báo cáo xuất nhập tồn của Ban quản lý, các chi phí phát sinh;
- Quản lý, cập nhật và báo cáo tình hình sử dụng ngân sách;
- Đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí vận hành và sử dụng ngân sách hiệu quả.
- Xây dựng ngân sách vận hành đảm bảo thống kê đầy đủ các hạng mục chi phí, nguồn thu;
- Khảo sát các dịch vụ, các tiện ích có thể khai thác và tạo nguồn thu cho ngân sách;
Tổ chức đấu thầu cung cấp dịch vụ quản lý vận hành
- Tìm kiếm và lập short list các đơn vị vận hành có năng lực tốt;
- Xây dựng hệ thống dữ liệu về các đơn vị vận hành, về giá dịch vụ vận hành;
- Đề xuất lựa chọn đơn vị vận hành và đàm phán các điều khoản hợp đồng.
- Đánh giá năng lực các đơn vị vận hành;
- Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và tổ chức đấu thầu;
Quản lý việc thực hiện Hợp đồng của Đơn vị vận hành
- Test hệ thống: phòng cháy chữa cháy, xử lý nước thải, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống an ninh, máy phát điện, tủ điện tổng (MSB), …;
- Giải quyết các xung đột của khách hàng khi Đơn vị quản lý vận hành không xử lý được và cần có sự hiện diện của Chủ đầu tư;
- Giám sát việc triển khai kế hoạch đã thống nhất với đơn vị vận hành, bao gồm các công việc hàng năm, hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày;
- Bàn giao khu vực công cộng và các hệ thống của công trình, thống nhất qui trình vận hành;
- Định kì hoặc đột xuất kiểm tra các hoạt động vận hành của Đơn vị vận hành;
- Tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu, bao gồm: chuẩn bị hồ sơ cho Hội nghị, tham gia Ban quản trị theo sự chỉ đạo của Ban điều hành dự án, tham gia công tác bàn giao cho Ban quản trị.
- Quản lý báo cáo của đơn vị vận hành: tuần, tháng, đột xuất và có những phản hồi kịp thời;
Hoạt động phối hợp với các phòng ban
- Rà soát bản vẽ thiết kế, đưa ra các ý kiến phản biện với GĐ. Điều hành dự án, Giám đốc dự án, Quản lý thiết kế, … nhằm đảm bảo hoạt động vận hành của công trình được thuận lợi, đã lường trước được các vướng mắc của công tác vận hành công trình.
- Phối hợp với Kinh doanh, Pháp chế để hoàn thiện Hợp đồng với khách hàng, với Đơn vị quản lý vận hành.
Quản lý bảo hành công trình
1Xây dựng các chính sách, qui chế về quản lý bảo hành.
- Xây dựng qui trình phối hợp bảo hành với Ban QLDA.
- Xây dựng qui trình kiểm soát quản lý bảo hành;
2 Quản lý hoạt động bảo hành
- Thống nhất kế hoạch kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ với Đơn vị vận hành;
- Quản lý, kiểm tra, giám sát lịch bảo trì, bảo dưỡng công trình của đơn vị vận hành.
- Nhận thông tin, phối hợp với Ban QLDA để quản lý việc thực hiện công tác bảo hành, bảo trì, sửa chữa;