TRÁCH NHIỆM & MỤC ĐÍCH CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC:
• Tổ chức họp bộ phận FO
• Chào đón, và tiễn các khách VIP, khách hàng trung thành, khách ở dài hạn.
• Luôn dùng tên khách hàng nhiêu nhất có thể trong giao tiếp
• Kiểm tra sổ nhật ký công việc hàng ngày của bộ phận, đảm bảo các công việc được thực hiện đầy đủ, chính xác.
• Đạt được tiêu chuẩn cao về dịch vụ khách hàng, kiên định và hiệu quả trong công việc, lịch sự, nhã nhặn với nhân viên.
• Quản lý tốt nhân sự bộ phận lễ tân.
• Phản ứng kịp thời với các báo cháy, các tình huống khẩn cấp như đe dọa bom, cướp,mưa bão..
• Làm vừa lòng khách hàng.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc điều hành khách sạn và chủ đầu tư
• Hoàn thành mục tiêu của bộ phận.
• Luôn tôn trong mọi người
• Luôn dẫn đầu trong các công việc
• Đảm bảo tất cả các đặt phòng được kiểm tra và xắp xếp hợp lý để mang lại doanh số cao nhất, tránh mất các đặt phòng không cần thiết.
• Đảm bảo đầy đủ nhân viên cần thiết cho bộ phận FO tùy theo tình hình kinh doanh của khách sạn.
• Kiểm tra lại sự chuẩn bị đón tiếp các khách VIP, giá phòng và các account khách công ty của nhân viên trong bộ phận.
• Quản lý các đặt phòng đạt tỷ lệ cao nhất trong điều kiện có thể - trong mùa cao điểm.
• Hiểu rõ các tiêu chuẩn và quy trinh dich vụ của bộ phận, tiêu chuẩn phòng cháy, “Hiểu biết rõ về sản phẩm khách sạn” , và sổ tay nhân viên.
• Trợ giúp ban giám đốc khách sạn về công việc hành chính
• Giải quyết kịp thời các yêu cầu và phàn nàn của khách, tránh lặp lại lỗi tương tự trong tương lai
• Trợ giúp, hướng dẫn nhân viên lễ tân chuẩn bị phòng cho khách VIP, và khách các công ty.
• Đảm bảo đạt được kế hoạch đề ra của bộ phận
• Hạn chế thấp nhất việc làm thêm giờ
• Tổ chức các khóa đào tạo của bộ phận theo kế hoạch đặt ra
• Đảm bảo sảnh lễ tân luôn trong điều kiện phục vụ tốt nhất.
• Thực hiện các quy trình và chính sách mới của ban giám đốc
• Đảm bảo tất cả chìa khóa phòng được kiểm tra hàng ngày, và chìa khoá mất được thay thế kịp thời.
• Làm báo cáo tuần, tháng theo yêu cầu của ban giám đốc.
• Quản lý các chi phí của bộ phận ở mưc thấp nhất, mang lại doanh thu phòng cao nhất và chuẩn bị hóa đơn cho từng khách hàng đầy đủ.
• Luôn có mặt để giải quyết kịp thời các phàn nàn của khách hàng.
• Thực hiện kiểm tra nếu có sai lệch về báo cáo phòng.
• Giữ kỷ luật cao nhất
• Điều hành các công việc bộ phận lễ tân.
• Cùng với nhân viên lễ tân đón tiếp khách nhận phòng theo đoàn, và luôn đảm bảo công việc được chuẩn bị tốt nhất.
• Đảm bảo nhân viên ăn mặc chỉnh tề và làm việc đúng thời gian quy định.
• Xây dựng và gìn giữ mối quan hệ thân thiết trong bộ phận
• Đảm bảo giá phòng khách được cập nhật chính xác.
• Đảm bảo nhân viên mới được đào taọ hướng dẫn đạt tiêu chuẩn làm việc của khách sạn.
• Tham gia các cuộc họp của ban GĐ khách sạn.
• Luôn đảm bảo tốt mối quan hệ giữa bộ phận FO và các bộ phận khác trong khách sạn.
• Đảm bảo tất cả các nhân viên luôn làm việc với thái độ thân thiện niềm nở, chuyên nghi
