* Tham mưu cho Trưởng phòng Tổng Vụ xây dựng và tổ chức áp dụng các cơ chế quản lý hành chính của Công ty:
- Tham mưu và thiết lập cơ chế kiểm soát công việc,báo cáo công việc một cách trôi chảy trong đơn vị.
- Nghiên cứu và xây dựng các quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ cho công việc của phòng Tổng Vụ
- Tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát các đơn vị thực hiện đúng các quy trình, quy định đã triển khai.
+ Quản lý công tác văn thư lưu trữ, lễ tân
- Hướng dẫn, kiểm tra giám sát nhân viên của nhóm HCQT thực hiện đúng các quy trình, quy định đã được ban hành
+ Tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát việc quản lý trang thiết bị, cơ sở hạ tầng của Công ty
- Tổ chức lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và giám sát việc sử dụng văn phòng phẩm, máy móc, trang thiết bị văn phòng
- Theo dõi, kiểm tra việc bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị, cơ sở hạ tầng trong Công ty.
- Ký duyệt việc lệnh điều động, kiểm soát việc sử dụng, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hiểm các phương tiện vận chuyển của Công ty (ô tô)
+ Kiểm soát công tác bảo vệ an ninh trật tự, kỷ cương kỷ luật, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường, PCCC
- Tham mưu, thực hiện, giám sát các giải pháp, kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, an toàn phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường làm việc
- Thiết lập và quản lý thực hiện các quy trình, quy định kiểm soát an ninh trật tự, an toàn phòng chống cháy nổ, bảo vệ tài sản và giám sát các đơn vị thực hiện.
- Lập kế hoạch, tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, an toàn tài sản, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện.
- Tổ chức xử lý các trường hợp vi phạm các quy định của Công ty. Trực tiếp phối hợp với cơ quan chính quyền địa phương giải quyết các sự vụ nghiêm trọng.
+ Tổ chức chăm lo đời sống cho CBCNV Công ty.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động phòng chống, khám chữa bệnh, theo dõi, chăm sóc sức khoẻ của CBCNV
- Tổ chức thực hiện, giám sát việc cung cấp bữa ăn giữa ca, kiểm soát chất lượng, định lượng thức ăn đảm bảo dinh dưỡng theo quy định, bảo đảm thực đơn bữa ăn phù hợp, bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm
- Kết hợp với công đoàn công ty, hoạt động PR và các bộ phận/đơn vị tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động, tổ chức các phong trào văn hoá văn nghệ, thể dục thể thao…
* Nội bộ:
- Trực tiếp: Trưởng phòng Tổng Vụ để nhận chỉ thị và báo cáo kết quả
- Gián tiếp: Giám ĐốcTQL để nhận chỉ thị và báo cáo kết quả
- Nhân viên phòng Tổng Vụ để quản lý công việc
- Các đơn vị: phối hợp công việc, tổ chức huấn luyện các chương trình liên quan đến chức năng Phòng Tổng Vụ
* Bên ngoài:
- Các cơ quan chức năng: Sở TNMT, UBND, Công an xã, Huyện…
- Các đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài: Bảo vệ, cung cấp suất ăn….
