Nhiệm vụ:
- Tiếp nhận và triển khai các ý kiến/chỉ đạo của Tổng Giám đốc trong việc thực hiện các công việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ của PhòngThu mua.
- Tham mưu cho Tổng Giám Đốc các công việc liên quan đến quản trị chi phí, quản trị hàng hóa,... Cụ thể:
Hoạch định chi phí, chính sách thu mua
- Xây dựng và phát triển quy trình mua hàng quốc tế, quy trình quản lý hàng hóa đầu vào: lên quy trình, xây dựng chính sách phòng thu mua cụ thể, rõ ràng, đầy đủ, đào tạo, tuyển dụng, hướng dẫn nhân viên mới ngày càng hoàn thiện hơn.
Tìm kiếm và chọn nhà cung ứng
- Xây dựng các công cụ phục vụ cho việc lựa chọn: các biểu mẫu, hàng mẫu nhập thử, bảng test mẫu đánh giá …
- Xây dựng bảng giá thị trường để định giá cho sản phẩm nhằm tối ưu hóa việc chọn lựa nhà cung cấp có mức giá phù hợp với chất lượng hàng hóa.
- Giám sát toàn bộ quá trình liên quan đến tìm kiếm nhà cung ứng (từ khâu tổng hợp, lên kế hoạch theo hướng dẫn của BGĐ tới kiểm tra các phiếu yêu cầu mua hàng của các bộ phận gửi về đến khâu thực hiện công việc tìm kiếm, đánh giá, đàm phán, kiểm tra năng lực sản xuất nhà cung ứng để xác định việc chọn lựa nhà cung ứng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, chi phí theo chính sách công ty.
Công tác chuẩn bị cho việc đặt hàng:
- Xây dựng chi phí cần cho lượng hàng hóa cần đặt để bộ phận tài chính có phương án, chính sách chuẩn bị.
- Phối hợp các phòng ban để kiểm tra tiến độ, thời gian sản xuất, giao hàng và nhận hàng, thanh toán, kiểm tra, đánh giá,...cụ thể.
- Xây dựng bảng kế hoạch đặt hàng chi tiết theo tháng, quý, năm,...
- Theo dõi doanh số các quý trước, năm trước để làm đánh giá, tổng kết làm mức đo cho việc lên kế hoạch các năm tới
- Theo dõi sự biến động của thị trường để hạn chế rủi ro cho việc đặt hàng.
Công tác thực hiện đặt hàng: Đảm bảo việc thực hiện mua hàng phù hợp với kế hoạch sản xuất phát triển kinh doanh của Công ty:
- Tổ chức thực hiện, giám sát và kiểm tra tình hình thực hiện về đặt cọc, sản xuất, book container, làm chứng từ,...
- Tham mưu cho Tổng Giám Đốc về tình hình chất lượng hàng hóa, nhà cung cấp của các sản phẩm cùng lĩnh vực.
- Tham gia quá trình giải quyết sự cố hàng hóa và các bên liên quan đến hàng hóa.
- Tham gia quá trình nhập kho, đánh giá chất lượng, kiểm soát chất lượng đầu vào của hàng hóa.
- Theo dõi, thực hiện thông quan cho hàng hóa.
- Thường xuyên cập nhật các quy định của Nhà nước liên quan đến các chính sách về tem nhãn, thủ tục nhập khẩu, thuế suất,...để kịp thời tham mưu và đề xuất cho Tổng Giám Đốc có những điều chỉnh phù hợp với quy định pháp luật.
- Kiểm soát việc thiếu linh kiện, hàng hóa, cách thức giải quyết linh kiện, hàng hóa kịp thời đáp ứng yêu cầu của các phòng ban.
- Xây dựng quy trình mua hàng hóa đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất kinh doanh của công ty.
- Thực hiện thanh toán, quản lý công nợ nhà cung cấp.
Quản lý chất lượng hàng hóa, lưu hành hàng hóa:
- Đề xuất các phương án xử lý, kiểm soát hàng hóa lưu kho.
- Thường xuyên phối hợp với bộ phận QC để kiểm soát chất lượng hàng hóa.
- Cung cấp các chứng từ nhập khẩu, chứng nhận hàng nhập khẩu lưu hành trên thị trường
Công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng hàng hóa
- Lập báo cáo đánh giá chất lượng hàng hóa để thường xuyên cải tiến sản phẩm, nâng cao chất lượng hàng hóa.
- Trực tiếp hoặc phối hợp tham gia việc xây dựng tiêu chuẩn, yêu cầu chất lượng cho hàng hóa mà Công ty phân phối.
- Thực hiện kiểm tra hàng hóa ( kể cả hàng mẫu và hàng nhập khẩu)
Đảm bảo các công tác liên quan đến công nợ nhà cung cấp
- Thực hiện theo dõi việc thanh toán cho nhà cung cấp khi đến hạn
- Đối chiếu công nợ hằng tháng với kế toán công nợ, kế toán thanh toán để việc thanh toán được đúng và đủ theo chính sách của công ty.
- Cập nhật thường xuyên những thay đổi về việc thanh toán với nhà cung cấp theo chính sách và yêu cầu của Công ty.
Công tác thực hiện các hoạt động mua hàng khác theo yêu cầu của Ban Giám Đốc và các phòng ban
- Tư vấn, tìm hiểu và tiến hành các thủ tục liên quan để đáp ứng yêu cầu hàng hóa mà Công ty yêu cầu.
- Quản lý và thực hiện mua hàng khác như quà tặng, bao bì, máy móc theo yêu cầu của Ban Giám Đốc hoặc các phòng ban.
- Khảo sát thị trường, xu thế của sản phẩm cần mua
Nhiệm vụ khác
- Thực hiện các công việc, chỉ đạo khác của Ban Giám Đốc.
