Công việc chính (Main funtion):
• Quản lý, giám sát, hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của nhóm thu ngân.
Manage, supervise and support daily activities of the cashier team
• Sắp xếp, phân công công việc, luân chuyển vị trí, chấm công cho nhóm thu ngân.
Arrange, roster, rotate positions, prepare timesheets for cashier team.
• Thực hiện công việc nhân viên thu ngân tại các quầy khi nhân viên nghỉ phép
(Please see detailed job description of cashier in item 4.2)
Perform cashier work at the counters when employees are on leave
(Vui lòng xem mô tả công việc chi tiết của nhân viên thu ngân ở mục 4.2)
• Quản lý và chịu trách nhiệm tất cả các giao dịch thanh toán tiền mặt, thẻ, chuyển khoản... của BN một cách chính xác và hiệu quả. Đảm bảo việc xuất hóa đơn chính xác, đầy đủ và đúng hạn.
Manage and be responsible for all transactions of cash payments, cards, bank transfer correctly and effective. Ensure invoices are issued accurately, completely and timely.
• Nắm rõ các quy trình, chính sách, chương trình khuyến mại/giảm giá để tư vấn cho khách hàng
Tiếp nhận và xử lý khiếu nại/thắc mắc từ khách hàng, các bộ phận liên quan đến thu ngân.
Understand the processes, policies, promotions/discount to advise customers
Receive and handle complaints/inquiries from customers and other departments relating to cashiers.
• Phối hợp với Nhóm dịch vụ khách hàng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Coordinate with Customer Service Team/ Patient Service Team to ensure customer satisfaction and improve service quality.
• Làm báo cáo hoạt động định kỳ và công việc khác theo chỉ dẫn của Trưởng phòng kế toán.
Prepare periodical reports and other tasks as assign by Accounting Manager.
Công việc thu ngân (Job description of cashier):
Tiếp nhận bệnh nhân – Receiving patient:
• Mỉm cười và chào hỏi khách hàng theo nguyên tắc ứng xử trong giao tiếp
Smile and greet patients based on AIDET principle
• Hướng dẫn BN nộp các chỉ định dịch vụ một cách lịch sự và tận tình
Guide patient to submit service order in a polite and proper manner
• Sắp xếp và giải quyết hồ sơ thanh toán treo trình tự và minh bạch
Arrange and handle payment documentation in a sequential and transparent way
Kiểm tra dịch vụ - Checking service:
• Đối chiếu các dịch vụ dựa trên charge form/phiếu chỉ định và hệ thống Ehos
Compare services based on charge form/ and eHos system
• Thông báo điều dưỡng/BS/Thư ký y khoa nếu dịch vụ charge và hệ thống không trùng khớp cần điều chỉnh
Notify Nurse/Doctor/MS if service charge and system do not match and need to be adjusted
• Trường hợp khách hàng hủy dịch vụ, thông báo với thư ký y khoa để hủy dịch vụ
In case, customer cancels service, cashier notify MS to cancel service
Thu phí/gói dịch vụ - Fee/Service package collection:
• Thu tiền tạm ứng, phí dịch vụ và gói dịch vụ bằng hình thức tiền mặt, thẻ hoặc chuyển khoản
Payment of deposit, service fee and service package by cash, card or bank transfer
• Thực hiện áp dụng miễn giảm (nếu có) trên eHos theo chính sách, chương trình của Bệnh viện trước khi tiến hành thanh toán
Apply discount (if any) on eHos according to policies and programs before making payment.
• Giải thích chi phí và giá các dịch vụ trong biên lai
Explain expense and service cost in the receipt
• Hướng dẫn khách hàng thực hiện dịch vụ hoặc quay trở lại gặp thư ký y khoa sau khi hoàn tất thanh toán
Guide patient to perform service or back to see MS after payment completion
• Khóa các gói dịch vụ sau khi khách hàng hoàn tất sử dụng gói khám
Close service package after customer finished the package
• Nộp toàn bộ tiền mặt về cho bộ phận kế toán cuối mỗi ngày làm việc.
Deposit all cash to the accounting department at the end of each working day.
Cung cấp hóa đơn – Providing invoice:
• Cấp số và in tất cả các hóa đơn VAT phát sinh trong ca trực và nộp cho phòng kế toán hằng ngày
Provide number and print all VAT invoices generated in the shift and submit to Accounting Department everyday
Cung cấp chứng từ thanh toán cho khách hàng – Providing payment documents for customer:
• Cung cấp tất cả các biên lai khách hàng thanh toán như biên lai dịch vụ, biên lai gói, biên lai thuốc….
Provide all the receipts that customers paid as service receipt, package receipt, prescription receipt…
• Phát hành hóa đơn thuế và cung cấp cho khách hàng khi khách hàng yêu cầu
Provide VAT invoices to customer when require
• Phát hành các hóa đơn thuế và cung cấp cho phòng BH
Provide VAT invoices and submit to Insurance Office
Hoàn tất hồ sơ – File completion:
• Trả lời bằng điện thoại hoặc email các khoản thanh toán BN còn thắc mắc
Answer by phone or email about patient’s payment question
• Gửi biên lai hoặc hóa đơn thuế về nhà cho khách hàng theo yêu cầu qua đường bưu điện
Send receipt or VAT invoice to customer when require via mail
• Tổng hợp các biên lai/hóa đơn thuế/liên thanh toán thẻ….vào cuối ca làm việc và nộp kế toán
Collect receipts/VAT invoices/inter-card payments…at the end of working shift and submit to accountant
Báo cáo – Reporting:
• Báo cáo số lượng BN thanh toán và doanh thu hằng ngày/tuần/tháng
Report the number of payment patient and revenue daily/weekly/monthly
• Lập báo cáo doanh thu cuối ca và nộp phòng kế toán
Make a revenue report at the end of working shift and submit to Accounting Department
• Báo cáo các trường hợp thanh toán của BN có/không có BH hằng ngày/tuần/tháng
Report the number of payment patient with/without insurance daily/weekly/monthly
• Báo cáo và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng Phòng Kế Toán
Report and perform other works as Accounting Manager’s request
