* Tiếp nhận các thông tin yêu cầu hàng hóa:
- Tiếp nhận phiếu yêu cầu hàng hóa từ các ĐV/BP chuyên môn;
- Soát xét số lượng, chung loại hàng hóa yêu cầu từ các ĐV/BP."
- Lập kế hoạch thực hiện công tác mua sắm theo các phiếu yêu cầu hàng hóa. Phân bổ công việc theo từng chuyên viên phụ trách.
* Thực hiện lựa chọn nhà cung cấp và sản phẩmtheo phiếu yêu cầu:
- Đàm phán giá với NCC, tối ưu chi phí và không vượt hạn mức
- Tìm kiếm sản phẩm, nhà cung cấp theo phiếu yêu cầu mua hàng.
- Đánh giá, chọn mẫu sản phẩm, thống nhất cùng ĐV/BP;"
* Thực hiện các thủ tục, hợp đồng mua hàng:
- Phê duyệt hồ sơ thanh toán theo Hợp đồng và phê duyệt đồng ý mua sắm của Ban Lãnh đạo
- Hướng dẫn, hỗ trợ Nhân viên các vướng mắc, vấn đề phát sinh trong công tác mua hàng
- Tìm kiếm và mở rộng NCC hàng hóa ở các mảng để có giá tốt nhất
- Theo dõi tiến độ đơn hàng, thủ tục thanh toán theo hợp đồng"
- Các công việc dự án, xây dựng
- Phối hợp với Phòng Pháp chế, K.TCKT thực hiện các thủ tục Hợp đồng, tạm ứng, thanh toán…
* Tiếp nhận thông tin mua sắm dự án, xây dựng:
- Kiểm tra các nội dung yêu cầu mua sắm, chuẩn bị lập kế hoạch mua sắm dự án."
- Tiếp nhận kế hoạch xây dưng, mở mới của ĐV/BP chuyên môn: Hạng mục cần mua sắm, số lượng theo bóc tách...
* Lập kế hoạch mua sắm dự án:
- Đánh giá, lựa chọn các NCC phù hợp với nội dung cần mua sắm
- Dự kiến chi phí mua sắm
- Trình duyệt kế hoạch mua sắm dự án"
- Lập kế hoạch chi tiết các hạng mục cần mua sắm theo kế hoạch
* Triển khai mua sắm dự án theo kế hoạch:
- Đàm phán Giá và các điều khoản của hợp đồng mua sắm"
- Đánh giá năng lực nhà thầu, Phối hợp với BP chuyên môn lựa chọn nhà thầu.
- Tìm kiếm nhà thầu, gửi hồ sơ chào thầu
* Thực hiện các thủ tục, hợp đồng mua hàng:
- Phối hợp với Phòng Pháp chế, K.TCKT thực hiện các thủ tục Hợp đồng, tạm ứng, thanh toán…
- Theo dõi tiến độ đơn hàng, thủ tục thanh toán theo hợp đồng"
- Xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện Hợp đồng của nhà thầu
- Phối hợp với BP chuyên môn giám sát quá trình thực hiện Hợp đồng của nhà thầu.
- Theo dõi việc lắp đặt, chạy thử sản phẩm mua sắm tại dự án và thực hiện các báo cáo nghiệm thu sản phẩm.
* Các công việc khác
- Báo cáo BLĐ định kỳ theo tuần/tháng/quý/năm/sự vụ
- Xây dựng, sửa đổi các quy trình, quy định liên quan đến mua sắm.
- Tham gia các cuộc họp BLĐ định kỳ/sự vụ.
- Kiểm tra các cơ sơ kinh doanh của NCC, đi thị trường.
