Mục tiêu chung
Công ty hoặc đơn vị tư vấn sẽ hỗ trợ thiết kế và thực hiện công trình Nước sạch vệ sinh xuyên suốt 3 xã mục tiêu tại tỉnh Cà Mau từ tháng 10 năm 2018 đến tháng 10 năm 2019. Các công trình là một đầu ra quan trong của dự án nhân đạo được thực hiện bởi Hội CTĐ Việt Nam và Hội CTĐ Thụy Sỹ. Công ty hoặc đơn vị tư vấn được lựa chọn sẽ đóng góp chuyên môn và các khuyến nghị cho Ban Quản lý dự án về các mẫu thiết kế phù hợp và các nhà thầu tiềm năng để thực hiện công việc, tuân thủ Luật xây dựng của Việt Nam, thiết kế, phát triển cách tiếp cận giúp tối thiểu hóa tác động của thảm họa, và tuân thủ các quy tắc xây dựng nhằm bảo vệ cơ sở hạ tầng khỏi thiên tai. Tư vấn viên cũng cần đảm bảo chất lượng của các hoạt động cấp phát thiết bị nước sạch vệ sinh trong khuôn khổ dự án. Để thực hiện việc này, tư vấn viên - phối hợp với nhà thầu và đối tác địa phương - sẽ tổ chức tập huấn cho cán bộ địa phương và người hưởng lợi trong việc lắp đặt và duy trì hệ thống, và thực hiện các chuyến giám sát tiến độ của nhà thầu, và chất lượng công việc. Nhiệm vụ này sẽ được thực hiện với sự hợp tác chặt chẽ từ phía chính quyền xã, và Tỉnh Hội CTĐ - đơn vị thường trực trong việc điều phối các chuyến công tác cũng như liên lạc với nhà thầu theo yêu cầu. Quá trình tư vấn sẽ thông qua các chuyến công tác ngắn ngày tới địa phương để gặp gỡ và thảo luận việc giám sát với Ban QL dự án, và sử dụng phương tiện liên lạc thông thường như điện thoại hoặc email.
Trách nhiệm cụ thể
- Rà soát và tham vấn với BQL dự án các thiết kế được đề xuất cho tiểu công trình Nước sạch vệ sinh nhằm đảm bảo các yêu cầu pháp lý ví dụ như quy tắc xây dựng và kỹ thuật tối thiểu hóa các ảnh hưởng từ thiên tai.
- Cung cấp việc định giá chính xác cho các mẫu thiết kế nhằm tránh các chi phí phát sinh trong khuôn khổ dự án.
- Hỗ trợ Ban QL dự án chuẩn bị quá trình đấu thầu và lựa chọn các nhà thầu phù hợp nhất. Đảm bảo quá trình thực hiện công việc tuân thủ Luật xây dựng của Việt Nam, công bằng, minh bạch, và đảm bảo nhà thầu được chọn có đầy đủ năng lực và kỹ năng trong việc thực hiện hoạt động dự án.
- Làm việc chặt chẽ với cán bộ địa phương tại xã, và các nhà thầu nhằm đảm bảo đầy đủ giấy tờ cần thiết phục vụ cho việc xây dựng hiệu quả (vd: bản vẽ, hóa đơn số lượng – định giá, kế hoạch, và thông tin yêu cầu từ các công ty tham gia đấu thầu) được thu thập và quản lý kịp thời.
- Thay mặt các đối tác dự án, theo dõi sát sao việc lắp đặt và xây dựng các tiểu công trình, giám sát chất lượng và báo cáo bất cứ vấn đề nào phát sinh liên quan đến việc lắp đặt hoặc xây dựng bao gồm (nhưng không giới hạn) tiến độ thi công trì trệ, vấn đề về chất lượng sản phẩm, nguyên vật liệu, trộm cắp, gian lận, hối lộ hoặc xung đột.
- Hỗ trợ BQL dự án thực hiện các tập huấn cho nhóm sử dụng nước sạch vệ sinh (WSUG) tại mỗi xã trong việc theo dõi công trình và báo cáo tiến độ thực hiện công trình sử dụng nhật ký xây dựng.
- Giám sát thiết lập và phân phối các buổi tập huấn cho nhóm WSUG và người hưởng lợi trong việc lắp đặt và bảo trì thiết bị nước sạch vệ sinh theo yêu cầu.
- Làm việc với trường học và chính quyền địa phương để xây dựng ngân sách và kế hoạch cho việc duy trì lâu dài hệ thống cung cấp nước sạch cho cộng đồng và trường học.
- Xây dựng và cập nhật khung giám sát chi tiết cho tất cả các công trình và thiết bị được lắp đặt sau mỗi chuyến công tác tới địa phương.
- Cung cấp các hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho chính quyền xã và huyện khi cần, và cho cả các nhà thầu liên quan đến việc giám sát quá trình lắp đặt/ xây dựng.
- Tiến hành tổng kiểm tra lần cuối các tiểu công trình đã hoàn thành để đảm bảo rằng chất lượng công trình và tiêu chí phù hợp với kế hoạch thiết kế và xây dựng đã thoả thuận, trước khi bàn giao công trình cho chính quyền xã.
- Cung cấp báo cáo xây dựng tổng hợp bao gồm các thông tin liên quan tới chất lượng của quá trình xây dựng và chất lượng tiểu công trình, mối quan hệ với các bên liên quan, những đóng góp của nhóm giám sát cộng đồng và khuyến nghị liên quan tới việc cải thiên quy trình xây dựng/ lắp đặt để tham khảo trong tương lai.
Các sản phẩm cụ thể
- Cung cấp các khuyến nghị cho BQL dự án về mẫu thiết kế tiểu công trình nước sạch vệ sinh bao gồm mẫu thiết kế nhà vệ sinh cấp hộ gia đình, nhà vệ sinh trường học và hệ thống lọc nước.
- Gửi báo cáo giám sát cho BQL dự án sau mỗi chuyến công tác địa phương.
- Giám sát quá trình thiết lập và phân phối các buổi tập huấn cho hộ gia đình về việc lắp đặt và bảo trì nhà vệ sinh.
- Tập huấn nhóm sử dụng nước sạch vệ sinh (WSUG) tại xã trong việc theo dõi và bảo trì chức năng của trạm cấp nước cộng đồng.
- Đào tạo cán bộ trường học/ Tình nguyện viên cộng đồng sử dụng và bảo trì hệ thống lọc nước.
- Đào tạo cán bộ trường học/ Tình nguyện viên cộng đồng sử dụng và bảo trì hệ thống lọc nước.
- Nộp báo cáo xây dựng tổng hợp sau khi hoàn thiện tiểu công trình.
Phương pháp
- Công ty/đơn vị tư vấn cần lên kế hoạch công tác địa phương thường xuyên để theo dõi việc lắp đặt và xây dựng, đồng thời giám sát chất lượng công trình. Các chuyến công tác có thể được lên kế hoạch dưới sự hợp tác với BQL dự án dựa trên lịch trình mua sắm đấu thầu và lắp đặt. Lịch trình này sẽ được thảo luận với các nhà thầu. Nếu cần, tư vấn viên có thể tìm cách hợp lý hóa việc di chuyển để tối ưu thời gian lưu trú tại địa phương. Các bên cần chuẩn bị cho khoảng thời gian lưu trú lên đến 2 tuần mỗi lần thực hiện công tác địa phương. BQL dự án sẽ hỗ trợ sắp xếp kế hoạch. Tư vấn viên sẽ cung cấp hướng dẫn kỹ thuật thông qua điện thoại hoặc email cho các thành viên của BQL dự án trong lúc không có mặt ở hiện trường.
- Dự án này là dự án “dựa vào cộng đồng” – có nghĩa là cộng đồng (bao gồm cả chính quyền địa phương) cần chủ động tham gia vào tất cả các lĩnh vực của dự án. Các xã phải chủ động quản lý và bảo trì thiết bị của dự án. Tính bền vững lâu dài của các tiểu công trình phụ thuộc vào sự tham gia và khả năng sở hữu của địa phương. Vì vậy, cộng đồng và chính quyền địa phương luôn là đơn vị chịu trách nhiệm quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề thường nhật. Vì thế, chính quyền địa phương là đơn vị đầu tiên giải quyết các vấn đề liên quan đến kỹ thuật và cách sử dụng công trình. Các phát sinh về cáo buộc, hối lộ, gian lận hoặc tham nhũng, phải được thông báo ngay lập tức cho BQL dự án. Nếu có những vấn đề vượt quá năng lực của chính quyền địa phương, BQL dự án HCTĐ Thụy Sỹ và HCTĐ Việt Nam sẽ hỗ trợ.
- Bản thiết kế và quá trình xây dựng tiểu công trình cần được xem xét dưới bối cảnh giảm nhẹ rủi ro và tác động từ thiên tai. Các mẫu thiết kế cũng cần cân nhắc tới khía cạnh nguyên vật liệu, kiến trúc địa phương, giá cả thị trường và các tiêu chuẩn về khả năng kháng bão, lụt.
Báo cáo
- Một khi công trình khởi công xây dựng, báo cáo (cả tiếng anh lẫn tiếng việt) về tiến độ xây dựng phải được hoàn thiện sau mỗi chuyến công tác.
- Yêu cầu tư vấn dự thảo báo cáo tổng hợp cuối kỳ. Báo cáo tổng hợp sẽ bao gồm các thông tin như chi phí cuối cùng, chất lượng quá trình và chất lượng công trình, tinh thần hợp tác với các bên liên quan, đóng góp từ nhóm giám sát cộng đồng và đề xuất các cải thiện cho tương lai.
