1.Công việc đặt phòng
-Thực hiện các công việc đặt phòng, nhả phòng theo yêu cầu của khách, S&M, đối tác, v..v…
-Thực hiện các chương trình, chính sách kinh doanh mới. Đảm bảo CVĐP luôn có đầy đủ các thông tin cập nhật về chương trình, chính sách, kiến thức sản phẩm để phản hồi cho khách hàng
-Xác định các mức phí no-show, đối soát và theo dõi công nợ đảm bảo không thất thoát doanh thu.
-Cập nhật hồ sơ khách hàng, thông tin đoàn, giờ đi, giờ đến, các yêu cầu khác của khách
-Theo dõi và kiểm tra công nợ, Allotment, báo cáo ngay CBLĐ cấp trên khi có tình huống đặc biệt
-Kiểm soát tình trạng tiếp nhận & xử lý yêu cầu đặt phòng, tình trạng phòng trên hệ thống, thẩm định tình trạng phòng, xử lý/ điều phối phòng một cách hiệu quả.
-Triển khai, hướng dẫn Chuyên viên Đặt phòng cơ sở thực hiện các chương trình, chính sách kinh doanh mới. Đảm bảo CVĐP luôn có đầy đủ các thông tin cập nhật về chương trình, chính sách, kiến thức sản phẩm để phản hồi cho khách hàng
-Kiểm soát việc xác định các mức phí no-show, đối soát và theo dõi công nợ đảm bảo không thất thoát doanh thu.
-Kiểm soát việc khách hàng đăng kí tiêu điểm bằng thẻ VinID, quỹ phòng biệt thự/condotel, đảm bảo Lễ tân- đặt phòng phối hợp nhuần nhuyễn, nhanh chóng và chuyên nghiệp . Lưu trữ các hồ sơ cần thiết
-Kiểm tra tình trạng phòng trống đã bao gồm Allotment, kiểm tra công suất phòng và thực hiện xin lấy phòng ngoài allotment và xử lý đặt phòng đối với trường hợp khách lẻ
-Kiểm soát việc ghi nhận thông tin thanh toán trên hệ thống, kiểm tra các đặt phòng đến hạn thanh toán, xử lý các đặt phòng vượt hạn mức nợ.
2.Đón tiếp khách hàng
-Kiểm tra công tác sắp xếp phòng, xe cho khách đến. Bao gồm cả công tác kiểm tra xác suất các hồ sơ khách hàng lẻ, khách đoàn trước khi tới
-Xây dựng và điều phối kế hoạch đón tiếp các khách VIP
-Đảm bảo hồ sơ khách hàng được cập nhật đầy đủ và chính xác vào hệ thống kịp thời
-Xử lý tình huống không đón được khách tại sân bay
3.Chăm sóc khách hàng trong quá trình lưu trú
-Xử lý phàn nàn của khách hàng và ngăn chặn các vấn đề có thể khiến khách không hài lòng
-Đảm bảo các thông tin về ngày sinh nhật, ngày kỉ niệm có ý nghĩa với khách được thông báo tới các bộ phận liên quan để chuẩn bị những bất ngờ thú vị cho khách
-Tiếp nhận, cấp và xử lý thông tin của TTDVKH
-Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt dịch vụ từ Khách
4.Tiễn khách
-Đảm bảo email của khách trên hệ thống chính xác để có thể gửi được thư mời đóng góp ý kiến cho khách
5.Bảo quản & Quản lý hệ thống
-Cập nhật ghi chú trong hồ sơ khách hàng
-Xử lý tình huống hệ thống bị gián đoạn
-Các báo cáo trong ngày như: highlight of the day, báo cáo phàn nàn của khách, các báo cáo night audit được thực hiện đầy đủ, kiểm tra kĩ càng chính xác. Các lỗi phát hiện được khắc phục và đào tạo lại tránh lặp lại
-Các hệ thống PMS, key card, quản lý quỹ phòng, IOSS, Hotel meal luôn được kiểm tra, đảm bảo hoạt động tốt. Gửi các ý kiến nâng cấp lên CBLĐ cấp trên để hệ thống ngày một hỗ trợ hiệu quả hơn
6.Các công việc chung của bộ phận
-Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn dịch vụ chung của Tập Đoàn và tiêu chuẩn đặc thù của bộ phận tiền sảnh khách sạn/ quảng trường. Đề xuất chỉnh sửa các điểm bất hợp lý. Luôn phục vụ khách hàng tối thiểu đạt mức tiêu chuẩn, quy trình quy định.
-Đảm bảo thực hiện các kế hoạch định kỳ và lịch làm việc của nhân viên. Các nhân sự giữa các tổ hỗ trợ lẫn nhau trong trường hợp quá tải.
-Nhân viên phụ trách khu vực theo đặc thù công việc và vị trí làm việc. Phối hợp với các bộ phận liên quan để điều phối công việc.
-Đảm bảo sảnh luôn được vệ sinh sạch sẽ, đúng tiêu chuẩn setup nội thất/ bảng biển: bàn ghế, sofa, quầy lễ tân, đón tiếp, Bell, các kho và khu vực văn phòng.
-Đảm bảo các kho của bộ phận bảo đảm hàng hóa đủ để hoạt động, đặc biệt trong mùa cao điểm
-Thanh tra/ kiểm tra đột xuất và theo định kỳ chất lượng dịch vụ , tài sản, các hoạt động của bộ phận
-Tổ chức họp/ tham gia họp triển khai thông tin vận hành trong ngày.
-Tuân thủ pháp lý : thực hiện bảng kiểm tuân thủ, đăng ký lưu trú cho khách, các bằng chứng chỉ được cấp từ nhà nước cho nhân viên.
-Luôn tiến hành đào tạo, thực tập và tổ chức đội ngũ đề phòng các trường hợp khẩn cấp như cứu hỏa, cứu nạn.
-Thực hiện các nhiệm vụ được giao từ cấp trên liên quan đến các công tác phối hợp với các bộ phận để mang lại chất lượng phục vụ tốt nhất (hỗ trợ FB khi có event, hỗ trợ kỹ thuật khi cần nhân lực thực hiện bảo trì bảo dưỡng…..)
7.Các việc khác
-Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên
-Luôn tuân thủ theo đúng các quy định chung của hệ thống
