Đảm bảo các hoạt động hành chính và vận hành văn phòng được thực hiện hiệu quả, thông suốt và đúng quy trình; quản lý chi phí hành chính, hỗ trợ công tác và chuyên gia nước ngoài, quản lý nhà cung cấp dịch vụ và hỗ trợ các phòng ban nhằm tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Hỗ trợ chuyên gia nước ngoài
• Hỗ trợ thực hiện các thủ tục hành chính và chi phí liên quan theo chính sách dành cho chuyên gia nước ngoài.
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến visa, giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho chuyên gia nước ngoài và gia đình theo quy định của pháp luật và công ty.
Quản lý công tác và hỗ trợ di chuyển
• Đặt vé máy bay và khách sạn cho CBNV đi công tác và chuyên gia nước ngoài theo yêu cầu.
• Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch để kiểm tra lịch trình, lấy báo giá và xuất vé.
• Theo dõi và xử lý hồ sơ công tác, bao gồm BTA (Đề nghị công tác) và BTS (Quyết toán công tác phí).
• Kiểm tra, tổng hợp và trình duyệt chi phí công tác theo quy định và chính sách của công ty.
Quản lý dịch vụ và nhà cung cấp
• Phối hợp với các bộ phận liên quan và NCC để đảm bảo các dịch vụ được ổn định, đáp ứng nhu cầu vận hành của công ty.
• Theo dõi và quản lý chi phí in ấn tại văn phòng, kiểm soát sản lượng in, lập báo cáo khi cần thiết và thực hiện phân bổ chi phí in ấn cho các phòng ban theo quy định.
• Thực hiện đối soát chứng từ, lập đề nghị thanh toán và xử lý thanh toán chi phí cho các nhà cung cấp theo quy định
• Theo dõi và quản lý hợp đồng các dịch vụ hành chính như điện thoại, thuê bao di động, Internet, thuê máy in và bảo trì
Mua sắm, quản lý tài sản và vận hành văn phòng
• Tiếp nhận hàng hóa, bàn giao và thực hiện nghiệm thu các thiết bị, vật dụng văn phòng.
• Hỗ trợ các hoạt động vận hành văn phòng như tổ chức đào tạo nội bộ, chuẩn bị teabreak, đăng ký thẻ xe, quản lý văn phòng phẩm và các nhu cầu hành chính phát sinh.
• Chuẩn bị chỗ ngồi làm việc, thiết bị và văn phòng phẩm cho nhân viên mới.
• Tiếp nhận nhu cầu mua sắm từ các phòng ban; thực hiện quy trình báo giá, lập đề xuất và trình duyệt theo quy định
Quản lý hồ sơ và hành chính
• Quản lý cấp phát đồng phục cho nhân viên.
• Tiếp nhận, phân phối, lưu trữ công văn, thư từ và thực hiện công chứng giấy tờ theo yêu cầu từ các phòng ban
• Hỗ trợ công việc lễ tân khi cần thiết.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý
