Quy trình
- Quản lý hồ sơ dự án: hồ sơ pháp lý, hồ sơ vận hành (PCCC, môi trường, kỹ thuật), danh mục hợp đồng
- Xây dựng/sửa đổi quy trình
- Tổng hợp báo cáo nội bộ (hàng tuần), báo cáo CĐT (hàng tháng) và các báo cáo phát sinh theo sự vụ
- Phối hợp với các phòng ban nội bộ trong các công tác bàn giao nghiệm thu hết hạn bảo hành các hạng mục dự án (hạ tầng, HTKT, cây xanh,…) hoặc bàn giao cho CQNN
- Truyền thông, hướng dẫn các quy trình/quy định/quy chế phục vụ công tác vận hành phù hợp với các dự án KNO.
Đào tạo:
- Thực hiện đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ cho các vị trí BQLKNO.
- Theo dõi, giám sát việc đào tạo nội bộ của các Giám đốc BQL tại các dự án.
- Lên kế hoạch đào tạo nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho các nhân sự trực thuộc trong ban Quản lý khu đô thị (Chăm sóc Cư dân, Bảo vệ, Kỹ thuật).
Kiểm soát vận hành
- Tổng hợp báo cáo các sai phạm thi công cho các bên liên quan kịp thời (CĐT, CQCN). Hướng dẫn các ban phương án xử lý, khắc phục.
- Cách thức thực hiện: báo cáo hình ảnh giao ban nhân sự qua nhóm zalo, gọi video call đột xuất
- Tiếp nhận dự án mới: Xây dựng phương án, bài thầu cho các dự án mới. Set up, tiếp nhận bàn giao dự án mới. Trực tiếp giữ vị trí nhân sự BQL trong thời gian đầu.
- Tổ chức kiểm soát thanh tra CLDV định kỳ/đột xuất theo chuyên đề riêng hoặc tổng hợp
- Kiểm soát vận hành các dự án: đảm bảo các BQL thực hiện công tác vận hành theo quy trình, kế hoạch, phương án và ngân sách xay dựng
- Tổ chức họp giao ban nội bộ hàng tuần, họp báo cáo đình kỳ CĐT (tháng), họp BC CĐT theo các sự vụ phát sinh
- Kiểm soát nhân sự: BQL, nhà thầu.
- Kiểm soát xây dựng thi công nhà thầu, căn hộ.
- Hỗ trợ, tư vấn, hướng dẫn các dự án xử lý các phát sinh trong quá trình vận hành
- Kiểm soát rủi ro: nhận diện, phân loại các rủi ro trong quá trình vận hành có đánh giá và báo cáo kịp thời cho lãnh đạo, CĐT nhằm giảm thiểu rủi ro cho CĐT.
- Ngoại giao với các đơn vị CQNN/Đoàn thể. Tạo mối quan hệ tốt với cư dân, khách hàng
Tài chính
- Đánh giá hiệu quả vận hành của các dự án. Kiểm soát các chi phí thực hiện theo ngân sách. Các chi phí phát sinh phải có phương án điều chỉnh/giải pháp nhằm tối ưu chi phí, tiết kiệm.
- Xây dựng, triển khai phương án phát triển doanh thu phụ cho các dự án.
- Xây dựng, bảo vệ ngân sách các dự án hàng năm
- Kiểm soát thực hiện ngân sách với kế hoạch hàng tháng theo Báo cáo tài chính (TCKT gửi định kỳ)
- Theo dõi kiểm soát các tồn đọng hạng mục tài chính chưa triển khai thực hiện tại các dự án
Hồ sơ thanh toán, hợp đồng
- Kiểm soát chi phí và luân chuyển hồ sơ thanh toán cho các dự án
- Kiểm soát cùng site trình ký các hợp đồng QLVH, hợp đồng với NCC các gói doanh thu phụ, các phụ lục hợp đồng thay đổi với C- one, Nhất việt, hợp đồng cấp điện và cấp nước
- Thẩm định, thống nhất các phiếu xử lý: tờ trình, hợp đồng, công văn, nghiệm thu
Quản trị rủi ro
- Nhận diện các rủi ro trong phạm vi công việc được giao quản lý, lên phương án, giải pháp phòng ngừa
- Xây dựng, hướng dẫn, hỗ trợ các cơ sở tuân thủ, kiểm soát các vấn đề liên quan đến rủi ro vận hành.
Pháp chế
- Tự trang bị kiến thức cơ bản về pháp lý, chịu trách nhiệm phê duyệt các vấn đề trong phạm vi thẩm quyền theo quy định của Tập đoàn, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật.
- Tổ chức, triển khai, hỗ trợ, kiểm soát, đánh giá các công việc của các dự án để đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp có thẩm quyền.
