Thực hiện công tác đối ngoại với các cơ quan chức năng trong nước
Soạn thảo, nộp và theo dõi các công văn, báo cáo, hồ sơ hành chính gửi đến cơ quan chức năng; công tác kiểm tra, đánh giá của các đoàn thanh tra;Cập nhật và phổ biến các văn bản pháp luật, quy định mới liên quan đến xuất khẩu lao động để đảm bảo công ty tuân thủ đúng quy định nhà nước.
Thiết lập, duy trì và mở rộng quan hệ với cơ quan quản lý địa phương, trường nghề, trung tâm giới thiệu việc làm để hỗ trợ công tác tuyển sinh, truyền thông và triển khai đơn hàng thuận lợi;
Làm việc với các cơ quan như Sở LĐTBXH, Cục Xuất nhập cảnh, trung tâm y tế, trung tâm kiểm định để xử lý hồ sơ pháp lý liên quan đến thực tập sinh (đơn hàng, danh sách, hợp đồng, khám sức khỏe...);
Đối ngoại với đối tác Nhật Bản
Tổ chức và hỗ trợ các buổi phỏng vấn, tuyển chọn, trao đổi công việc giữa thực tập sinh và đối tác Nhật (trực tuyến hoặc trực tiếp).
Duy trì liên hệ, trao đổi thường xuyên với nghiệp đoàn, công ty tiếp nhận,… hỗ trợ xử lý các thủ tục như thư mời, hợp đồng, hồ sơ tiếp nhận.;
Tổ chức sự kiện và tiếp đón đối tác
Phối hợp tổ chức các sự kiện liên quan đến đối tác Nhật như hội thảo, phỏng vấn, ký kết hợp tác, lễ xuất cảnh.;
Chuẩn bị hậu cần, soạn biên bản, tài liệu, báo cáo cho các buổi làm việc và sự kiện đối ngoại.
Hỗ trợ lên lịch trình, đón tiếp và thông dịch khi có đoàn công tác Nhật Bản sang thăm và làm việc tại công ty (nếu có);
Tham mưu chuyên môn và phối hợp nội bộ
Phối hợp với các phòng ban liên quan như Đào tạo, Tuyển dụng, Hành chính, Pháp chế để đảm bảo đồng bộ trong xử lý hồ sơ và thông tin;
Tham mưu cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến quy định pháp luật, hợp đồng hợp tác, quy trình đối ngoại;
Cải tiến quy trình đối ngoại để nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ, chăm sóc đối tác.
Nhiệm vụ khác
Thực hiện các báo cáo công việc tuần/tháng/quý/năm và theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo Công ty
Tham gia vào các dự án liên phòng ban theo phân công của Tổng Giám đốcThực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban Lãnh đạo Công ty
