PHẠM VI CÔNG VIỆC:
• Thiết kế và trang trí sự kiện: Phối hợp với đội ngũ thiết kế để tạo nên concept sự kiện hấp dẫn, lựa chọn và sắp xếp các hạng mục trang trí phù hợp. Đảm bảo thiết kế tổng thể phù hợp với chủ đề và nhận diện thương hiệu của khách hàng.
• Marketing sự kiện: Xây dựng và triển khai các chiến lược marketing nhằm thu hút người tham dự và quảng bá sự kiện. Bao gồm việc tạo ấn phẩm truyền thông, sử dụng mạng xã hội và các nền tảng trực tuyến, phối hợp với đội marketing để đảm bảo hiệu quả quảng bá.
• Tổ chức sự kiện: Thực hiện nhiều loại hình sự kiện khác nhau như hội nghị, hội thảo, workshop, sự kiện định kỳ hằng tháng, tiệc công ty và các hoạt động kích hoạt thương hiệu.
• Quản lý ngân sách: Xây dựng ngân sách sự kiện, theo dõi chi phí, đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp, đảm bảo tối ưu chi phí mà vẫn duy trì chất lượng sự kiện như mong muốn.
• Xây dựng chương trình sự kiện: Phối hợp với ban tổ chức để xây dựng nội dung và kịch bản sự kiện. Đảm bảo mạch nội dung logic, phù hợp với chủ đề và mục tiêu. Làm việc với diễn giả, khách mời, nghệ sĩ để thu thập thông tin và đưa vào chương trình.
• Quản lý hậu cần: Điều phối toàn bộ các yếu tố hậu cần, bao gồm lựa chọn địa điểm, làm việc với nhà cung cấp, xây dựng ngân sách, lập lịch, setup âm thanh – ánh sáng và đăng ký người tham dự.
• Lập kế hoạch sự kiện: Phối hợp với khách hàng để xác định mục tiêu, yêu cầu và chủ đề của sự kiện. Phát triển ý tưởng, tiến độ và ngân sách sự kiện. Tìm kiếm và đặt địa điểm, nhà cung cấp và đơn vị dịch vụ. Quản lý hậu cần như bố trí sự kiện, thiết bị âm thanh – ánh sáng, tiệc và phương tiện di chuyển.
• Phối hợp với nhà cung cấp: Làm việc với các nhà cung cấp, đơn vị dịch vụ và đối tác để đảm bảo đầy đủ trang thiết bị và dịch vụ cần thiết như tiệc, âm thanh – ánh sáng, bảng biển, phương tiện di chuyển và các yêu cầu khác của sự kiện.
• Tuân thủ và an toàn: Đảm bảo sự kiện tuân thủ các quy định, giấy phép và hướng dẫn an toàn, bao gồm tiêu chuẩn tiếp cận, phòng cháy chữa cháy và phương án ứng phó khẩn cấp.
• Trải nghiệm người tham dự: Đảm bảo khách tham dự có trải nghiệm tích cực và hấp dẫn thông qua việc điều phối luồng sự kiện, cung cấp thông tin cần thiết, hỗ trợ giải đáp thắc mắc và quản lý phần đánh giá – phản hồi.
• Điều phối sự kiện: Điều phối và giám sát các hoạt động như đón tiếp khách, sắp xếp chỗ ngồi, yêu cầu kỹ thuật, chương trình giải trí và tiệc. Đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và mang lại trải nghiệm tốt cho người tham dự.
• Hợp tác và giao tiếp: Phối hợp với các bộ phận liên quan như marketing, thiết kế và quản lý sự kiện để đảm bảo thông điệp và hình ảnh nhất quán. Giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan như khách hàng, diễn giả và nhà cung cấp để thu thập thông tin và đảm bảo sự hài lòng.
• Quản lý sự kiện tại hiện trường: Giám sát quá trình setup, đảm bảo tất cả hạng mục được triển khai đầy đủ và đúng chuẩn. Quản lý timeline và lịch trình sự kiện; phối hợp với nhà cung cấp để đảm bảo vận hành trơn tru. Xử lý các vấn đề hoặc tình huống phát sinh.
• Đánh giá sau sự kiện: Thực hiện đánh giá, thu thập phản hồi, phân tích các chỉ số để xác định mức độ thành công, nhận diện điểm cải thiện và đề xuất giải pháp cho các sự kiện tương lai.
