Engineering Secretary/Thư kí bộ phận kỹ thuật

Job Summary / Tóm tắt công việc
Engineering Secretary provides administrative support to the Chief Engineer and the engineering team. This role ensures smooth office operations, maintains organized documentation, and facilitates effective coordination between the Engineering department and other hotel divisions.
Thư ký bộ phận Kỹ thuật hỗ trợ công việc hành chính cho Kỹ sư trưởng và toàn bộ nhân sự trong bộ phận. Vai trò này đảm bảo công việc văn phòng luôn thông suốt, hồ sơ tài liệu được sắp xếp khoa học, và việc phối hợp giữa bộ phận Kỹ thuật với các bộ phận khác diễn ra thuận lợi.
Key Responsibilities / Công việc chính

Perform other administrative duties as assigned.
Track spare parts and office supplies inventory; prepare purchase requests.
Receive and log work requests from other departments, coordinate with the engineering team, and monitor progress.
Compile data and assist in preparing periodic engineering reports.
Manage the Chief Engineer&039;s calendar, handle correspondence, and prepare meeting minutes
Maintain a systematic filing system for all engineering documents (work orders, maintenance records, equipment manuals, warranties).

Lưu trữ hồ sơ của bộ phận một cách khoa học: lệnh sửa chữa, nhật ký bảo trì, tài liệu hướng dẫn thiết bị, phiếu bảo hành.
Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa từ các bộ phận khác, phối hợp với đội ngũ kỹ thuật và theo dõi tiến độ.
Thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu của Kỹ sư trưởng.
Tổng hợp số liệu và hỗ trợ làm các báo cáo kỹ thuật định kỳ.
Sắp xếp lịch làm việc cho Kỹ sư trưởng, xử lý công văn, giấy tờ và ghi chép biên bản cuộc họp.
Theo dõi tồn kho phụ tùng, vật tư; lập đề nghị mua sắm khi cần.

1- 2 years of administrative or secretarial experience. Hotel experience is a plus.
Giao tiếp tốt và làm việc hiệu quả dưới áp lực.
Có ít nhất 1- 2 năm kinh nghiệm hành chính, văn phòng. Kinh nghiệm trong khách sạn là lợi thế.
College degree or higher in Business Administration, Office Management, or related fields.
Organized, detail- oriented, and able to handle multiple tasks.
Good command of Vietnamese; basic English (reading comprehension, email communication).
Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Có tổ chức, cẩn thận, chú ý đến chi tiết và làm được nhiều việc cùng lúc.
Sử dụng tốt tiếng Việt; tiếng Anh cơ bản (đọc hiểu tài liệu, trao đổi email).
Good communication skills and ability to work under pressure.
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các ngành Quản trị văn phòng, Hành chính hoặc liên quan.
Thành thạo các phần mềm văn phòng: Word, Excel, Outlook.

Full insurance and benefits in accordance with the Labor Law.
Competitive salary and allowances as per company policy.
Professional working environment.
Professional training and development opportunities.

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-02-24 18:05:02