1 Điều phối công việc Bộ phận Lễ tân
Thực hiện kế triển khai hoạch doanh số của khách sạn. Nắm rõ đối tượng khách hàng đến từ các kênh khác nhau
Tổ chức phân công công việc cho Tổ trưởng, Tổ phó, Nhân viên trong Bộ phận. Tuân thủ theo mệnh lệnh cấp trên giao phó.
Kiểm tra giá phòng khách trên hệ thống phần mềm để đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác theo các chương trình khuyến mãi, mùa cao điểm…
Duyệt bill, sửa bill trên phần mềm Skyhotel theo sự phân quyền từ Quản lý trực tiếp.
Thực hiện nghiêm chỉnh bảo lưu phiếu xuất, nhập kho và lưu kho.
Kiểm tra thường xuyên qua Mail, zalo, hotline, page về các thông tin đặt phòng, tư vấn khách hàng của Bộ phận.
Nội quy, quy định của khách sạn nhân sự trong Bộ phận lễ tân phải nắm 100% các điều lệ. Thực hiện các công văn, các quy định của Cơ quan ban ngành trong lĩnh vực lưu trú.
Phối hợp với Trưởng Bộ phận, Cấp Giám sát khách sạn thực hiện các chương trình, sự kiện đón tiếp và phục vụ khách hàng.
Phối hợp cùng Trưởng Bộ Phận thường xuyên đưa ra ý tưởng, sáng tạo, khuyến khích nhân viên trong Bộ phận có ý tưởng kinh doanh, setup, thi cử để cải tiến chất lượng hình ảnh, dịch vụ chăm sóc khách hàng, tạo cảm giác tiền sảnh luôn sinh khí và mới mẻ.
Kiểm tra các chứng từ, hóa đơn dịch vụ, phiếu nhận phòng, phiếu đặt phòng, hợp đồng, hóa đơn bán lẻ, báo cáo thu ngân của Bộ phận.
Thường xuyên kiểm tra trang phục, tác phong, hình ảnh và thái độ làm việc của các nhân viên trong bộ phận.
Kiểm soát quá trình thanh toán đúng chính sách, đúng đối tượng, đúng quy trình.
Đôn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các Nhân viên trong Bộ phận.
Thực hiện kiểm soát toàn bộ khu vực sảnh, chịu trách nhiệm toàn bộ khâu vệ sinh sảnh luôn sạch sẽ, thẩm mỹ, setup sảnh theo tiêu chuẩn đã quy định.
Tuyệt đối không cấu kết, không phối hợp với nhân viên các cấp trong và ngoài Bộ phận thực hiện các hành vi gian lận tài chính.
Giám sát toàn bộ nhân sự trong Bộ phận thực hiện đúng quy trình mà Công ty đã ban hành theo các Cấp, theo mô tả công việc, quy trình vận hành của Bộ phận.
Phân công rõ vai trò, chức danh, nhiệm vụ của từng cá nhân trong bộ phận. ( Cấp Quản lý giao phó công việc khi chưa có cấp Trưởng Bộ phận)
Thực hiện điều hành các hội, nhóm trên Zalo dưới sự đồng ý của các Cấp, triển khai giám sát các mẫu biểu báo cáo, tuân thủ các quy định, chức năng của từng hội, nhóm.
2 Đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn
Có bảng thống kê BIG DATA khách hàng cập nhật hàng tháng. ( Thực hiện khi chưa có Trưởng Bộ phận)
Cập nhật dữ liệu doanh số khách hàng dùng các dịch vụ khác tại khách sạn như: Showroom, spa..
Hỗ trợ Nhân viên Lễ tân đón tiếp khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn… đảm bảo sự hài lòng và chất lượng.
Lên phương án cùng Trưởng Bộ phận chuẩn bị công tác đón tiếp khách VIP và đảm bảo cho công việc đón tiếp mang lại hiệu quả cao.
Hỗ trợ Bộ phận trong việc chào đón, phục vụ, tiễn khách VIP, đảm bảo khách hàng được phục vụ tốt nhất.
Đón tiếp, chào đón theo phong cách Thương hiệu Đôi Dép, phục vụ Welcome tận tâm, chu đáo, quy trình chuyên nghiệp, nụ cười rạng rỡ.
3 Xử lý các yêu cầu, phàn nàn của khách hàng, cấp trên
Hỗ trợ Nhân viên trong Bộ phận xử lý những yêu cầu hoặc những phàn nàn của khách hàng, hồi âm phúc đáp những phê bình từ khách hàng mà nhân viên cấp dưới không giải quyết được.
Phối hợp với các Bộ phận liên quan đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách và giải quyết nhanh để khách luôn hài lòng.
Phối hợp xử lý, báo cáo cấp Trưởng Bộ phận khi có truyền thông tiêu cực về khách sạn.
Lưu trữ những tư liệu về những trường hợp khó xử lý và cách giải quyết để hỗ trợ Nhân viên xử lý khi gặp trường hợp tương tự.
Xử lý các vấn đề liên quan đến Bộ phận, báo cáo, giải trình, biên bản kịp thời đến các Cấp.
4 Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nhân sự
Lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên, đồng thời phối hợp cùng với bộ phận liên quan xúc tiến triển khai tuyển dụng nhằm giúp cho bộ phận luôn có đủ đội ngũ nhân viên cần thiết.
Phối hợp luân chuyển các vị trí cập nhập, hỗ trợ các Bộ phận khác trong khách sạn nhằm mục đích gắn kết, hiểu rõ vị trí vai trò của các Bộ phận khác để có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.
Phân công người hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ, văn hóa cho Nhân viên mới của Bộ phận.
Tham gia vào quá trình phỏng vấn tuyển dụng nhân sự cùng Bộ phận liên quan.
5 Các công việc khác
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với Nhân viên trong Bộ phận và với các Bộ phận khác trong Công ty. Phối hợp vận hành khi có các công việc theo Acction plan trong khách sạn.
Tham gia các chương trình, sự kiện của Chuỗi Sandals Hotels và của thương hiệu Đôi Dép.
Thường xuyên kiểm tra nhật ký công việc của Bộ phận để đảm bảo mọi việc được hoàn thành.
Tham gia đầy đủ các cuộc họp với Ban Giám đốc khi có yêu cầu.
Đánh giá KPI theo các tiêu chuẩn công việc. Giám sát chặt chẽ thời gian đi làm và tuân thủ các quy định của các nhân viên trong Bộ phận.( Thực hiện khi chưa có Trưởng Bộ phận).
Tổ chức họp định kỳ, đột xuất Bộ phận Lễ tân để khiển khai công việc, thông báo những quy định – chính sách mới… nếu Trưởng Bộ phận vắng mặt.
Hỗ trợ triển khai các hoạt động Marketing của Khách sạn. Phối hợp với phòng kinh doanh để nắm rõ các thông tin khách hàng, đối tác từ phòng kinh doanh gửi đến.
Tham gia các hội nghị, hội thảo, các khóa đào tạo về nghiệp vụ khi có yêu cầu.
Báo cáo công việc và chấp hành sự phân công công việc từ cấp trên.
10 Thực hiện các công việc khác khi được Giám Đốc, Chủ đầu tư yêu cầu.
