CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CÓ QUAN HỆ LÀM VIỆC
Nội bộ:
· Phòng Kinh doanh (Online & Offline): Cập nhật tồn kho khả dụng (Available stock) để chốt đơn, xử lý đơn hàng đổi trả.
· Thủ kho & Phụ kho: Phối hợp kiểm đếm, đối chiếu số liệu hàng ngày (quan hệ vừa hợp tác vừa giám sát chéo).
· Bộ phận Giao nhận (Logistics): Kiểm soát hàng xuất lên xe, chứng từ đi đường.
· Phòng Mua hàng: Xác nhận đơn hàng nhập, quy cách, chất lượng hàng về.
Bên ngoài:
· Cơ quan thuế/Kiểm toán: Giải trình số liệu tồn kho, định mức hao hụt khi có yêu cầu (thông qua Kế toán trưởng).
· Nhà cung cấp: Đối chiếu công nợ, số lượng giao nhận thực tế so với hóa đơn.
CÁC ĐẦU CÔNG VIỆC KẾ TOÁN CHỦ YẾU CẦN THỰC HIỆN
Kiểm soát Nhập kho:
· Hạch toán phiếu nhập kho vào phần mềm ngay tại thời điểm phát sinh.
· Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ nhập mua (Hợp đồng, Đơn đặt hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu giao hàng của NCC).
· Trực tiếp cùng Thủ kho kiểm đếm số lượng, quy cách, ngoại quan hàng hóa nhập kho. Lập biên bản nếu hàng hư hỏng, thiếu hụt.
Kiểm soát Xuất kho:
· Kiểm soát chặt chẽ hàng xuất luân chuyển nội bộ giữa các kho (tránh mất hàng trên đường đi).
· Căn cứ vào Đơn đặt hàng/Phiếu yêu cầu xuất kho đã được duyệt, lập Phiếu xuất kho và Hóa đơn (nếu có).
· Giám sát quá trình xuất hàng lên xe, đảm bảo xuất đúng chủng loại (lô date, màu sắc- đặc biệt quan trọng với gạch ốp lát, sơn).
Quản lý Hàng tồn kho & Hàng trả lại:
· Kiểm soát hàng bán bị trả lại (từ kênh Online và Đại lý): Kiểm tra tình trạng hàng, lập phiếu nhập lại, báo cáo nguyên nhân trả hàng.
· Theo dõi nhập- xuất- tồn hàng ngày. Đối chiếu số liệu với Thủ kho vào cuối mỗi ngày làm việc (Sổ kho vs Thẻ kho).
· Lập báo cáo tuổi thọ hàng tồn kho (Aging report) để cảnh báo các mặt hàng VLXD dễ hỏng (xi măng đóng rắn, sơn hết date, sắt rỉ sét).
Kiểm kê và Báo cáo:
· Tổ chức kiểm kê định kỳ (tháng/quý) và đột xuất. Lập biên bản kiểm kê, giải trình chênh lệch thừa/thiếu.
· Báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo hao hụt định mức.
TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
Trách nhiệm:
· Chịu trách nhiệm bồi thường nếu để xảy ra thất thoát do lơ là, không tuân thủ quy trình kiểm soát (ký khống, không kiểm đếm thực tế).
· Bảo mật thông tin về giá vốn và nguồn hàng của công ty.
· Chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời của số liệu báo cáo gửi Kế toán trưởng.
Quyền hạn:
· Đề xuất các biện pháp cải tiến quy trình quản lý kho để giảm thiểu hao hụt.
· Quyền từ chối nhập/xuất: Nếu chứng từ không hợp lệ, không đủ chữ ký phê duyệt hoặc hàng hóa không đúng quy cách.
· Quyền đình chỉ: Tạm dừng hoạt động xuất hàng nếu phát hiện dấu hiệu gian lận của thủ kho hoặc nhân viên giao nhận và báo cáo ngay cho Kế toán trưởng.
CÁC QUYỀN LỢI ĐƯỢC HƯỞNG
· Đào tạo: Được Kế toán trưởng đào tạo trực tiếp về kỹ năng kiểm soát nội bộ, cập nhật kiến thức thuế và sử dụng phần mềm ERP.
· Lộ trình thăng tiến: Có cơ hội thăng tiến lên Kế toán Tổng hợp hoặc Trưởng bộ phận Kho vận.
· Lương thỏa thuận theo năng lực + Thưởng hiệu quả công việc/Thưởng quyết toán thuế. (Thu nhập thực nhận từ 8 triệu đồng/ 1 tháng + Thưởng hiệu quả công việc).
· Phúc lợi: BHXH, BHYT, BHTN theo quy định pháp luật; du lịch, thưởng lễ tết theo quy định công ty.
