Chăm sóc khách hàng:
Tiếp nhận cư dân và quản lý thi công căn hộ:
- Tiếp nhận thông tin cư dân, phối hợp với sàn BĐS, các bộ phận khác bàn giao căn hộ, MB thuê cho khách theo đúng kế hoạch.
- Hướng dẫn cư dân thực hiện các thủ tục để thi công căn hộ: hướng dẫn thiết kế M&E, hướng dẫn đăng ký thi công, lập phương án thi công. Tiếp nhận hồ sơ đăng ký thi công hoàn thiện từ cư dân. Triển khai đánh giá và chuyển tiếp các phòng ban chuyên môn và lãnh đạo phê duyệt.
- Thực hiện nghiệm thu căn hộ khi kết thúc thi công.
- Trực tiếp & phối hợp với các phòng ban chuyên môn giám sát việc thi công của căn hộ. Đánh giá tính tuân thủ theo bản duyệt về : thiết kế, biện pháp thi công, nội quy thi công,....lập biên bản ghi nhận các lỗi trong quá trình triển khai, làm việc với cư dân, nhà thầu và khắc phục lỗi theo thời hạn quy định.
CSKH và giải quyết kiếu nại:
- Tiếp nhận các phản ánh, khiếu nại từ cư dân liên quan đến chất lượng phục vụ và chất lượng dịch vụ của Tòa nhà, trực tiếp giải quyết dễ đảm bảo mang lại sự hài lòng cho cư dân.
- Thực hiện ký các thỏa thuận cung cấp dịch vụ/ tiện ích phục vụ cho cư dân: trông giữ xe, ...theo đơn giá của công ty tại từng thời điểm.
- Tiếp nhận các đề xuất từ cư dân về việc sau chữa, cải tạo trong phần diện tích căn hộ. Triển khai các thủ tục theo đúng quy định và phân quyển, đảm bảo việc thực hiện sửa chữa, cải tạo, nâng cấp của căn hộ không làm ảnh hưởng đến các câu hộ khác và khu vực chung của tòa nhà.
Quản lý công nợ:
- Thực hiện quản lý & thu hồi công nợ định kỳ hàng tháng của cư dân (phí dịch vụ, điện nước, các khoản khác...), kiểm soát rủi ra để không có nợ xấu, nợ quá hạn. Chủ động đề xuất các giải pháp kiểm soát công nợ để giảm thiểu rủi ro khi công nợ của cư dân vượt quá 30 ngày.
Triển khai các trang trí tòa nhà:
- Nhận thông tin tủ P.Leasing & MKT chuyển xuống và triển khai các chương trình chăm sóc cư dân. trang trí tòa nhà dịp lễ, tết.
Cập nhật và lưu trữ thông tin:
- Thực hiện lưu trữ thông tin cư dân trên hệ thống, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin. Soạn theo công văn email, phúc đáp cư dầu, lập tờ trình phê duyệt đối với từng nội dung cụ thể.
- Trực hotline, zalo, mail của CSKH.
Hành chính văn thư:
- Trực tiếp giải quyết, liên hệ các công việc và thủ tục liên quan đến cơ quan chức năng, chính quyền địa phương, ban ngành chuyên môn như UBND phường, thanh tra giao thông, Sở Công thương, Sở Tài nguyên môi trường.
- Tổ chức quản lý và thực hiện các hoạt động hành chính văn phòng: thực hiện các công tác văn thư, lưu trữ và quản lý văn bản. Quản lý con dấu và lưu trữ hồ sơ ERH và BQL trong phạm vi được giao. Luân chuyển hồ sơ theo quy định. Thực hiện và quản lý văn bản theo đúng quy định của công tác văn thư lưu trữ.
- Mua sắm và quản lý trang thiết bị dụng cụ,văn phòng phẩm, tài sản BQL. Cấp phát và theo dõi vật tư. Phối hợp các phòng ban lấy báo giá và kiểm soát số lượng tiêu dùng theo định mức.
- Phối hợp cùng các bộ phận BQL xin cấp giấy phép hành chính như: PCCC. An ninh trật tự, tài nguyên môi trường…
- Phối hợp với các bộ phận của PHCNS Công ty thực hiện công việc: tìm kiếm ứng viên, tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sách,... cho các bộ phận của ban quản lý.
- Trực tiếp tham gia và phối hợp cùng các BP liên quan đón tiếp các đoàn kiểm tra liên ngành đến làm việc tại BQL: Công an phường, Công an PCCC, Quản lý thị trường...
- Kiểm tra việc thực hiện quy dịnh, nội quy lao động của các bộ phận trong BQL. Quản lý việc chấm công và tính công cho nhân viên BQL.
Thủ quỹ:
- Lập chứng từ: Lập và kiểm tra các phiếu thu, phiếu chi đã được ký duyệt trước khi thực hiện giao dịch.
- Thanh toán và chi trả: Thực hiện thanh toán các khoản chi phí, hóa đơn cho đối tác và nhà cung cấp bằng tiền mặt theo đúng quy trình.
- Đối chiếu sổ sách: Ghi chép và đối chiếu số liệu trên chứng từ với sổ quỹ hàng ngày để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
- Báo cáo quỹ: Báo cáo quỹ tiền mặt định kỳ theo quy định.
- Quản lý tiền mặt: Giao dịch tiền mặt, kiểm đếm tiền từ các bộ phận hoặc nhân viên thu ngân, giữ gìn an toàn tài sản trong quỹ.
- Quản lý rủi ro: Đánh giá và đưa ra đề xuất các biện pháp phòng ngừa rủi ro tài chính cho công ty.
