Nhân viên Đặt Phòng Khách Sạn

Báo cáo cho: Trưởng bộ phận Đặt phòng
Chức vụ: Nhân viên Đặt Phòng
Bộ phận: Kinh doanh – Đặt phòng
MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Thực hiện tiếp nhận, xử lý và quản lý tất cả các yêu cầu đặt phòng của khách lẻ, khách đoàn, công ty lữ hành và các kênh bán phòng trực tuyến nhằm:
• Hỗ trợ công tác quản lý doanh thu của khách sạn
• Đảm bảo thông tin đặt phòng chính xác
• Phục vụ khách hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp
• Tối ưu doanh thu phòng
NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt phòng
Tiếp nhận yêu cầu đặt phòng từ các nguồn:
• Điện thoại
• Bộ phận kinh doanh
• Các kênh OTA (Booking, Agoda, Expedia…)
• Email
• Công ty lữ hành
• Website khách sạn
Thực hiện:
• Cập nhật đặt phòng vào hệ thống quản lý khách sạn (PMS)
• Gửi xác nhận đặt phòng cho khách
• Tư vấn loại phòng phù hợp
• Kiểm tra tình trạng phòng
Thông tin cần xác nhận với khách gồm:
• Số lượng khách
• Loại phòng
• Giá phòng
• Chính sách hủy phòng
• Chính sách thanh toán
• Ngày nhận phòng và trả phòng
• Các yêu cầu đặc biệt
Quản lý và theo dõi tình trạng phòng
• Theo dõi số lượng phòng còn trống hàng ngày
• Cập nhật tình trạng phòng trên hệ thống
• Phối hợp với bộ phận lễ tân và buồng phòng để đảm bảo thông tin chính xác
• Kiểm soát tình trạng bán phòng nhằm tránh overbooking
Quản lý giá phòng
Áp dụng đúng giá phòng theo từng loại khách:
• Giá công bố (BAR)
• Giá khuyến mãi
• Giá đại lý
• Giá nội bộ
• Giá đoàn
• Giá công ty
Thường xuyên kiểm tra:
• Gói dịch vụ (Package)
• Mã giá (Rate code)
• Hoa hồng đại lý
Báo cáo cấp quản lý khi phát hiện sai lệch.
Quản lý đặt phòng đoàn
• Block phòng cho đoàn
• Nhập thông tin đặt phòng đoàn vào hệ thống
• Lập danh sách phòng (Rooming list)
• Tiếp nhận thông tin đoàn từ bộ phận kinh doanh
Phối hợp với các bộ phận:
• Nhà hàng
• Lễ tân
• Sự kiện
• Buồng phòng
Đảm bảo chuẩn bị đầy đủ trước khi đoàn đến.
Tư vấn nâng hạng phòng và bán thêm dịch vụ
Tư vấn khách:
• Spa
• Dịch vụ đưa đón sân bay
• Nâng hạng phòng
• Tiệc tối
• Trang trí phòng
• Các gói nghỉ dưỡng
Nhằm tăng doanh thu cho khách sạn.
Quản lý các kênh bán phòng trực tuyến (OTA)
Thường xuyên kiểm tra và cập nhật:
• Thời gian ngừng bán phòng
• Chương trình khuyến mãi
• Tình trạng phòng
• Giá phòng
Trên các hệ thống OTA.
Xử lý các yêu cầu đặc biệt của khách
Ghi nhận và chuyển thông tin cho các bộ phận liên quan:
Ví dụ:
• Kỷ niệm ngày cưới
• Nhận phòng sớm
• Khách tuần trăng mật
• Giường phụ
• Trả phòng trễ
• Yêu cầu ăn uống đặc biệt
• Sinh nhật
Lập báo cáo đặt phòng
Chuẩn bị các báo cáo:
Báo cáo hàng ngày
• Danh sách khách đi
• Báo cáo đặt phòng
• Báo cáo dự báo công suất phòng
• Danh sách khách đến
Báo cáo định kỳ
• Báo cáo lượng đặt phòng mới
• Báo cáo nguồn khách
• Báo cáo hủy phòng
PHỐI HỢP VỚI CÁC BỘ PHẬN
Bộ phận Lễ tân
• Thông tin khách VIP
• Cung cấp danh sách khách đến
• Thông tin nhận phòng sớm
Bộ phận Buồng phòng
• Tình trạng phòng
• Yêu cầu chuẩn bị phòng đặc biệt
Bộ phận Kinh doanh
• Đặt phòng đoàn
• Hợp đồng khách hàng
Bộ phận Kế toán
• Thanh toán đặt cọc
• Công nợ đại lý
QUYỀN HẠN
Nhân viên đặt phòng được quyền:
• Xác nhận đặt phòng theo bảng giá đã được phê duyệt
• Cập nhật thông tin đặt phòng trên hệ thống
• Block phòng cho khách
Các trường hợp cần xin ý kiến quản lý:
• Overbooking
• Hủy phòng đoàn
• Khách VIP đặc biệt
• Giảm giá ngoài quy định
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC (KPI)
Thời gian phản hồi khách
Độ chính xác thông tin đặt phòng ≥ 99%
• Email: trong vòng 2 giờ
• OTA: trong vòng 1 giờ
Tỷ lệ nâng hạng phòng / bán thêm dịch vụ ≥ 10%
Điểm hài lòng của khách ≥ 85%
Tỷ lệ sai sót đặt phòng ≤ 1%
CÔNG CỤ LÀM VIỆC
• Hệ thống quản lý kênh bán phòng
• Microsoft Office
• Email
• Hệ thống OTA
• Phần mềm quản lý khách sạn (PMS)
THỜI GIAN LÀM VIỆC
Làm việc theo ca:
• Ca sáng: 08h00 – 16h00
• Ca chiều: 9h00 – 17h00
Thời gian làm việc có thể điều chỉnh theo tình hình kinh doanh của khách sạn.

YÊU CẦU TUYỂN DỤNG
Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành:
• Quản trị Kinh doanh
• Ngoại ngữ
• Quản trị khách sạn
Kinh nghiệm : Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm làm việc tại bộ phận đặt phòng hoặc lễ tân khách sạn
Ngoại ngữ
• Có khả năng nghe điện thoại & viết email bằng tiếng Anh
• Tiếng Anh giao tiếp tốt
Kỹ năng
• Kỹ năng làm việc nhóm
• Kỹ năng xử lý tình huống
• Kỹ năng giao tiếp khách hàng
• Kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
• Kỹ năng bán hàng

Tham gia BHXH đầy đủ khi ký hợp đồng lao động
Nghỉ lễ theo quy định pháp luật
Phép năm 14/năm làm việc
Thưởng phí phục vụ hàng tháng
Thưởng tháng 13
Ngày nghỉ tuần theo quy định của Luật

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-03-13 17:35:02