MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính, chứng từ và hỗ trợ các hoạt động liên quan đến vận chuyển và thủ tục xuất nhập khẩu, quản lý- điều phối vendor logistics để cam kết việc giao hàng hiệu quả, đúng thời hạn và tối ưu chi phí.
NHIỆM VỤ CHÍNH
Quản lý chứng từ và hồ sơ
Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến chứng từ, đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ các quy định pháp luật.
Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, chứng từ liên quan đến hoạt động logistics (nhập, xuất, vận chuyển) một cách khoa học và có hệ thống, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
Phối hợp với vendor trong việc kiểm tra tính chính xác của chứng từ và tờ khai Hải quan của mỗi lô hàng xuất/ nhập để thông quan hàng hóa.
Soạn thảo, kiểm tra, và xử lý các loại chứng từ xuất nhập khẩu (Hợp đồng, Invoice, Packing List, Airway bill, v.v.).
Điều phối và vận hành
Phối hợp xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình vận hành như hàng hư hỏng, thiếu hụt, chậm trễ…
Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải (hãng tàu, hãng hàng không, forwarder, v.v.) để tra cứu thông tin dịch vụ và lấy báo giá khi cần.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để sắp xếp lịch giao nhận hàng hóa, đảm bảo đúng tiến độ.
Theo dõi, giám sát chặt chẽ quá trình vận chuyển hàng hóa của vendor, cập nhật tình trạng các lô hàng cho các bộ phận, cấp trên liên quan.
Phối hợp với các văn phòng ở nước ngoài để điều phối hoạt động vận chuyển từ nước ngoài về Việt Nam và ngược lại, hỗ trợ tư vấn về logistics cho các văn phòng nước ngoài (nếu cần).
Báo cáo và các công việc khác
Theo dõi công nợ với vendor và làm chứng từ thanh toán để đảm bảo việc thanh toán cho các vendor được đúng thời hạn.
Track and Trace về hoạt động xuất nhập khẩu cũng như input dữ liệu hằng ngày trên file tracking.
Tổng hợp và lập các báo cáo định kỳ (ngày, tuần, tháng) về hiệu suất logistics, chi phí vận chuyển, tình hình hàng hóa, v.v. theo yêu cầu của cấp trên.
Thực hiện các công việc hành chính văn phòng khác theo sự phân công của quản lý.
Tìm hiểu và update các qui định hiện hành liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của công ty.
