Nhân viên hành chính - điều phối Logistics

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính, chứng từ và hỗ trợ các hoạt động liên quan đến vận chuyển và thủ tục xuất nhập khẩu, quản lý- điều phối vendor logistics để cam kết việc giao hàng hiệu quả, đúng thời hạn và tối ưu chi phí.
NHIỆM VỤ CHÍNH
Quản lý chứng từ và hồ sơ

Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến chứng từ, đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ các quy định pháp luật.
Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, chứng từ liên quan đến hoạt động logistics (nhập, xuất, vận chuyển) một cách khoa học và có hệ thống, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
Phối hợp với vendor trong việc kiểm tra tính chính xác của chứng từ và tờ khai Hải quan của mỗi lô hàng xuất/ nhập để thông quan hàng hóa.
Soạn thảo, kiểm tra, và xử lý các loại chứng từ xuất nhập khẩu (Hợp đồng, Invoice, Packing List, Airway bill, v.v.).

Điều phối và vận hành

Phối hợp xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình vận hành như hàng hư hỏng, thiếu hụt, chậm trễ…
Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải (hãng tàu, hãng hàng không, forwarder, v.v.) để tra cứu thông tin dịch vụ và lấy báo giá khi cần.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để sắp xếp lịch giao nhận hàng hóa, đảm bảo đúng tiến độ.
Theo dõi, giám sát chặt chẽ quá trình vận chuyển hàng hóa của vendor, cập nhật tình trạng các lô hàng cho các bộ phận, cấp trên liên quan.
Phối hợp với các văn phòng ở nước ngoài để điều phối hoạt động vận chuyển từ nước ngoài về Việt Nam và ngược lại, hỗ trợ tư vấn về logistics cho các văn phòng nước ngoài (nếu cần).

Báo cáo và các công việc khác

Theo dõi công nợ với vendor và làm chứng từ thanh toán để đảm bảo việc thanh toán cho các vendor được đúng thời hạn.
Track and Trace về hoạt động xuất nhập khẩu cũng như input dữ liệu hằng ngày trên file tracking.
Tổng hợp và lập các báo cáo định kỳ (ngày, tuần, tháng) về hiệu suất logistics, chi phí vận chuyển, tình hình hàng hóa, v.v. theo yêu cầu của cấp trên.
Thực hiện các công việc hành chính văn phòng khác theo sự phân công của quản lý.
Tìm hiểu và update các qui định hiện hành liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của công ty.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Giới tính: ưu tiên Nữ
Kinh nghiệm: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc các vị trí như nhân viên chứng từ Logistics, nhân viên vận hành (Ops).
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Logistics, Hải Quan, Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh doanh quốc tế, Kinh tế, hoặc các ngành liên quan.
Kiến thức chuyên môn:
Nắm vững các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms), vận chuyển quốc tế.
Am hiểu quy trình xuất nhập khẩu và các thủ tục hải quan.
Kỹ năng:
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả.
Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt.
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng Microsoft Office (Word, đặc biệt là Excel…)
Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm tốt.
Tiếng Anh: có thể xử lý chứng từ quốc tế, email với văn phòng nước ngoài khi cần.
Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm trong công việc và khả năng chịu áp lực cao.
Thời gian làm việc: thứ 2- 6.

Chế độ bảo hiểm, Du Lịch, Phụ cấp, Chế độ thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Tăng lương, Nghỉ phép năm

Cập nhật gần nhất lúc: 2025-11-16 12:20:03