Khối/ Bộ phận: Văn phòng
Địa điểm làm việc: Văn phòng công ty vận tải Phan Khánh
Phòng: Kinh Doanh
Báo cáo cho
Cấp trên gián tiếp: Giám Đốc
Cấp trên trực tiếp: rưởng phòng kinh doanh
MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Quản lý và bàn giao chứng từ
Thu hồi công nợ
Lập kế hoạch thực hiện kinh doanh & bán hàng
Báo cáo công việc cho quản lý trực tiếp
Chăm sóc khách hàng.
Tư vấn và bán hàng
Triển khai đơn hàng
Tìm kiếm khách hàng
Các công việc khác từ quản lý trực tiếp
CÁC TRÁCH NHIỆM/ NHIỆM VỤ CHÍNH YẾU
Lập kế hoạch thực hiện kinh doanh & bán hàng
- Lập kế hoạch thực hiện công việc kinh doanh và bán hàng của cá nhân dựa vào Kế hoạch kinh doanh năm 2025
Kết quả đầu ra:
Bảng kế hoạch thực hiện công việc kinh doanh & bán hàng
- Triển khai thực hiện kế hoạch bán hàng và đảm bảo doanh số theo kế hoạch đề ra.
Kết quả đầu ra:
Kế hoạch triển khai công việc.
Đánh giá kế hoạch, kết quả từng giai đoạn để thay đổi kế hoạch đạt mục theo từng giai đoạn bằng báo cáo được quản lý phê duyệt.
- Tìm kiếm khách hàng
Lập kế hoạch tìm kiếm khách hàng theo phân khúc khách hàng của công ty
Kết quả đầu ra:
Kết quả đầu ra: Bảng báo cáo tình trạng theo tuần, tháng, quý, năm
Bảng kế hoạch chi tiết về các kênh tìm kiếm khách hàng, cách thức tiếp cận và triển khai kế hoạch
Báo cáo tình hình tìm kiếm khách hàng theo ngày, tuần, tháng, năm.
Tư vấn và bán hàng
- Tiếp nhận các cuộc gọi từ hotline gọi tới và tư vấn dịch vụ phù hợp
Kết quả đầu ra:
Bảng báo cáo chi tiết thông tin cuộc gọi từ hotline được cập nhật hàng ngày.
- Trả lời, giải đáp các tin nhắn đến từ fanpage, zalo,email,chatbox…
Kết quả đầu ra:
Bảng báo cáo thông tin làm việc với các khách hàng được cập nhật hàng ngày.
- Gửi báo giá, các chương trình khuyến mại đi kèm và các chính sách ưu đãi (nếu có) cho khách hàng.
Kết quả đầu ra:
Bảng báo cáo tình hình theo dõi thông tin gởi bảng báo giá cho khách hàng cập nhật hàng ngày.
Xây dựng mẫu bảng báo giá chuẩn.
- Tiến hành thủ tục ký kết đơn hàng/hợp đồng với những khách hàng chốt đơn
Kết quả đầu ra:
Theo dõi đảm bảo hàng hóa giao đúng tiến độ yêu cầu của khách hàng.
Thực hiện chốt đơn hàng, cập nhật đầy đủ thông tin theo quy định để chuyển bộ phận điều phối thực hiện đơn hàng.
Thực hiện lên hợp đồng, công nợ ngay khi thực hiện.
Bảng báo cáo tình hình theo ngày, tuần, tháng, năm.
Chăm sóc khách hàng
- Lập kế hoạch chăm sóc khách hàng theo định kỳ
Kết quả đầu ra:
Bảng kế hoạch chăm sóc khách hàng theo tháng, quý, năm.
- Gọi điện/ nhắn tin chăm sóc khách hàng cũ/mới hàng ngày để giới thiệu chương trình khuyến mại, sản phẩm, nắm bắt nhu cầu của khách hàng
Kết quả đầu ra:
Danh sách khách hàng đã chăm sóc và thông tin chi tiết
Cập nhật báo cáo thông tin khách hàng lên group hoặc hệ thống trước 17h hàng ngày.
Triển khai đơn hàng
- Gửi thông tin điều xe cho phòng Điều phối kèm đầy đủ thông tin.
Kết quả đầu ra:
Bảng báo cáo tình hình tương tác giữa phòng kinh doanh và phòng điều phối cập nhật theo ngày, tháng, năm
Cung cấp cho phòng Điều phối ngay sau khi tiếp nhận thông tin cần thiết theo quy trình.
Tiếp nhận lại thông tin phương tiện vận chuyển, kiểm tra phù hợp với yêu cầu, gửi ngay cho khách hàng sau khi nhận được thông tin.
- Thực hiện theo quy trình có sẵn (Quy trình thưc hiện đơn hàng)
Kết quả đầu ra:
Xử lý cùng bộ phận Điều phối, Đội xe nếu có phát sinh từ các lô hàng. Đưa ra quyết định, ý kiến về các chi phí phát sinh (bốc xếp, đường cấm, phí bồi dưỡng,…)
Theo dõi chính xác, cập nhật được tiến độ lô hàng;
Cập nhật, thông báo cho khách hàng về tiến độ lô hàng hay các phát sinh nếu có
Cập nhật thông tin về lô hàng và thông báo tiến độ lô hàng tới khách hàng thông qua Zalo/Mail sớm nhất trong vòng 30p ngay sau khi lô hàng được thực hiện xong.
Thu hồi công nợ
- Lập bảng quản lý công nợ, đối chiếu xác nhận với khách hàng
Kết quả đầu ra:
Bảng kế hoạch quản lý và thu hồi công nợ theo tuần, tháng, quý, năm.
Lên bảng kê công nợ chi phí gửi bộ phận kế toán trong vòng 3h sau khi đã chốt với khách hàng. Bộ phận kế toán chủ động cập nhật lại chi phí từ các bộ phận khác (nếu có) bổ sung lại qua email cho sales.
- Xuất hóa đơn VAT, gửi chứng từ công nợ và theo dõi
Kết quả đầu ra:
Gửi công nợ và chứng từ cho khách hàng trong vòng 3h ngay sau khi xuất hóa đơn chính xác và đầy đủ chứng từ giao hàng, chứng từ công nợ bản mềm, bản cứng từ kế toán.
Xuất hoá đơn trong vòng 1h sau khi xác định chính xác công nợ và các chi phí liên quan.
Theo dõi thông tin từ khách hàng xác nhận đã nhận được công nợ.
- Thu hồi công nợ
Kết quả đầu ra:
Theo dõi kiểm tra thời gian công nợ theo thỏa thuận, theo hợp đồng, nhắc nhỡ khách hàng khi còn 5 ngày nữa đến hạn.
Báo cáo cho quản lý trực tiếp theo tuần, tháng, quý, năm
Quản lý và bàn giao chứng từ
- Lập kế hoạch quản lý chứng từ và theo dõi bàn giao chứng từ
Kết quả đầu ra:
Bảng theo dõi các chứng từ ban giao và báo cáo lại cho quản lý trực tiếp theo ngày, tuần, tháng, năm.
Bảng kế hoạch quản lý chứng từ file cứng và file mềm
- Bàn giao chứng từ, biên bản giao hàng cho khách hàng.
Kết quả đầu ra:
Gửi hình ảnh chứng từ biên bản giao hàng cho khách hàng ngày sau khi thực hiện xong đơn hàng.
Báo cáo cho quản lý trực tiếp theo tuần, tháng, quý, năm.
Bảng theo dõi và bàn giao chứng từ cho khách hàng.
- Bàn giao các chứng từ cho bộ phận Kế toán
Kết quả đầu ra:
Bàn giao đầy đủ chứng từ đầu vào của lô hàng cho bộ phận kế toán gồm: Hợp đồng dịch vụ, chứng từ khác,…theo quy định của công ty trong vòng 3 ngày sau khi hoàn thành đơn hàng.
Bàn giao bảng kê đối chiếu, bảng xác nhận công nợ, công văn khất nợ, các giấy tờ có liên quan cho bộ phận kế toán trong vòng 1 ngày sau khi nhận được .
Báo cáo cho quản lý trực tiếp theo tuần, tháng, quý, năm
Báo cáo công việc cho quản lý trực tiếp
- Làm báo cáo kết quả kinh doanh hàng ngày/tuần/ tháng/năm.
Kết quả đầu ra:
Bảng báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng, năm cho quản lý trực tiếp
- Làm báo cáo doanh số tháng, năm
Kết quả đầu ra:
Bảng báo cáo doanh số theo ngày, tuần, tháng, năm cho quản lý trực tiếp
Các công việc khác từ quản lý trực tiếp
QUYỀN HẠN:
- Các quyền hạn
Quyền tiếp cận thông tin: Nhân viên có quyền tiếp cận các thông tin cần thiết để hoàn thành công việc, bao gồm thông tin về khách hàng, sản phẩm/dịch vụ, chính sách công ty...
Quyền phản hồi và khiếu nại: Nhân viên có quyền phản hồi về công việc, đề xuất ý kiến và khiếu nại về các vấn đề liên quan đến công việc của mình.
Quyền được hưởng các chế độ phúc lợi: Nhân viên có quyền được hưởng các chế độ lương, thưởng, bảo hiểm và các phúc lợi khác theo quy định của công ty và pháp luật.
Quyền được bảo vệ quyền lợi: Nhân viên có quyền được bảo vệ quyền lợi của mình theo quy định của pháp luật và nội quy công ty.
Quyền được đào tạo và phát triển: Nhân viên có quyền được tham gia các khóa đào tạo, nâng cao nghiệp vụ để cải thiện kỹ năng và kiến thức chuyên môn.
- Quyền đề xuất:
Đề xuất cải tiến quy trình: Nhân viên có quyền đề xuất các cải tiến trong quy trình làm việc, từ khâu tìm kiếm khách hàng, tư vấn, lập hợp đồng, cho đến quản lý đơn hàng và chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Mục tiêu là tối ưu hóa hiệu quả công việc và giảm thiểu rủi ro.
Đề xuất về giá cả và điều kiện hợp đồng: Trong phạm vi được cho phép, nhân viên có thể đề xuất giá cả và điều kiện hợp đồng với khách hàng, nhưng cần tuân thủ chính sách giá và các quy định của công ty.
Đề xuất chiến lược kinh doanh: Nhân viên có quyền đề xuất các chiến lược, kế hoạch, phương pháp tiếp cận khách hàng mới, cải thiện dịch vụ, tối ưu hóa tuyến đường, hay các chương trình khuyến mãi nhằm gia tăng doanh thu và hiệu quả kinh doanh. Những đề xuất này cần được trình bày rõ ràng, có cơ sở và bằng chứng hỗ trợ.
- Quyền quyết định:
Quyết định về phương thức tiếp cận khách hàng: Nhân viên có quyền quyết định cách thức tiếp cận khách hàng, lựa chọn phương tiện liên lạc (điện thoại, email, gặp mặt trực tiếp...), nhưng cần tuân thủ các quy định về tiếp thị và bán hàng của công ty, sự chỉ đạo của Trưởng phòng.
Quyết định về việc ưu tiên xử lý các đơn hàng: Nhân viên có quyền ưu tiên xử lý các đơn hàng dựa trên tính cấp bách và tầm quan trọng, nhưng cần đảm bảo công bằng và tuân thủ các quy trình của công ty. (Ví dụ: đơn hàng lớn, khách hàng VIP).
Quyết định về các vấn đề nhỏ trong quá trình làm việc: Nhân viên có quyền quyết định về các vấn đề nhỏ, không ảnh hưởng lớn đến hoạt động chung của công ty, nhằm đảm bảo hiệu quả công việc.
Quyết định về việc sử dụng các nguồn lực được phân bổ: Trong phạm vi ngân sách và nguồn lực được cấp, nhân viên có quyền quyết định cách sử dụng các nguồn lực đó để đạt được mục tiêu doanh số.
QUAN HỆ CÔNG VIỆC
Quan hệ công việc bên trong
- Phòng Điều Phối
Lên kế hoạch giao hàng phức tạp: Đối với những đơn hàng lớn, phức tạp, cần nhiều phương tiện vận chuyển hoặc nhiều điểm giao hàng, nhân viên kinh doanh cần sự hỗ trợ của Phòng Điều phối Vận tải để lên kế hoạch chi tiết và đảm bảo giao hàng hiệu quả.
Giải quyết khiếu nại về vận chuyển: Nếu có vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển (hàng hóa bị hư hỏng, giao hàng trễ), nhân viên kinh doanh cần sự hỗ trợ của Phòng Điều phối Vận tải để giải quyết và bồi thường cho khách hàng.
Yêu cầu thông tin phương tiện và giao hàng đúng hẹn.
Cung cấp đầy đủ thông tin về vận chuyển.
- Phòng kế toán
Thông tin về giá cả và chi phí phát sinh.
Kiểm tra báo cáo doanh thu và lợi nhuận.
Yêu cầu thanh toán và xuất hóa đơn.
Theo dõi công nợ chéo.
- Phòng Hành chính nhân sự
Yêu cầu cung cấp các thông tin các chương trình đào tạo và phát triển bản thân, doanh nghiệp.
Cung cấp đầy đủ hồ sơ để quản lý nhân sự.
Các thủ tục hành chính
Cung cấp thông tin các vấn đề liên quan đến lương thưởng, phúc lợi.
Quan hệ công việc bên ngoài
- Đối tác xe ngoài
Thuê vận chuyển hàng hóa
Yêu cầu thông tin cập nhật về hàng hóa liên tục, chính xác.
Quản lý chi phí vận chuyển tối ưu
Yêu cầu đảm bảo hàng hóa an toàn.
Yêu cầu đảm bảo thời gian giao hàng
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
Môi trường làm việc: Điều kiện làm việc bình thường
Thời gian làm việc: Giờ hành chính
Trang bị bảo hộ lao động: Đồng phục
Phương tiện đi lại: Phương tiện đi lại tự túc
