Nhân viên Văn thư Lưu Trữ

Công tác văn thư:
- Thực hiện sao y, chứng thực, photo tài liệu theo yêu cầu, đảm bảo bảo mật.
- Quản lý, sử dụng con dấu (nếu được phân công), đảm bảo đúng quy định.
- Soạn thảo, trình ký, phát hành, quản lý văn bản đi theo đúng thể thức, thẩm quyền.
- Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, trình chuyển, theo dõi và lưu trữ tất cả văn bản đến.
Công tác lưu trữ:
- Thu thập, sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị.
- Phục vụ việc tra cứu, cung cấp tài liệu khi có yêu cầu, đúng thẩm quyền.
- Lập danh mục, phân loại, chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ.
- Quản lý thời hạn lưu trữ và thực hiện huỷ văn bản hết hạn lưu trữ.
- Bảo quản an toàn hồ sơ, tránh thất lạc, hư hỏng.
- Xây dựng quy chế, quy định, quy trình về văn thư lưu trữ và bảo mật.
Công tác bảo mật:
- Tiếp nhận, quản lý, lưu trữ, chuyển giao văn bản, tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật theo đúng quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Giám sát việc khai thác, sử dụng tài liệu, đảm bảo không để rò rỉ thông tin.
- Niêm phong, quản lý sổ đăng ký tài liệu mật, thực hiện quy trình bảo mật thông tin.
- Báo cáo ngay cho lãnh đạo khi phát hiện nguy cơ mất an toàn thông tin.
Công tác hành chính hỗ trợ:
- Phối hợp với các bộ phận trong các công tác hành chính, hậu cần.
- Quản lý văn phòng phẩm, in ấn, photo tài liệu.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo Phòng hành chính.
Trách nhiệm trong công việc:
Nhân sự giữ chức danh này phải chịu trách nhiệm hành chính hoặc hình sự theo quy định pháp luật nếu để xảy ra:
- Rò rỉ, thất lạc, hư hỏng tài liệu.
- Cố ý tiết lộ thông tin mật, tài liệu mật của Công ty ra bên ngoài.
- Sử dụng hồ sơ, tài liệu sai mục đích hoặc trái thẩm quyền.
Quy định về trách nhiệm này được ghi nhận trong mô tả công việc, hợp đồng lao động, nội quy lao động và quy chế kỷ luật để làm căn cứ xử lý khi có vi phạm.

- Phẩm chất: Trung thực, cẩn trọng, kính đáo, có tinh thần trách nhiệm cao và tuân thủ bảo mật tuyệt đối, có đạo đức nghề nghiệp.
- Kỹ năng: Thành thạo nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, hiểu biết pháp luật về văn thư lưu trữ, bảo mật thông tin; sử dụng tốt tin học văn phòng và phần mềm quản lý văn bản; kỹ năng tổ chức, lưu trữ, tra cứu hồ sơ khoa học.
- Trình độ: Tốt nghiệp trung cấp/cao đẳng/đại học chuyên ngành Hành chính – Văn thư – Lưu trữ hoặc ngành liên quan.

- Chế độ thăm hỏi, hiếu hỉ, sinh nhật..
- BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định.
- Phụ cấp trách nhiệm (theo từng bộ phận).
- Từ 3- 6 tháng xét tăng lương 1 lần.
- Có chỗ ở khi nhân viên ở xa.
- Chế độ thâm niên cao: từ tháng thứ 13 trở đi mỗi năm được thưởng thêm 3% lương thâm niên.
- Khen thưởng tuần / tháng / năm và khi có đóng góp xây dựng Tập đoàn.
- Cơ hội thăng tiến cao.
- Lương thỏa thuận theo năng lực.

Cập nhật gần nhất lúc: 2025-10-19 02:25:02