Lập kế hoạch và quản lý nhân sự
Đánh giá tình hình hoạt động của bộ phận và đề xuất các phương án cải thiện, nâng cao hiệu quả vận hành.
Lập lịch làm việc hằng tuần cho bộ phận Lễ tân, theo dõi việc tuân thủ lịch làm việc và tổng hợp ngày nghỉ (nghỉ tuần, phép, lễ, ốm,…) báo cáo Phòng Nhân sự.
Chuẩn bị các phương án dự phòng cho các tình huống phát sinh như: phàn nàn của khách, sự cố ca đêm, thiếu nhân sự đột xuất hoặc các đoàn khách quan trọng.
Xây dựng kế hoạch và quy trình đào tạo cho nhân viên mới đảm bảo nhanh chóng và hiệu quả.
Đảm bảo định biên nhân sự phù hợp, có phương án thay thế linh hoạt khi phát sinh thiếu hụt nhân sự, đặc biệt trong các dịp lễ, Tết hoặc mùa cao điểm.
Điều phối và giám sát hoạt động bộ phận Lễ tân
Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, phân công nhiệm vụ phù hợp theo năng lực nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành.
Hướng dẫn và nhắc nhở nhân viên tuân thủ các quy trình, biểu mẫu và quy định của khách sạn.
Tổ chức, phân công công việc cho nhân viên trong ca làm việc hợp lý, đảm bảo hiệu quả vận hành.
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan (Nhà hàng, Buồng phòng, Kinh doanh, Kế toán, Nhân sự…) để đảm bảo quy trình phục vụ khách hàng được vận hành hiệu quả.
Kiểm tra, giám sát tác phong, đồng phục, thái độ làm việc của nhân viên nhằm đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn.
Xử lý yêu cầu và phàn nàn của khách hàng
Duy trì thái độ chuyên nghiệp, lịch sự và tuân thủ các tiêu chuẩn dịch vụ của khách sạn.
Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng và đưa ra giải pháp phù hợp trong phạm vi thẩm quyền hoặc báo cáo cấp trên khi cần thiết.
Hỗ trợ và hướng dẫn nhân viên xử lý các yêu cầu đặc biệt hoặc phàn nàn của khách hàng một cách chuyên nghiệp và khéo léo.
Tuyển dụng và đào tạo nhân sự
Phối hợp với Phòng Nhân sự trong công tác tuyển dụng nhân sự cho bộ phận Lễ tân.
Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ và theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên mới.
Tham gia phỏng vấn, đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp.
Công tác đón và tiễn khách
Theo dõi và xử lý kịp thời các phản hồi, đánh giá của khách hàng sau khi trả phòng.
Hướng dẫn và nâng cao kỹ năng đón – tiễn khách cho nhân viên trong bộ phận.
Lên kế hoạch và chuẩn bị công tác đón tiếp các đoàn khách quan trọng (VIP).
