MỤC ĐÍCH:
Ứng viên phụ trách sản phẩm của TORRENT PHARMA.
Pay range: Attractive as per Industry standard and growth over current Salary
Reporting to: NSM
Pay type: Monthly salary (Employee on parole of Distributor (Hoang Duc)
About the Role:
We are looking for a highly organized and detail- oriented Tender Administrator to manage and coordinate all hospital and government tender- related activities across Vietnam via Distributor Hoang Duc.. This role is critical to ensuring successful participation in public and private hospital tenders, compliance with MOH regulations, and timely submission of high- quality tender documentation to Distributor
Job Responsibilities
Key Responsibilities
Tender Management
Monitor and track all national, provincial, and hospital tenders issued by MOH and healthcare institutions.
Prepare and submit complete tender dossiers (technical, commercial, regulatory, and legal documents).
Coordinate with regulatory, finance, distributors, and head office for timely tender submission and clarifications.
Maintain tender status, awarded quantities, contract periods, and hospital commitments.
Sales Data & Performance Coordination
Prepare management reports for forecasting, performance review, and supply planning.
Track sales versus tender awarded quantities and highlight variances or risks.
Maintain accurate sales reports by product, hospital, tender, and distributor.
Collect and consolidate monthly sales data from distributors in required format
Import & Distributor Coordination
Liaise with head office supply chain, logistics, and regulatory teams to ensure timely import of products.
Coordinate with distributor (Hoang Duc) for purchase orders, shipment planning, and import schedules.
Support documentation for customs clearance, product release, and warehouse receiving.
Inventory & Stock Management
Plan new stock imports based on sales velocity, tender commitments, and future demand.
Prevent stock- outs and overstock situations through proactive inventory control.
Monitor stock levels at distributor warehouses
Align inventory with tender awards, sales forecasts, and expiry management by coordinating with sales team
Tender Allocation & Supply Planning
Provide early warning to management on any potential supply risk or shortfall.
Track supply performance against awarded tender quantities and contractual obligations.
Compliance & Documentation
Ensure compliance with Vietnam MOH regulations, distributor agreements, and hospital tender rules.
Maintain up- to- date records of product registrations, GMP certificates, price approvals, contracts, and tender documents.
Reporting & Market Intelligence
Support management with data- driven insights for pricing, bidding, and supply decisions.
Track competitor pricing, tender results, and market trends.
Maintain a centralized database of tenders, prices, awarded quantities, stock levels, and sales.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Trách Nhiệm Công Việc
Trách Nhiệm Chính
Quản Lý Đấu Thầu
Phối hợp với bộ phận quy định, tài chính, nhà phân phối và trụ sở chính để nộp hồ sơ đấu thầu kịp thời và làm rõ các vấn đề.
Chuẩn bị và nộp hồ sơ đấu thầu đầy đủ (tài liệu kỹ thuật, thương mại, quy định và pháp lý).
Duy trì tình trạng đấu thầu, số lượng trúng thầu, thời hạn hợp đồng và cam kết của bệnh viện.
Theo dõi và cập nhật tất cả các cuộc đấu thầu quốc gia, tỉnh/thành phố và bệnh viện do Bộ Y tế (MOH) và các cơ sở y tế ban hành.
Phối Hợp Dữ Liệu Bán Hàng & Hiệu Suất
Thu thập và tổng hợp dữ liệu bán hàng hàng tháng từ các nhà phân phối theo định dạng yêu cầu.
Chuẩn bị báo cáo quản lý cho dự báo, đánh giá hiệu suất và lập kế hoạch cung ứng.
Duy trì báo cáo bán hàng chính xác theo sản phẩm, bệnh viện, đấu thầu và nhà phân phối.
Theo dõi doanh số so với số lượng trúng thầu và nhấn mạnh các biến động hoặc rủi ro.
Phối Hợp Nhập Khẩu & Nhà Phân Phối
Liên lạc với chuỗi cung ứng trụ sở chính, logistics và đội ngũ quy định để đảm bảo nhập khẩu sản phẩm kịp thời. (Lặp lại để nhấn mạnh).
Phối hợp với nhà phân phối (Hoàng Đức) cho đơn đặt hàng mua, lập kế hoạch vận chuyển và lịch nhập khẩu.
Hỗ trợ tài liệu cho thông quan hải quan, phát hành sản phẩm và nhận hàng kho.
Quản Lý Tồn Kho & Hàng Tồn
Căn chỉnh tồn kho với kết quả đấu thầu, dự báo bán hàng và quản lý hạn sử dụng bằng cách phối hợp với đội ngũ bán hàng.
Lập kế hoạch nhập khẩu hàng mới dựa trên tốc độ bán hàng, cam kết đấu thầu và nhu cầu tương lai.
Ngăn chặn tình trạng hết hàng và tồn kho dư thừa thông qua kiểm soát tồn kho chủ động.
Theo dõi mức tồn kho tại kho của nhà phân phối.
Phân Bổ Đấu Thầu & Lập Kế Hoạch Cung Cấp
Cung cấp cảnh báo sớm cho ban quản lý về bất kỳ rủi ro cung cấp hoặc thiếu hụt tiềm năng nào.
Theo dõi hiệu suất cung cấp so với số lượng trúng thầu và nghĩa vụ hợp đồng.
Tuân Thủ & Tài Liệu
Duy trì hồ sơ cập nhật về đăng ký sản phẩm, chứng nhận GMP, phê duyệt giá, hợp đồng và tài liệu đấu thầu.
Đảm bảo tuân thủ quy định của Bộ Y tế Việt Nam, thỏa thuận nhà phân phối và quy tắc đấu thầu bệnh viện.
Báo Cáo & Trí Tuệ Thị Trường
Hỗ trợ ban quản lý với các insights dựa trên dữ liệu cho quyết định giá cả, đấu thầu và cung cấp.
Theo dõi giá cả đối thủ, kết quả đấu thầu và xu hướng thị trường.
Duy trì cơ sở dữ liệu tập trung về đấu thầu, giá cả, số lượng trúng thầu, mức tồn kho và bán hàng.
