Nhiệm vụ:
Quản lý Hồ sơ và Văn bản:
Lưu trữ hồ sơ: Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ các bản vẽ thiết kế, hồ sơ hoàn công, hợp đồng và biên bản nghiệm thu.
Kiểm soát tài liệu: Đảm bảo hệ thống tài liệu luôn được cập nhật, dễ dàng tra cứu cho Ban Chỉ huy công trường và chủ đầu tư.
Soạn thảo văn bản: Viết các thông báo, tờ trình, biên bản họp và công văn đi/đến.
Quản lý Tài chính (Tạm ứng/Thanh toán):
Hỗ trợ cung ứng: Phối hợp với bộ phận vật tư để kiểm soát phiếu nhập/xuất kho và đối soát hóa đơn với nhà cung cấp.
Quản lý chi phí: Theo dõi các khoản tạm ứng, thanh quyết toán chi phí sinh hoạt, văn phòng phẩm và các khoản chi phí nhỏ tại công trường.
Công tác Hậu cần và Điều phối:
Tổ chức cuộc họp: Chuẩn bị phòng họp, tài liệu và ghi biên bản các cuộc họp giao ban giữa chủ đầu tư, tư vấn giám sát và nhà thầu.
Điều hành văn phòng: Đảm bảo vệ sinh, cơ sở vật chất văn phòng ban điều hành.
Mô tả công việc của nhân viên Nội Nghiệp
Các công việc chính:
Hỗ trợ điều phối: Lên lịch, sắp xếp và thông báo các cuộc họp, điều phối lịch làm việc, công tác của các thành viên dự án; chuẩn bị điều kiện làm việc (phòng họp, thiết bị).
Quản lý hồ sơ và tài liệu: Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ, soạn thảo, quản lý các loại văn bản, hợp đồng, báo cáo, hồ sơ thầu, hồ sơ thanh quyết toán.
Theo dõi tiến độ & báo cáo: Cập nhật tình trạng dự án, giám sát tiến độ công việc (hồ sơ, vật liệu, thanh toán), tổng hợp thông tin, phân tích và trình bày báo cáo theo yêu cầu.
Kết nối & liên lạc: Làm đầu mối liên hệ với các bên liên quan (chủ đầu tư, nhà thầu phụ, các phòng ban khác); truyền đạt thông tin dự án đến các thành viên.
Hỗ trợ chuyên môn: Phối hợp và hỗ trợ kỹ sư, đội ngũ triển khai các công việc hành chính, giấy tờ liên quan đến thi công.
Hỗ trợ hành chính & nhân sự: Chấm công, đăng ký lịch công tác, đặt vé máy bay/khách sạn, làm thủ tục hoàn ứng; quản lý vật tư văn phòng, thiết bị, đảm bảo các hoạt động hành chính diễn ra thông suốt.
Trách nhiệm quan trọng:
Đầu mối thông tin: Đảm bảo luồng thông tin giữa các cấp quản lý, kỹ sư và các bộ phận liên quan được thông suốt.
Đảm bảo tuân thủ: Hỗ trợ tuân thủ các quy định nội bộ và quy định pháp luật trong quá trình triển khai.
"Bộ não" điều phối: Giữ cho mọi hoạt động của dự án diễn ra có tổ chức, ngăn nắp.
