Mô tả công việc:
Mô tả công việc 1: Quản lý và soát xét hồ sơ, tài liệu trình ký:
Phân loại hồ sơ, kiểm soát hình thức văn bản, kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác về thủ tục và quy trình theo phân quyền phê duyệt;
Tiếp nhận và trình ký hồ sơ, hỗ trợ chuyển giao hồ sơ cho các Phòng ban theo line phân quyền;
Tóm tắt nội dung tờ trình đề xuất
Mô tả công việc 2: Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo đến các Đơn vị.
Tổng hợp báo cáo của tiến độ công việc các phòng ban để kịp thời phối hợp, giải quyết và báo cáo lên BOD.
Truyền đạt ý kiến/chỉ đạo/ thông điệp/ quyết định đến các Phòng ban chuyên môn. Theo dõi, đôn đốc, hỗ trợ và cập nhật báo cáo kết quả theo hạn định đề ra;
Tham gia một số cuộc họp liên quan đến việc vận hành và hoạt động khi có yêu cầu;
Mô tả công việc 3: Điều phối công tác hành chính chung của phòng ban:
Thực hiện tất cả hồ sơ phục vụ hoạt động của phòng ban (IT, ADM, các PYC hàng hóa/dịch vụ, thực hiện hồ sơ thanh quyết toán);
Đón khách và sắp xếp lịch họp
Quản lý văn phòng phẩm, tài sản khu vực, thực hiện các phiếu yêu cầu, hỗ trợ nhân sự mới của phòng ban về VPP, máy vi tính/ thiết bị làm việc;
Sắp xếp, thông báo lịch làm việc/lịch công tác của BOD đến các Phòng ban liên quan;
Quản lý danh sách đối tác quan trọng và liên hệ đặt hoa/ quà tặng cho đối tác khi có yêu cầu
Mô tả công việc 4: Thực hiện các công việc khác theo ủy quyền, yêu cầu của cấp trên.
Yêu cầu công việc:
Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên nghành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc tương đương;
Kiến thức:
- Hiểu cơ cấu tổ chức, đinh hướng và chiến lược của công ty từng thời kỳ;
- Có kiến thức về công tác Hành chính, Quản lý và lưu trữ hồ sơ (ISO, 5S);
- Ưu tiên ứng viên có kến thức chung về lĩnh vực Bất động sản.
Kinh nghiệm chuyên môn: Ít nhất 05 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Trợ lý/ Thư ký hoặc tương đương.
Kỹ năng:
- Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;
- Kỹ năng theo dõi và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên;
- Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt
- Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu qua các thiết bị văn phòng
- Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh; thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint...);
- Khả năng làm việc dưới áp lực cao, kiến thức rộng về xã hội và thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh;
- Kỹ năng làm việc độc lập, tự giác, ý thức trách nhiệm để hoàn thành tốt công việc;
- Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian,số liệu,…;
