Trợ Lý Ban Điều Hành

Hỗ trợ Ban Điều hành trong việc điều phối thông tin, theo dõi triển khai, kiểm soát tiến độ và chuẩn hóa báo cáo, đảm bảo các quyết định của BOD được thực hiện đúng- đủ- kịp thời- có kiểm soát trên toàn hệ thống (văn phòng và nhà máy).
I, MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

II, NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Hỗ trợ điều hành và theo dõi chỉ đạo BOD
ـ Tiếp nhận, tổng hợp và theo dõi các chỉ đạo, kết luận của BOD đến các phòng ban.
ـ Tổng hợp các vấn đề phát sinh cần xin ý kiến hoặc quyết định của BOD; báo cáo đúng trọng tâm, không lan man.
ـ Đôn đốc tiến độ thực hiện, cập nhật trạng thái và cảnh báo trễ hạn cho BOD.
Quản lý thông tin và báo cáo điều hành
ـ Thu thập, tổng hợp báo cáo định kỳ/đột xuất từ các bộ phận: Sản xuất, R&D, QA/QC, Kinh doanh, Mua hàng, TCKT, HCNS…
ـ Quản lý, lưu trữ hệ thống tài liệu điều hành: Kế hoạch, Báo cáo, Quy trình, Quyết định, Biên bản họp.
ـ Chuẩn hóa báo cáo theo định dạng thống nhất phục vụ BOD (rõ số liệu, có nhận định và đề xuất).
Điều phối họp và theo dõi cam kết sau họp (Họp BOD, không phải họp giao ban…)
ـ Chuẩn bị agenda, tài liệu, số liệu phục vụ các cuộc họp BOD.
ـ Ghi nhận biên bản họp, kết luận và đầu việc phân công.
ـ Theo dõi và cập nhật tình trạng thực hiện các cam kết sau họp; báo cáo lại BOD theo thời hạn.
Phối hợp liên phòng ban (Văn phòng- Nhà máy)
ـ Là đầu mối kết nối thông tin giữa BOD- các Trưởng bộ phận- Nhà máy.
ـ Đảm bảo thông tin truyền đạt đúng mạch, thống nhất, không sai lệch.
ـ Hỗ trợ BOD kiểm soát việc tuân thủ chỉ đạo, kế hoạch và quy trình đã được phê duyệt.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công
ـ Tham gia các dự án trọng điểm: tái cấu trúc, xây dựng quy trình, chuẩn hóa vận hành, audit nội bộ.
ـ Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu làm việc với đối tác, BOD, cơ quan quản lý khi cần.
ـ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công trực tiếp của BOD.

- Kỷ luật, trách nhiệm, làm việc dựa trên hệ thống, không cảm tính.
- Chịu được áp lực cao, làm việc với nhịp độ nhanh và yêu cầu khắt khe.
- Quản lý thời gian và xử lý nhiều đầu việc song song.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong doanh nghiệp sản xuất/nhà máy.
- Trung thực, cẩn trọng, bảo mật thông tin.
- Thông minh, nhanh nhẹn, chủ động trong công việc.
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Quản trị, Kinh tế, Tài chính, Luật;
- Ưu tiên ứng viên có nền tảng Hóa học/Dược học/Công nghệ mỹ phẩm (lợi thế khi làm việc với nhà máy).
- Sử dụng tốt Word, Excel, PowerPoint; biết công cụ quản lý công việc là lợi thế.
- Kỹ năng lập và chuẩn hóa báo cáo điều hành.
- Giao tiếp rõ ràng, đúng vai trò, đúng mực.
- Tối thiểu 02- 03 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý điều hành, PMO, Thư ký BOD hoặc vị trí quản lý tổng hợp.
- Tư duy hệ thống, tổng hợp và phân tích vấn đề tốt.

Tham gia các cuộc họp nội bộ quan trọng để nắm bắt thông tin điều hành.
Yêu cầu các phòng ban cung cấp thông tin, báo cáo theo chỉ đạo hoặc ủy quyền của BOD.
Được quyền nhắc việc, đôn đốc tiến độ trong phạm vi công việc được giao.

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-01-15 12:30:03