Role Overview
- Operation Manager là thành viên của Ban lãnh đạo, chịu trách nhiệm xây dựng, điều hành để triển khai dự án của công ty nhằm đảm bảo cam kết với khách hàng, đóng gói, hoàn thiện & phát triển mô hình dịch vụ & tối ưu chi phí vận hành.
- Operation Manager làm việc chặt chẽ với CEO / Founders và các trưởng bộ phận (Account, Creative, Media, Production, Affiliate, Finance) để phân bổ nguồn lực hợp lý, ưu tiên dự án chiến lược, xử lý rủi ro vận hành và liên tục cải tiến mô hình vận hành.
- Bên cạnh đó, Operation Manager chịu trách nhiệm xây dựng cấu trúc đội ngũ vận hành đa mảng (Affiliate/ Live Stream/ Video/ Ads/ Vận hành sàn), quy trình, KPI và văn hóa làm việc, phát triển năng lực đội ngũ nhằm đảm bảo tổ chức vận hành ổn định, linh hoạt và tăng trưởng có kiểm soát trong trung và dài hạn.
Key Responsibilities
Executive Collaboration & Leadership Reporting
- Là thành viên Ban lãnh đạo, tham gia xây dựng và triển khai chiến lược vận hành nhằm đảm bảo đạt mục tiêu kinh doanh và mục tiêu khách hàng.
- Báo cáo và tham mưu cho CEO / Founders về:
+ Rủi ro vận hành chiến lược, điểm nghẽn và đề xuất phương án xử lý
+ Nhu cầu phân bổ nguồn lực và các quyết định cần phê duyệt ở cấp điều hành
+ Tình hình vận hành theo từng dự án / nhóm dự án
- Chủ động đề xuất:
+ Mô hình vận hành có khả năng scale
+ Nâng cao & fine tune chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của thị trường
+ Sáng kiến tối ưu chi phí – nâng cao hiệu suất
- Tham gia các buổi Strategy Review / Business Review, đóng góp góc nhìn vận hành & thị trường.
+ Tổng hợp và trình bày báo cáo điều hành về:
+ Chi phí & hiệu quả vận hành theo dự án
+ Rủi ro, cơ hội và khuyến nghị hành động
- Tham gia ra quyết định liên quan đến ưu tiên dự án chiến lược, phân bổ nguồn lực và đầu tư tăng trưởng.
Financial Management
- Đề xuất ngân sách đầu tư vận hành (công cụ, hệ thống, nhân sự) nhằm nâng cao hiệu suất, quản lý ngân sách thực thi theo mức được phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm kiểm soát:
+ Hiệu quả tài chính theo target công ty
+ Chi phí vận hành theo dự án / account
Demand forecast
- Phối hợp với phòng nhân sự để xây dựng nguồn lực giúp triển khai smooth
- Dựa trên nhu cầu vận hành của khách hàng để forecast nguồn lực phù hợp để xét duyệt với CEO
Quản lý chất lượng thực hiện dịch vụ
- Nắm rõ KPI & mục tiêu/ dự án/ khách hàng, từ đó lên kế hoạch thực hiện & đảm bảo chất lượng vận hành.
- Xây dựng khả năng thực thi, vận hành dịch vụ đứng top đầu thị trường.
Lên kế hoạch & quản lý dự án
- Tham gia cùng Account xây dựng và triển khai các kế hoạch vận hành/ client/ dự án
- Phối hợp với Account để đánh giá tính khả thi, chi phí và mô hình triển khai của các giải pháp đề xuất cho khách hàng.
+ Monthly Business Plan cho các dự án.
+ QBP (Quarterly Business Plan)
+ JBP (Joint Business Plan)
- Điều phối nguồn lực từ các team Creative, Media, Ops, Production, Affiliate để triển khai dự án.
- Thiết kế mô hình quản trị dự án, phân tầng dự án theo độ phức tạp, quy mô và KPI.
- Theo dõi tiến độ, đảm bảo chất lượng triển khai và cam kết với khách hàng.
- Tiếp nhận brief từ Account, phân tích và chuyển hóa thành scope công việc, kế hoạch triển khai và chi phí dự trù rõ ràng.
- Kiểm soát scope thay đổi, đảm bảo:
+ Có phê duyệt
+ Chi tiêu đúng theo mức được duyệt
- Lập báo cáo tiến độ và báo cáo hiệu quả chiến dịch.
- Chủ động quản lý rủi ro, xử lý phát sinh trong quá trình triển khai.
- Đánh giá hiệu suất dự án, rút kinh nghiệm và cải tiến cho các campaign tiếp the
Đóng gói & phát triển các mô hình thực thi dự án
- Xác định mục tiêu của khách hàng, xu hướng của thị trường, lợi thế cạnh tranh của nhãn hàng, từ đó đóng gói & phát triển mô hình thực thi dự án (kế hoạch, chi phí, tính khả thi) giúp đạt được mục tiêu, tối ưu chi phí & tăng lợi thế cạnh tranh của Goldnet trên thị trường
- Đối với các dự án mới chưa có mô hình thực thi, cần tìm hiểu thị trường và lên kế hoạch xây dựng mô hình mới
- Đối với mô hình đã có, cần tiếp tục tìm cách tối ưu chi phí, nguồn lực & hiệu suất.
Leadership & People management
- Triển khai văn hoá cho team theo văn hóa của doanh nghiệp
- Quản lý, training, huấn luyện và mentor đội ngũ Vận hành.
- Đánh giá hiệu suất, phát triển năng lực nhân sự.
- Phối hợp với HR để lên kế hoạch training nhân sự.
- Tuyển dụng, phân công, đánh giá, đề xuất khen thưởng/kỷ luật
- Xây dựng và tối ưu:
+ Cấu trúc team vận hành
+ Quy trình vận hành & quản trị dự án
+ KPI
+ Vai trò & trách nhiệm
Quyền hạn
- Đề xuất tuyển dụng/điều chỉnh nguồn lực phục vụ dự án.
- Có quyền đề xuất & thực hiện điều chỉnh kế hoạch phân bổ nguồn lực, pricing, phương án triển khai khi được phê duyệt.
- Quản lý ngân sách & quy trình & kế hoạch vận hành theo chi tiêu dự trù đã phê duyệt, các kế hoạch & khoản chi tiêu ngoài phê duyệt cần được thống nhất với CEO/ Ban lãnh đạo.
