CHỨC NĂNG
- Quản lý toàn bộ hoạt động của bộ phận tiền sảnh, bảo đảm hiệu quả, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ khách sạn đề ra. Chịu trách nhiệm xây dựng quy trình làm việc, phân công công việc, đánh giá hiệu quả, đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách trung thành,Khách ở dài hạn. Xử lý các yêu cầu phàn nàn của khách hàng
- Vận hành hoạt động của bộ phận FO. Quản lý lịch trình làm việc của nhân viên để đảm bảo quy trình làm việc của bộ phận Lễ tân luôn được duy trì và giám sát, đào tạo nhân viên.
- Trực tiếp giám sát tất cả các nhân viên Lễ tân và đảm bảo nhân viên hoàn thành đúng nhiệm vụ. Chỉ đạo và điều phối các hoạt động của quầy lễ tân, đặt phòng, dịch vụ khách hàng, và các khu vực tổng đài. Chuẩn bị báo cáo hàng ngày, tuần, tháng… và ngân sách cho bộ phận Lễ tân.
NHIỆM VỤ
- Tổ chức các buối họp thường xuyên với các nhân sự trong bộ phận nhằm duy trì hiệu quả thông tin liên lạc.
- Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh trong việc phát triển kinh doanh và chiều hướng kinh doanh của khách sạn.
- Kiểm tra việc chuẩn bị cho khách quan trọng, đảm bảo họ nhận được đúng và đủ các tiêu chuẩn của hạng khách mà họ đạt được.
- Luôn chủ động việc giải quyết các vấn đề, đưa ra quyết định đúng và nhanh chóng.
- Ra chỉ tiêu cho BP và quản lý các chi phí một cách hiệu quả.
- Trực tiếp đào tạo cho cấp dưới tối thiểu 10 tiếng mỗi tuần. Đảm bảo các nhân viên cấp dưới phải được đào tạo đúng theo chương trình, và áp dụng đúng và đầy đủ, luôn duy trì và được giám sát chặt chẽ.
- Thiết lập, áp dụng và giám sát các chương trình dịch vụ khách hàng.
- Kiểm tra báo cáo hàng ngày từ các khu vực khác nhau của lĩnh vực nhỏ cũng như sổ nhật ký của quản lý trực ban về các vấn đề có liên quan đến bộ phận, về những việc cần thiết phải có sự theo dõi giải quyết hay cần phải thông báo Tổng quản lý.
- Chịu trách nhiệm trong việc giữ phẩm chất đạo đức tốt và tính kỷ luật cao của các thành viên trong bộ phận
- Hỗ trợ trong việc xây dựng công suất phòng và dự báo giá phòng bình quân.
- Đóng góp ý kiến và quan điểm đến các bộ phận chủ chốt để đảm bảo giá phòng, đinh hướng kinh doanh, doanh số luôn đúng và đạt được kế hoạch kinh doanh.
- Nắm tất cả các tài khoản, giám sát chặt chẽ tình hình doanh thu của bộ phận.
- Ra quyết định về việc nhận các khoản đặt cọc tiền mặt, huỷ các khoản thu, hay chi tiền mặt ra và trả lại tiền cho khách theo các quy trình đã được thiết lập.
- Lựa chọn, tuyển dụng và đào tạo nhân viên sao cho đạt được yêu cầu tiêu chuẩn dịch vụ của ngành dịch vụ khách sạn
- Cập nhật các tiêu chuẩn và quy trình mới và thông báo cho nhân viên biết.
- Hỗ trợ tuyển chọn, đào tạo và khích lệ nhân viên Lễ tân phối hợp với bộ phận nhân sự để tuyển nhân viên.
- Kiểm tra và điều hành các tổ của Sảnh, đảm bảo nhân sự của BP thực hiện nhiệm vụ đúng theo tiêu chuẩn yêu cầu, đúng theo quy trình và có tính kiên định, luôn được áp dụng và duy trì từ khâu nhận đặt phòng của khách đến khi khách rời khỏi khách sạn.
- Quản lý các hoạt động hàng ngày và tiêu chuẩn về cách phục vụ của nhân viên Lễ tân đảm bảo tuân thủ theo đúng những thủ tục của bộ phận Lễ tân.
- Phối hợp với Bộ phận an ninh tiến hành kiểm tra, giám sát các trường hợp bất thường, các khách không mong muốn.
- Điều khiển, hướng dẫn tình trạng phòng qua việc liên lạc chặt chẽ với bộ phận đặt phòng, công suất phòng hàng ngày và tình trạng phòng trống để đảm bảo đạt được doanh thu cao nhất..
- Thiết lập, điều hành và cải tiến các tiêu chuẩn và quy trình để hệ thống hoạt động hiệu quả hơn, khách hàng hài lòng hơn.
- Chịu trách nhiệm tất cả các tài sản thuộc sự quản lý của sảnh (trang thiết bị, nội thất…)
- Có mặt chào đón tất cả các khách quan trọng và các khách quay lại của khách sạn.
- Đảm bảo nhân viên trong Bộ phận phải hiểu rõ về các nội quy phòng cháy chữa cháy, an ninh an toàn về sức khoẻ, vệ sinh của khách sạn.
- Nắm bắt thống kê tình hình phòng hàng ngày, tất cả các đặt phòng và gia hạn đặt phòng trong mùa cao điểm, số lượng phòng bán và quyết định đóng những ngày cần thiết trên mạng.
- Hiểu rõ quy trình khẩn cấp, cháy nổ và đảm bảo nhân viên cũng được đào tạo và biết cách ứng phó khi tình huống xảy ra theo đúng trình tự.
- Sắp xếp lịch làm việc hàng tuần cho nhân viên và theo dõi các ngày phép của họ.
- Làm việc chặt chẽ với các tổ chức của nhóm đoàn hội thảo hay công ty du lịch.
- Nắm bắt tất cả các tiêu chuẩn và quy trình liên quan đến kế toán, doanh thu… và hướng dẫn nhân viên làm đúng.
- Nộp báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm về dự báo công suất phòng bằng cách phối hợp với phòng Kinh doanh dịch vụ và phòng kinh doanh để lên kế hoạch chỉ tiêu tài chính.
- Liên lạc chặt chẽ với Trưởng Buồng phòng trong việc đóng, mở các tầng, phòng cho việc bảo trì, bảo dưỡng.
- Chịu trách nhiệm thiết lập các chương trình và nội dung đào tạo cho nhân viên như Bảng mô tả công việc, Tiêu chuẩn và quy trình phục vụ theo đúng định hướng phục vụ cho hoạt động của bộ phận, bao gồm cả việc đào tạo trên thực tế công việc.
- Phát triển và duy trì mối quan hệ mật thiết với các khách của khách sạn, cung cấp dịch vụ cho họ càng cụ thể từng cá nhân càng tốt.
- Theo dõi tình trạng chi phí khách và đảm bảo các khoản thu phải được thu đầy đủ và đúng thời điểm. Theo dõi thường xuyên các khoản thu còn treo để đảm bảo các khoản đó phải được thu.
- Chịu trách nhiệm duy trì công suất phòng cao thông qua việc lập kế hoạch, chiến lược và sắp xếp phòng ốc.
- Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên
