Cơ hội việc làm trong ngành Hành chính - Văn phòng

Hành chính- văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở hầu hết các công ty, đặc biệt bộ phần này có thể kiêm thêm nhiệm vụ làm công tác nhân sự. Bộ phận hành chính- văn phòng được ví như hệ tuần hoàn, là mạch máu lưu thông liền lạc khắp cơ thể, nó ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả của các bộ phận khác trong công ty.

Nhìn chung, ngành hành chính- văn phòng có nhu cầu về nhân lực khá lớn để đủ đáp ứng cho cơ cấu và quy mô của các tổ chức, doanh nghiệp.

Những kỹ năng cần có để trở thành nhân viên Hành chính - Văn phòng

Nhân viên hành chính- văn phòng giữ một vai trò quan trọng trong công ty. Công việc chính của họ là sắp xếp công việc, vào sổ sách và làm những việc hỗ trợ khác. Tuy nhiên, khi các công ty ngày càng khắt khe và đòi hỏi nhiều hơn ở nhân viên thì bạn cần trau dồi cho bản thân những kỹ năng sau đây:

- Kỹ năng giao tiếp

Nhân viên hành chính- văn phòng không chỉ ngồi trên bàn giấy và máy tính. Họ còn làm báo cáo với cấp trên, họp ý tưởng…tất cả các công việc trên đều yêu cầu nhân viên phải giao tiếp. Một người giao tiếp tốt chắc chắn sẽ có cơ hội thành công hơn những người “thiếu hụt” kỹ năng này. Kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn dễ dàng hoàn thành công việc.

- Kỹ năng tin học

Nhân viên hành chính- văn phòng không thể thiếu khả năng tin học thành thạo. Không chỉ đơn giản là biết mở, tắt hay gõ chữ văn bản. Tin học văn phòng đòi hỏi bạn phải thành thạo các công cụ như Word, Exel… Tuy nhiên với sự phát triển từng ngày của công nghệ thông tin thì việc cập nhật thường xuyên các công cụ là hết sức cần thiết. Ngoài những phần mềm trên, nhân viên hành chính- văn phòng nên tìm hiểu và biết sử dụng những công cụ liên quan đến công việc.

- Kỹ năng làm việc nhóm

Một nhân viên văn phòng tốt là người có khả năng hợp tác với người khác, vì thế rất nhiều tin đăng tuyển dụng nhân viên hành chính- văn phòng đều đưa ra yêu cầu về khả năng teamwork. Vì thế, rèn luyện khả năng giao tiếp và chia sẻ trong nhóm là rất quan trọng.

- Kỹ năng ứng phó tình huống

Công việc nào cũng không thể tránh những việc phát sinh ngoài ý muốn, thậm chí phát sinh ở những thời điểm bạn không thể lường trước. Lúc này, bắt buộc bạn phải đưa ra cách giải quyết. Giải quyết vấn đề khoa học sẽ không làm ảnh hưởng đến thành quả công việc, thậm chí tạo điều kiện cho công việc tiến hành nhanh và suôn sẻ hơn.

- Khả năng sáng tạo

Nhiều người lầm tưởng rằng một nhân viên hành chính- văn phòng không cần sáng tạo. Nhưng từ thực tế cho thấy khả năng sáng tạo giúp làm việc tốt hơn. Thay vì làm công việc quen thuộc theo 1 cách dập khuôn thì bạn có thể sáng tạo ra cách mới nhanh hơn, tốt hơn. Một người dám chấp nhận và sẵn sàng thay đổi theo hướng tích cực sẽ được đánh giá cao và thăng tiến nhanh trong công việc.

Các công việc của ngành Hành chính - Văn phòng

Công việc hành chính- văn phòng thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính- văn phòng khá đa dạng và bao quát. Dưới đây là một số công việc tiêu biểu trong ngành hành chính- văn phòng.

- Nhân viên lễ tân

Công việc lễ tân thuộc bộ phận hành chính của một doanh nghiệp. Vị trí này cũng có vai trò quan trọng được xem như là điểm kết nối liên lạc của cả công ty. Đảm bảo các hoạt động hỗ trợ được đầy đủ, giúp các phòng ban nhanh chóng được đáp ứng các nhu cầu phục vụ công việc.

Công việc của một nhân viên lễ tân văn phòng cụ thể là tiếp đón các vị khách đến làm việc, hướng dẫn các vị khách tham quan các văn phòng làm việc tại công ty. Bên cạnh đó là trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ, sắp xếp và trang hoàng gọn gàng, ngăn nắp quầy lễ tân.

Lễ tân cũng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng phòng ban, trả lời thư điện tử và cung cấp các thông tin chính xác cho khách hàng của doanh nghiệp, quản lý văn phòng phẩm tồn kho và đặt mua kịp thời theo yêu cầu của các phòng ban, sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty, chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết, luôn cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng.

Thu nhập trung bình của lễ tân dao động từ 5 đến 7 triệu đồng/tháng, tùy thuộc quy mô doanh nghiệp và kinh nghiệm thực tế.

- Nhân viên hỗ trợ hành chính

Công việc chính của nhân viên hỗ trợ hành chính là đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…

Cụ thể bạn sẽ hỗ trợ đồng nghiệp trong việc soạn thảo, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, sắp xếp, bố trí khuôn viên làm việc ngăn nắp gọn gàng, giữ gìn vệ sinh khuôn viên làm việc, chuyển giao hồ sơ, giấy tờ giữa các phòng ban và thực hiện các công việc theo chỉ dẫn của cấp trên.

Ngoài ra nhân viên hỗ trợ hành chính sẽ tiến hành tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan, tham gia hỗ trợ các sự kiện được công ty hoặc phòng ban tổ chức. Thu nhập của nhân viên hỗ trợ hành chính dao động từ 5.5- 12 triệu đồng/tháng.

- Trợ lý riêng

Chức năng của một trợ lý riêng cũng như một nhà tổ chức, một người điều phối dự án, hay thậm chí là một chủ cửa hàng. Một người có thể có hơn một trợ lý riêng tùy vào yêu cầu công việc và khả năng tài chính của họ, nhưng mỗi một trợ lý chỉ có thể có một “khách hàng” và giờ làm việc thì không cố định.

Mặc dù công việc hằng ngày luôn thay đổi nhưng nhìn chung công việc mà một trợ lý riêng sẽ cần làm là chọn lọc những cuộc điện thoại gọi đến, sắp xếp các cuộc hẹn và hội họp, giải quyết một số rắc rối nhỏ nảy sinh bằng năng lực sẵn có của bản thân. Ngoài ra, trợ lý riêng cũng phụ trách lên kế hoạch tổ chức các bữa tiệc hay một số sự kiện khác, trả lời các thư từ gửi đến, lên lịch cho những chuyến du lịch hoặc công tác của sếp.

Lương trợ lý giám đốc trung bình từ trên 5 triệu – gần 22 triệu đồng/tháng. Nếu biết tiếng anh ở mức giao tiếp tốt, thì lương trợ lý giám đốc còn có thể vượt mức 22 triệu đồng/tháng.

- Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Trưởng phòng hành chính tổng hợp là người phụ trách mảng hành chính trong doanh nghiệp bao gồm các vấn đề liên quan đến thủ tục, hồ sơ, chế độ, chính sách, cách thiết lập và quản lý các biểu mẫu lưu hành trong doanh nghiệp… Ngoài ra, trưởng phòng hành chính tổng hợp cùng các nhân sự mình quản lý cần tham gia các hoạt động khác của phòng nhân sự.

Các công việc chính là phân công công việc, chịu trách nhiệm và giám sát toàn bộ công việc của phòng hành chính nhân sự từ cấp độ phòng ban tới từng cá nhân.

Trưởng phòng cũng sẽ tham gia các công việc chung về tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật ..... nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động, tổ chức tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng cùng các nhân sự trong phòng.

Yêu cầu của vị trí này là phải có đầy đủ kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên. Thu nhập của trưởng phòng hành chính tổng hợp trong khoảng 20- 50 triệu đồng/tháng tùy vào tính chất và quy mô doanh nghiệp.

Vì tính chất công việc, hành chính- văn phòng thường thu hút nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới làm nghề này sẽ tham vọng thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự như vậy, nữ giới cũng thường không chỉ thực hiện công việc giấy tờ đơn thuần, với óc tổ chức tốt và kinh nghiệm phong phú trong nhiều lĩnh vực, không ít nhân viên đã phấn đấu lên các vị trí cao như quản lý.

Tóm lại, hành chính- văn phòng vẫn luôn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài, và có đủ “đất” để “dụng võ” năng lực của mình.