Job Summary:
Hợp tác và đảm nhiệm một số chức năng kế toán thu, thuế và các vị trí trống trong thời gian ngắn hạn.
Thực hiện các công việc thư ký văn phòng và công việc hành chính liên quan đến bộ phận Tài Chính Kế Toán.
Duties and responsibilities:
Đánh các thông báo khi cần và gởi các bộ phận, đảm bảo rằng tất cả các thông báo được kí bởi người thông báo, lưu giữ thông tin cho người đọc trong hồ sơ, đảm bảo các thông báo gởi đi phải có sự đồng ý của người có tên trong thông báo.
Nhận và phân phát thư của Phòng Tài Chính Kế Toán, xử lý thư đến và giữ bí mật. Ghi lại thư đến và đi, đảm bảo không còn thư cần gửi vào cuối ngày.
Kiểm tra, sắp xếp các cuộc hẹn và họp của FC và bộ phận. Quản lý văn phòng phẩm, kiểm tra, nhận thêm, làm phiếu và nhận hàng từ kho, đảm bảo không thừa thiếu.
Lưu giữ và cập nhật danh sách điện thoại nội bộ, giám đốc/quản lý, nhân viên Phòng Tài Chính Kế Toán. Gửi thông báo đúng quy trình, lưu trữ và theo dõi.
Tham dự các cuộc họp và ghi biên bản. Đánh biên bản chính xác và gọn gàng theo form mẫu và logo của Khách sạn. Ghi lại và theo dõi các mục cần làm cho các cuộc họp tiếp theo, gửi biên bản trong vòng 24 giờ đến các cá nhân liên quan, theo dõi và đảm bảo rằng các biên bản được gửi và được lưu trữ.
Thường xuyên tiếp xúc với chương trình cháy nổ và khẩn cấp, tham gia các cuộc họp về qui trình cháy nổ và khẩn cấp hằng quí hoặc khi nào Khách sạn có tổ chức, nắm rõ vị trí thoát hiểm hỏa hoạn, bình chữa cháy, dụng cụ cứu thương gần nhất, đảm bảo rằng tất cả các nhân viên phòng Tài Chính Kế Toán biết được các vị trí thoát hiểm gần nhất, thường xuyên kiểm tra và bỏ đầy đủ dụng cụ trong hộp dụng cụ cứu thương.
Lưu giữ và theo dõi các hợp đồng, lưu hợp đồng một cách hợp lí theo trình tự thời gian.
Lưu giữ và làm các biểu mẫu/phiếu cần thiết cho bộ Phận Tài Chính Kế Toán. Bổ sung nếu có sự thay đổi.
Đảm nhiệm và làm bảng chấm công cho Phòng Tài Chính Kế Toán. Đảm bảo rằng bảng chấm công phải được gởi đến phòng Nhân Sự đúng hạn.
Hỗ trợ Kế Toán Công nợ về công việc thẻ tín dụng như sau:
Tham gia thực hiện việc kiểm kê hàng tháng của Phòng Tài Chính Kế Toán.
Đảm bảo rằng tất cả các giao dịch thẻ tín dụng được kiểm tra tính đầy đủ và các tài khoản được cân đối hàng ngày trên báo cáo.
Tham gia với tư cách là thu ngân hoặc các chức năng kế toán trong các sự kiện/công việc hàng năm của Phòng Tài Chính Kế Toán như Chợ Quê, kiểm kê công cụ dụng cụ...
Kiểm tra đối chiếu tất cả các chứng từ của việc trả lại tiền qua thẻ, phải được phê duyệt của ban giám đốc trước khi trả lại tiền bằng credit card.
Nhanh chóng điều tra tất cả các tranh chấp về Credit card, kết hợp với lễ tân và ngân hàng.
Tính và nhập chính xác các khoản tiền hoa hồng vào chương trình.
Hỗ trợ vị trí Giám Sát Lương và Thuế trong việc báo cáo thuế hằng tháng và đảm nhiệm các công việc đượcgiao bởi vị tí này.
