Admin Cum HR (tiếng Hoa/Anh)

- We are looking for a reliable and experienced Office Administrator. They will undertake administrative tasks, ensuring the rest of the staff has adequate support to work efficiently. /Chúng tôi đang tìm kiếm một Chuyên viên Hành chánh văn phòng đáng tin cậy và có kinh nghiệm. Họ sẽ đảm nhận các nhiệm vụ hành chính, đảm bảo các nhân viên được hỗ trợ đầy đủ để làm việc một cách hiệu quả.
- The tasks of the office administrator will include bookkeeping. The ideal candidate will be competent in prioritizing and working with little supervision. They will be self-motivated and trustworthy./ Nhiệm vụ của chuyên viên Hành chánh văn phòng sẽ bao gồm sổ sách kế toán. Ứng cử viên lý tưởng sẽ được ưu tiên làm việc với ít sự giám sát. Họ là người có động lực và đáng tin cậy.
- The office administrator ensures smooth running of our company’s office activities and contributes in driving sustainable growth./ Chuyên viên Hành chánh văn phòng đảm bảo vận hành các hoạt động văn phòng của công ty một cách trơn tru và góp phần thúc đẩy tăng trưởng một cách bền vững.
* JOB DESCRIPTION:
* Admin tasks:
- Carrying out duties requested by directors, including schedule meetings, travel arrangements etc. / Thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của giám đốc, bao gồm lịch trình họp, sắp xếp các chuyến công tác, vv
- Manage phone calls and correspondence (e-mail, letters, packages etc.) ./ Quản lý các cuộc gọi điện thoại và thư từ (e-mail, thư, hàng hoá, v.v.).
- Track stocks of office supplies and place orders when necessary. / Theo dõi tài sản và mua văn phòng phẩm khi cần.
- Supervise cleaning crew and cleanliness of office space. / Giám sát vệ sinh nhân viên và đảm bảo sự sạch sẽ ở khuôn viên văn phòng.
- Coordinate and participate in office space planning, maintenance and renovations when necessary. / Phối hợp và tham gia lập kế hoạch, bảo trì và cải tạo không gian văn phòng khi cần
- Coordinate office activities and operations to secure efficiency and compliance to company policies. / Phối hợp và quản lý các hoạt động văn phòng nhằm đảm bảo việc tuân thủ chính sách của công ty một cách hiệu quả.
- Conduct clerical duties, including filing, preparing documents etc. / Thực hiện nhiệm vụ văn thư, bao gồm việc soạn và chuẩn bị tài liệu, văn bản.
- Perform accounting tasks, including budgeting, bookkeeping, petty cash and employees’ salary payroll. / Thực hiện các nhiệm vụ kế toán, bao gồm việc lập ngân sách, lưu trữ chứng từ kế toán, tiền mặt và Bảng lương nhân viên.
- Maintains a positive and friendly office environment among employees and visitors. / Duy trì môi trường văn phòng tích cực và thân thiện giữa nhân viên và khách hàng.
- Monitor employees’ attitude and discipline in check and provide warning when needed./Theo dõi việc chấp hành giờ giấc cũng như tác phong làm việc của nhân viên và kỷ luật bằng việc kiểm tra và nhắc nhở khi được yêu cầu
* HR tasks:
- Be in charge of recruitment procedures such as collecting recruitment requests from departments, sourcing and screening qualified profiles, arranging interview, reference check, announcing interview results, etc/ Thực hiện quy trình tuyển dụng như tiếp nhận các yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban khác, tìm kiếm nguồn tuyển dụng và sơ vấn các hồ sơ ứng viên đúng yê cầu, tổ chức phỏng vấn, ghi nhận phản hồi, và thông báo kết quả phỏng vấn

- Proven experience as an office administrator or office assistant with minimum 3 years’ experience. / Kinh nghiệm vị trí Hành chánh nhân sự hoặc trợ lý văn phòng ít nhất là 3 năm 
- Outstanding communication and interpersonal abilities. / Khả năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản tốt. 
- Excellent organizational and time management skills. / Kỹ năng hoạch định và quản lý thời gian.
- Familiarity with office management procedures and accounting principles. / Thành thạọ với các thủ tục liên quan đến quản lý văn phòng và nguyên tắc kế toán.
- Excellent knowledge of MS Office and office management software (ERP etc.) ./ Kiến thức tốt về MS Office và phần mềm quản lý văn phòng (ERP, v.v.)
- Trustworthy to handle Confidential Information. /Đáng tin cậy trong việc giải quyết các thông tin bảo mật. 
- Advanced Diploma or Degree in office administration or relevant field is preferred. / Trình độ từ Cao đẳng trở lên, ngành Quản trị văn phòng hoặc các ngành khác có liên quan
- Female, preferably above 28 years old. / Giới tính: Nữ, trên 28 tuổi.  
- Fluent in Vietnamese & Chinese speaking and writing. Advantage for candidates if fluent in third language, English speaking and writing. / Thông thạo nói, viết tiếng Việt và tiếng Trung. Ứng viên thông thạo cả tiếng Trung và tiếng Anh là một lợi thế. 
- Qualifications in secretarial studies will be an advantage. / Trình độ Nghiệp vụ liên quan về thư ký sẽ là một lợi thế.