Giám sát chi tiêu, kiểm kê hàng tháng và báo cáo cho thư ký, kế toán
Định kì và đột xuất kiểm kê tài sản cá nhân của Sếp (những tài sản Sếp ủy quyền trông coi) để đề xuất thay mới hoặc vệ sinh, bảo dưỡng khi cần
Kiểm tra lại kết quả công việc của những nhân viên trực thuộc để đảm bảo mọị người hoàn tất nhiệm vụ được giao một cách chu toàn, không có sai sót. Trường hợp có sai sót sẽ nhắc nhở để điều chỉnh, chấn chỉnh kịp thời và có thể xử lý phạt theo quy định nếu lỗi vi phạm lặp lại hoặc cố ý hoặc do bất cẩn gây hậu quả nghiêm trọng.
Tổ chức, sắp xếp điều hành các công việc hậu cần, hành chính trong Công ty; đảm bảo các công việc cơ bản (như dọn dẹp, lau chùi, sắp xếp vật dụng gọn gàng) hằng ngày được chỉn chu & suôn sẻ.
Kiểm tra, sắp xếp suất ăn của nhân viên trong văn phòng theo bữa ăn (3 bữa/ngày) và phần ăn tiêu chuẩn.
Lên kế hoạch và hỗ trợ thực hiện việc đón tiếp khách đến Công ty, sắp xếp nơi ăn uống, chỗ ở, vui chơi giải trí và các nhu cầu khác của khách (nếu có)
Trưc tiếp thực hiện các công việc hậu cần khi thiếu người hoặc khi cần thiết
Thường xuyên kiểm tra và thông thạo các thiết bị điện trong văn phòng. Giám sát việc bảo quản trang thiết bị, tài sản.
Tìm hiểu những thói quen, yêu cầu cá nhân của Sếp để điều động, sắp xếp việc cung cấp các dịch vụ một cách phù hợp, như trong vấn đề ăn uống, chăm sóc sức khỏe., (Tính ngày đã mở lọ thuốc, kiểm soát thuốc uống; Kiểm kê, đảm bảo thực phẩm sạch sẽ, an toàn theo số ngày quy định của từng loại, …)
Dự đoán nhu cầu của cấp trên và chủ động lên kế hoạch chuẩn bị, dự trù, đề xuất
Kiểm tra các thiết bị điện khác trong văn phòng và nếu cần thiết phải yêu cầu sửa chữa, bảo trì hoặc thay mới kịp thời để đảm bảo an toàn. Lên lịch và hướng dẫn nhân viên làm vệ sinh định kỳ các trang thiết bị điện trong văn phòng như tủ lạnh, máy lạnh,… để đảm bảo vệ sinh và độ bền của thiết bị
Chịu trách nhiệm về việc đặt mua đồ ăn thức uống bao gồm nhận, giao và sắp xếp việc phục vụ đồ ăn thức uống cho các thành viên trong văn phòng hoặc cho các sự kiện nếu có.
Nắm bắt yêu cầu công việc của những nhân viên trong nhóm để thường xuyên giám sát, đào tạo hướng dẫn công việc để họ luôn thực hiện đúng. Định kì hoặc đột xuất kiểm tra các quy trình thực hiện công việc của các bộ phận liên quan để đảm bảo mọi người tuân thủ quy trình.
Luôn cập nhập công nghệ, các app để phục vụ công việc và hướng dẫn cho nhân viên cấp dưới.
Các công việc khác theo phân công của Sếp và cấp trên.
II/ Những trách nhiệm khác:
Hỗ trợ, tổng hợp đóng bill tiền điện, nước hằng tháng của các đón vị văn phòng ở VN và nước ngoài.
Hỗ trợ thu mua/ kiểm tra/ kiểm kê các trang thiết bị cho văn phòng
Tổ chức và dẫn dắt các cuộc họp nội bộ khi cần thiết
Hỗ trợ cho các thư ký CEO khi cần
Book xe, vé máy bay (mua kiện hành lý), khách sạn, xin visa cho Sếp và các đối tác cũng như thân nhân khi có trip đi nước ngoài
Hỗ trợ vận hành các sự kiện, bữa tiệc.
