Mô tả công việc:
Hợp tác tổ chức hội nghị:
• Khi cần thiết có thể làm việc trực tiếp với khách hàng để nắm bắt yêu cầu chính xác nhất.
• Làm việc với F&B Manager, Chef, Banquet sales về kế hoạch tổ chức sự kiện- đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng được đáp ứng một cách tốt nhất.
• Phối hợp với bộ phận Kinh doanh tiệc lên kế hoạch sơ bộ tổ chức hội nghị, tiệc đã đặt.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện:
• Phối hợp với Banquet Supervisor, Banquet Captain, nhân viên thiết kế, nhân viên trang trí,… lên kế hoạch tổ chức chi tiết cho từng sự kiện. Xác định số lượng nhân sự thiết yếu, yêu cầu các dịch vụ kèm theo và báo cáo lên cấp trên để lấy xác nhận.
• Theo dõi tiến độ hoàn thiện các công tác chuẩn bị, đảm bảo khung cảnh hội trường, hệ thống âm thanh ánh sáng, sân khấu, bàn ghế, dụng cụ phục vụ… được chuẩn bị đúng tiêu chuẩn, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
• Theo kế hoạch đã duyệt, phân chia- giao nhiệm vụ cụ thể cho cấp dưới.
Điều hành, giám sát quá trình tổ chức của hội nghị, yến tiệc:
• Đứng quan sát và theo dõi toàn bộ quá trình diễn ra của sự kiện để xử lý kịp thời những tình huống phát sinh.
• Giám sát toàn bộ nhân viên trong khi tiệc đang diễn ra, phối hợp hỗ trợ giữa các vị trí khi có xảy ra trường hợp cấp bách.
• Giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng trong quá trình tổ chức sự kiện khi cấp dưới yêu cầu hỗ trợ.
• Hướng dẫn nhân viên giải quyết các yêu cầu đặc biệt của khách hàng trong phạm vi thẩm quyền cho phép.
• Phối hợp với các bên liên quan kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi phục vụ khách hàng.
• Tổ chức họp giao ban trước sự kiện để nắm bắt tình hình chuẩn bị, phân công, điều chỉnh nhiệm vụ cho những bộ phận khác.
Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên:
• Phối hợp với phòng nhân sự tham gia quá trình phỏng vấn tuyển dụng nhân viên.
• Phân công cấp dưới hướng dẫn công việc cho nhân viên mới trong quá trình thử việc.
• Gửi yêu cầu tuyển dụng cho bộ phận nhân sự, đảm bảo đủ nhân sự đáp ứng được toàn bộ khối lượng công việc của bộ phận Banquet.
• Tham gia đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên ở các bộ phận khác trong nhà hàng, khách sạn.
