Mô tả công việc
Based at Site and reporting to the Senior Contract Administrator. The contract & sourcing officer shall efficiently facilitate the initiation, negotiation, execution and administration of all FPA (Fixed price agreements) and the negotiation with suppliers to obtain goods, materials, and services at the best prices by using strategic sourcing strategies and their extensive knowledge to create strong relationships with suppliers while maintaining the existing ones. Other works of contracts administration as assigned by the Contracts Supervisor or SCM Manager.
Làm việc tại nhà máy và báo cáo cho Cán bộ hợp đồng cấp cao.Nhân viên quản lý hợp đồng & tìm kiếm nguồn hàng sẽ tạo điều kiện thuận lợi hiệu quả cho việc khởi tạo, đàm phán, thực hiện và quản lý tất cả các hợp đồng đơn giá cố định. Đàm phán với nhà cung cấp để có được dịch vụ và hàng hóa tốt nhất với đơn giá tối ưu nhất. Thực hiện các công việc quản lý Hợp đồng khác khi được giao từ Giám sát Hợp đồng và Quản lý SCM.
Phối hợp với bộ phận Quản lý Vật tư (MM) để quyết định nhóm vật tư nào sẽ đưa vào Hợp đồng FPA dựa trên giá trị tồn kho, mức độ quan trọng của hàng hóa (Cao, Trung Bình, Thấp). Từ đó chuẩn bị danh sách mã vật tư và RFQ/ RFP và gửi cho bên nhà cung cấp cho các Hợp đồng FPA mới hoặc gia hạn Hợp đồng FPA.
Coordinate with Materials Management for determination of material group to be considered for FPA based on the inventory value, turnover, greatest impact (e.g. OSD) and criticality (High, Medium or Low. Prepare material lists and the RFQ/ RFP to send to bidders for new FPA contracts and the renewal of expired and expiring FPA contracts
Tìm kiếm nhà cung cấp và duy trì các mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp / Sourcing suppliers and maintaining long lasting relationships with them as well as existing suppliers
Chuẩn bị hợp đồng hoặc sửa đổi hợp đồng theo đề xuất trong thư Đề xuất (LOR).
Chuẩn bị Đề xuất (LOR) cho Hợp đồng mới hoặc Phụ lục Hợp đồng / Prepare Letter of Recommendation to award contract or amendment
Thực hiện so sánh đơn giá (CBE), xin phê duyệt CBE từ trưởng Bộ Phận SCM,và trả lời yêu cầu làm rõ RFP nếu có / Do the Comercial Bid Evaluation (CBE) and get the CBE approved from the SCM Manager. Respond to RFP clarification request if any
Prepare contract or contract amendment as proposed in the letter of recommendation
Đưa danh sách vật tư đã được duyệt lên SAP để tạo FPA mới hoặc sửa đổi FPA đã có khi có sự thay đổi về đơn giá. Gửi Yêu cầu duy trì trên SAP với đơn vị được chọn cho Inventory để thực hiện việc duy trì này.
Upload approved material list in SAP to create new FPA or to adjust the existing FPA if any changes on the price. Send a Request to maintain sourced list to Inventory team of this new material list
Thực hiện đánh giá nhà cung cấp để đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ đúng theo các điều khoản trên Hợp đồng đã ký / Conducting audits to ensure that vendors are complying with the terms of their contract
Đảm bảo tất cả các tài liệu liên quan đến hợp đồng theo mẫu Hợp đồng NPMC SCM và SOP / Ensure all contract related documents are as per NPMC SCM Contract template and SOP
Quản lý hợp đồng để đảm bảo việc gia hạn hợp đồng kịp thời đúng thời gian / Contract Administration and management to ensure timely renewal of contract
Duy trì sổ đăng ký hợp đồng trong SAP / Maintain contract register in SAP and maintain hard copies filing properly
Thiết lập và duy trì hợp đồng, lưu trữ PO cả bản cứng và bản mềm trong sharepoint / Setup and maintain contract, PO storage both hard copies and soft copies in sharepoint
