Responsibilities and means/Trách nhiệm và nhiệm vụ:
• Ensures books, records and accounts are maintained accurately and fairly reflect the transactions and administration of the assets of the hotel.
Đảm bảo mọi sổ sách, ghi chép và các tài khoản được cập nhật chính xác, hợp lý, phản ánh chính xác các nghiệp vụ và tài sản của Công ty
• Devises and maintains a system of internal accounting control sufficient to ensure that transactions are executed in Miadance with Management’s general and specific authorisation and in compliance with generally accepted accounting principles and specific country legislation
Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý kế toán nội bộ hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ kế toán được thực hiện phù hợp với qui định quản lý chung và đặc thù của tập đoàn, phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế và tuân thủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam
• Reviews and certifies any hotel internal or external financial reporting before distribution
Kiểm tra và đảm bảo tất cả các báo cáo tài chính nội bộ và phát hành ra bên ngoài đều chính xác trước khi phát hành.
• Oversees the preparation of the hotel’s yearly operating budget
Kiểm tra và thực hiện việc xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm của khách sạn
Administrative responsibilities/Trách nhiệm hành chính:
• Ensures the hotel hold all required licenses and permits to operate
Đảm bảo khách sạn có đầy đủ các loại giấy phép cần thiết để hoạt động
• Ensures the hotel has adequate insurance policies in place as stipulated in the Management Agreement
Đảm bảo khách sạn mua đầy đủ các loại hình bảo hiểm được trình bày trong hợp đồng quản lý
• Reviews all proposed contracts for pricing and terms, ensuring that hotel’s interest comes first and is protected at all time
Kiểm tra tất cả các hợp đồng về giá cả và các điều khoản, đảm bảo đặt lợi ích của khách sạn lên hàng đầu và lợi ích của khách sạn phải được đảm bảo tại mọi thời điểm.
• Provides assistance to other operational departments in the definition, implementation and follow- up of improved internal control tools
Trợ giúp các bộ phận kinh doanh khác trong việc thiết lập, thực hiện và theo dõi việc thực hiện các chính sách quản lý nội bộ
• Maintains close communication with third parties such as Owning company, public auditors, external auditors, local authorities.
Duy trì việc trao đổi thông tin với bên thứ ba như Công ty chủ đầu tư, các cơ quan kiểm toán, chính quyền địa phương
Technical responsibilities/Trách nhiệm về mặt nghiệp vụ:
• Oversees and ensures the smooth running of all accounting functions in the hotel and in particular:
- All balance sheet accounts are fully reconcilled on a monthly basic and discrepancies are immediately identified and corrected.
- The timely preparation and release of accurate monthly financial statements and other related reports
Giám sát và đảm bảo các nhiệm vụ của Phòng kế toán được thực hiện một các tốt nhất, đặc biệt là:
- Đảm bảo các tài khoản trên bảng cân đối kế toán được đối chiếu hàng tháng và các chênh lệch được phát hiện, xử lý kịp thời
- Đảm bảo các báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan được hoàn thành đúng thời hạn và chính xác
• Oversees and ensures the smooth running of Account Receivables, Credit and Cashiering functions in particular:
- Regularly organise credit meetings with the participation of the General Manager and all concerned Heads of Department where all debtors’balances are analysed
- All account receivable balances are bona fide and appropriate actions taken to collect overdue amounts
- Oversees the maintenance of the Account Receivable sub- ledgers in creating new debtors’ code or updating credit limits
- The safeguard of all hotel cash and bank assets to certify all monthly bank and credit card reconciliation, to ensure that all daily cash and cheque collection are duly verified and banked- in- intact on a daily basic.
Giám sát và đảm bảo các chức năng như kế toán công nợ phải thu, chính sách công nợ, thu ngân được thực hiện một cách hiệu quả, không có sai sót dặc biệt là:
- Đảm bảo an toàn cho các khoản tiền mặt và tiền gởi ngân hàng của Khách sạn. Xác nhận phiếu đối chiếu tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng, đảm bảo tất cả tiền và séc thu được trong ngày phải được kiểm tra, xác nhận và gửi vào ngân hàng ngay trong ngày.
- Giám sát danh sách khách hàng được mua nợ, và việc phê duyệt cho khách hàng được mua nợ mới, giám sát việc cập nhật định mức được nợ cho mỗi khách hàng
- Số dư trên tài khoản công nợ phải thu ở tình trạng tốt, các hình thức thu nợ phù hợp phải được áp dụng để thu nợ quá hạn
- Thường xuyên tổ chức họp công nợ phải thu với sự tham gia của Tổng giám đốc điều hành và các Trưởng bộ phận có liên quan để phân tích số dư công nợ phải thu
• Oversees and ensures the smooth running of the overall cost control functions, in particular:
- The strick respect of all control procedures and policies
- The actual record and safeguard of all stocks of the hotel with an variances being justified and corrected.
Giám sát để bảo đảm chức năng kiểm soát chi phí được thực hiện đầy đủ và hiệu quả, đặc biệt là:
- Việc ghi nhận hàng hóa thực tế và tính an toàn của các kho hàng được giám sát và kiểm tra thường xuyên, tất cả các khoản chênh lệch phải được kiểm tra và xử lý kịp thời.
- Giám sát chặt chẽ việc tuân thủ các chính sách và qui trình liên quan đến kiểm soát chi phí.
• Oversees and ensures the smooth running of the purchasing functions, in particular that all procurement of goods and services are done in Miadance with the hotel policies and procedures.
Giám sát để bảo đảm chức năng mua hàng được thực hiện một cách hiệu quả, đặc biệt là việc mua tất cả các loại hàng hóa và dịch vụ phải tuân thủ theo chính sách và qui trình của khách sạn.
• Oversees and ensures the smooth running of the overall payroll and general administrative functions, in particular:
- The strict respect of country tax legislation (preparation and filing of all tax matters)
- The accuracy of the payroll calculation and payment to employees
Giám sát và đảm bảo các chức năng tiền lương và các chức năng hành chính được thực hiện hiệu quả, đặc biệt là:
- Đảm bảo tuân thủ luật thuế của nhà nước (chuẩn bị và lưu lại các vấn đề về thuế)
- Tính chính xác trong tính và thanh toán lương cho nhân viên
• Oversees all legal and tax matters related to the hotel in liaison with consultants and local authorities
Giám sát tất cả các vấn đề liên quan đến luập pháp và thuế của khách sạn, đảm bảo phù hợp với tư vấn và qui định của chính quyền.
• Oversees and ensure the smooth running of the hotel’s computer system.
Giám sát và đảm bảo hệ thống máy tính của khách sạn hoạt động tốt, hiệu quả
Human responsibilities/Trách nhiệm về mặt nhân sự:
• Ensures that necessary in- house/outside training for all employees of the department is provided to enable personnel to temporarily fill another position during a regular employee’s absence.
Đảm bảo đào tạo đầy đủ các kỹ năng, nghiệp vụ cần thiết cho nhân viên và đảm bảo khi có một nhân viên trong bộ phận vắng mặt
• Motivates all employees of the department and encourage job performance
Động viên, khích lệ nhân viên trong bộ phận để họ có gắn bó lâu dài với công việc
