Nhiệm vụ 1: Xây dựng và chuẩn hóa hệ thống:
Xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình (SOP), quy định về vận hành và khai thác Khách sạn/Resort từ giai đoạn đánh giá khả thi đến Pre- opening và Vận hành khai thác đảm bảo bảo phù hợp với quy định pháp luật và tiêu chuẩn ngành (VN & quốc tế).
Xây dựng tài liệu/Sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ cho các bộ phận: lễ tân, an ninh, vệ sinh, cảnh quan, quản lý khách lưu trú, F&B….
Xây dựng Lesson Learn & Case study giúp cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng nhằm mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho Khách hàng.
Chuẩn hóa quy trình vận hành cho từng loại hình Khách sạn/Resort.
Thiết lập bộ tiêu chí đánh giá hiệu suất (SLAs, KPIs) vận hành và khai thác.
Thiết lập bộ nhận diện kiểm soát rủi ro đối với hoạt động vận hành và khai thác.
Xây dựng chế độ báo cáo về hoạt động vận hành và khai thác.
Thu thập phản hồi từ các Khách hàng/Phòng ban/bộ phận để cải thiện, nâng cấp hệ thống và đề xuất các biện pháp tối ưu hóa hệ thống vận hành- khai thác.
Nhiệm vụ 2: Số hóa & quản lý dữ liệu hệ thống
Ứng dụng và triển khai các giải pháp công nghệ (BMS, AI, phần mềm quản lý vận hành) để tự động hóa và nâng cao hiệu quả quản lý vận hành- khai thác.
Kiến nghị/Đề xuất cải tiến quy trình, nâng cấp hệ thống số hóa dựa trên dữ liệu được phân tích
Số hóa hệ thống dữ liệu tập trung về vận hành- khai thác để dễ dàng phân tích, tối ưu hóa quy trình.
Xây dựng thư viện dữ liệu khách hàng và thu thập kết quả đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng về chất lượng dịch vụ để cải tiến nâng cao chất lượng & hệ thống.
Quản lý & cập nhật hệ thống dữ liệu về hoạt động vận hành- khai thác trên hệ thống số hóa đảm bảo dữ liệu được lưu trữ an toàn, bảo mật, đồng thời dễ dàng truy xuất, phân tích khi cần thiết.
Nhiệm vụ 3: Đào tạo và hướng dẫn
Định kỳ cập nhật kiến thức về quy định pháp lý, tiêu chuẩn liên quan đến hoạt động quản lý vận hành Khách sạn/Resort và truyền đạt lại cho đội ngũ nhân sự liên quan.
Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ về tiêu chuẩn, quy trình quản lý vận hành cho đội ngũ nhân sự và các bên liên quan.
Tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng mềm và xử lý tình huống.... đối với hoạt động quản lý vận hành Khách sạn/Resort.
Nhiệm vụ 4: Tổ chức giám sát, kiểm tra và đánh giá
Kiểm tra, giám sát việc thực hiện tuân thủ theo đúng tiêu chuẩn, quy định.
Xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ/đột xuất.
Đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý vận hành thông qua khảo sát mức độ hài lòng từ khách hàng và các chỉ số (SLAs, KPIs).
Nhiệm vụ 5: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Quản lý trực tiếp.
Nhiệm vụ 6: Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống
Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về Quản lý rủi ro.
Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tập đoàn. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ phòng.
Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Phòng Ban sử dụng, vận hành, quản lý.
Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Phòng Ban nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân tài, kế thừa.
Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Phòng Ban: Quy chế làm việc, Quy trình, Quy định, Biểu mẫu- Check list công việc, …, đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Phòng/ Ban trong Tập đoàn được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.
