- Mua sắm văn phòng và quản lý tài sản:
• Lập kế hoạch, đề xuất mua sắm, đặt hàng nhà cung cấp, cấp phát và quản lý văn
phòng phẩm, công cụ dụng cụ cho CBNV.
• Theo dõi, bảo trì, sửa chữa các thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, máy tính,
điều hòa, v.v.) đảm bảo hoạt động tốt.
• Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý, theo dõi tài sản cố định và công cụ dụng cụ của
công ty (nhập, xuất, điều chuyển, thanh lý).
• Lập mã tài sản, dán tem, cập nhật thông tin tài sản vào hệ thống phần mềm (nếu có)
hoặc hồ sơ theo dõi.
• Phối hợp với kế toán kiểm kê định kỳ, đối chiếu tài sản, lập biên bản kiểm kê và báo
cáo tình hình sử dụng tài sản.
• Đề xuất các biện pháp bảo quản, sử dụng hiệu quả và tiết kiệm tài sản công ty.
- Quản lý văn phòng làm việc:
• Phối hợp với các đơn vị dịch vụ bên ngoài (tạp vụ, bảo vệ, bảo trì, điện nước, mạng
• Quản lý vệ sinh văn phòng, cây xanh đảm bảo văn phòng xanh, sạch, đẹp
internet) để duy trì hoạt động tốt của văn phòng.
• Hỗ trợ công tác chuẩn bị phòng họp, sắp xếp không gian làm việc khi có yêu cầu
- Quản lý và điều phối xe:
• Theo dõi lịch trình sử dụng xe của Ban lãnh đạo và các phòng ban.
• Theo dõi định mức xăng dầu, chi phí vận hành xe, làm đề xuất thanh toán.
• Quản lý hồ sơ xe (đăng ký, đăng kiểm, bảo hiểm, bảo trì, sửa chữa).
• Đảm bảo xe luôn trong tình trạng hoạt động tốt, sạch sẽ và an toàn.
- Quản lý văn phòng bán hàng (nhà mẫu):
• Kiểm tra, giám sát tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị tại văn phòng bán hàng/nhà
trong tình trạng sẵn sàng đón tiếp khách hàng (sạch sẽ, ngăn nắp, đầy đủ tiện nghi)
mẫu và đề xuất bảo trì, sửa chữa khi cần. Đảm bảo văn phòng bán hàng/nhà mẫu luôn
• Phối hợp với bộ phận Kinh doanh/Marketing để chuẩn bị các vật phẩm hỗ trợ bán
hàng (brochure, mô hình, sa bàn, v.v.) và đảm bảo chúng được bảo quản tốt.
• Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm và các vật tư cần thiết cho hoạt động của văn
phòng bán hàng.
- Công tác văn thư:
• Thực hiện công tác đóng dấu, sao y bản chính các tài liệu theo quy định
• Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, giấy tờ hành chính khoa học, đảm bảo dễ dàng tra cứu.
• Tiếp nhận, phân loại, chuyển phát công văn, tài liệu đến và đi.
- Hỗ trợ các sự kiện:
• Chuẩn bị vật tư, thiết bị: Đảm bảo đầy đủ nước uống, đồ ăn nhẹ (nếu cần), văn phòng
• Hỗ trợ công tác hậu cần sự kiện (đặc biệt Livestream buổi tối)
phẩm, thiết bị hỗ trợ (ổ cắm, dây điện, quạt, đèn...) cho các buổi livestream, sự kiện.
• Linh hoạt thời gian: Sẵn sàng làm việc ngoài giờ hành chính (buổi tối) theo yêu cầu
công việc để hỗ trợ các buổi livestream và sự kiện quan trọng.
- Thực hiện các công việc khác:
• Hỗ trợ đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, sắp xếp lịch trình công tác cho Ban lãnh
đạo và nhân viên khi có yêu cầu.
• Thực hiện các báo cáo hành chính định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cấp quản
lý.
• Phối hợp với Phòng Pháp chế và các phòng ban khác để xử lý các vấn đề liên quan
đến hành chính, tuân thủ quy định pháp luật.
• Thực hiện yêu cầu khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp
