Giám sát công tác hành chính
- Giám sát, kiểm tra việc chăm sóc công tác thờ cúng tại PNJP.
- Soạn thảo công văn, ban hành và lưu trữ.
- Quản lý tài xế, điều phối xe, thẻ taxi. Điều phối và kiểm tra/kiểm soát việc bảo trì, bảo dưỡng xe.
- Giám sát việc thực hiện công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định PNJP.
- Theo dõi và thanh toán các chi phí: điện, nước, điện thoại,…
- Giám sát việc đặt hàng và lập kế hoạch cấp phát đồng phục PNJP.
- Kiểm tra định mức và cung cấp xăng phục vụ sản xuất, phục vụ xe ô tô Công ty.
- Kiểm tra công tác chuẩn bị phòng họp: book phòng, cafe, trái cây, bánh kẹo, trà nước,…cho nhu cầu đào tạo, tiếp khách, hội họp theo đề xuất hoặc chủ trương được duyệt.
- Cung cấp các dịch vụ: Vé máy bay, visa, khách sạn, tổ chức event,…
- Hỗ trợ công tác Hành chính cho Bộ phận Sỉ các chi nhánh.
- Quản lý tài sản bảo trì, bảo dưỡng máy photo (bao gồm việc cung cấp mực in).
- Xây dựng các thủ tục, quy định liên quan đến việc quản trị hành chính trong phạm vi được phân công.
- Đặt hoa khai trương cho toàn hệ thống và hoa trang trí tại Công ty.
- Giám sát việc mua sắm trang bị tài sản, CCDC, sửa chữa, bảo trì bảo dưỡng tài sản, chi phí khác: xăng, điện, nước SX và tiêu dùng.
- Cung cấp suất ăn: trưa, giãn ca, lệch ca,…
- Quản lý, sắp xếp lịch họp.
- Xây dựng các thủ tục, quy định liên quan đến việc quản trị hành chính.
- Giám sát các công việc hành chính chăm sóc đời sống người lao động
- Giám sát và kiểm tra suất ăn tại Công ty. Phối hợp công đoàn,y tế đánh giá nhà cung cấp theo định kỳ.
- Kiểm soát ngân sách hành chính PNJP và theo dõi báo cáo các tiến độ công việc theo file date của bộ phận.
- Cho số và ban hành văn bản nội bộ, công văn từ bên ngoài đến các phòng ban, cá nhân có liên quan.
- Kiểm soát nhu cầu văn phòng phẩm hàng tháng của các khu vực sản xuất và phòng ban theo định mức ban hành.
Kiểm tra, giám sát công tác quản lý tài sản
- Theo dõi, giám sát việc thực hiện hợp đồng, đối chiếu và đề nghị thanh toán theo thực tế.
- Theo dõi, kiểm tra tài sản hư hỏng khi có đề xuất xin thay để có hướng xử lý hoặc hỗ trợ.
- Giám sát kế hoạch phòng ngừa, khắc phục, theo dõi sửa chữa nhỏ, sửa chữa lớn.
- Thực hiện việc thanh lý tài sản khi tài sản không còn nhu cầu sử dụng theo quy định công ty
- Phối hợp với Công đoàn, bộ phận y tế kiểm tra cơm và đánh giá nhà thầu.
Quản lý, tổ chức tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo và Đánh giá KPIs nhân viên
- Kiểm soát, đốc thúc, động viên nhân viên hoàn thành tốt công việc theo đúng thời hạn.
- Tổ chức các buổi thảo luận nhằm chia sẻ kinh nghiệm về chuyên môn cho nhân viên.
- Thực hiện đánh giá thành tích theo thang thành tích đã xây dựng cho từng vị trí. Đề xuất khen thưởng hoặc các hình thức kỷ luật đối với các nhân sự trong bộ phận lên Ban Giám Đốc PNJP.
- Tổ chức các buổi huấn luyện kỹ năng chuyên môn cho nhân viên.
- Lập kế hoạch nhân sự, phân công công việc phù hợp theo yêu cầu công việc.
