Tham mưu hoạt động Quan hệ đối ngoại.
Phụ trách hoạt động thành tích khen thưởng cấp cao, bên ngoài của công ty
- Đề xuất các chương trình thi đua, khen thưởng với các ban ngành bên ngoài.
- Đảm bảo tham gia đầy đủ các chương trình thi đua, khen thưởng bên ngoài.
- Đảm bảo các hồ sơ thi đua, khen thưởng được thực hiện đầy đủ và kịp thời.
- Cập nhật thành tích, liên hệ các đơn vị chức năng, tìm hiểu thông tin về các danh hiệu thi đua - khen thưởng.
- Lưu trữ các hồ sơ khen thưởng, các loại bằng khen, giấy khen, kỷ niệm chương….
- Triển khai, Tiếp nhận, tổng hợp, xử lý và lập hồ sơ đề nghị khen thưởng các danh hiệu tập thế/cá nhân cấp công ty.
- Báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình thi đua, khen thương đối ngoại của công ty.
§ Theo dõi việc triển khai, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo kết quả thực hiện của các bộ phận theo yêu cầu của GĐ QHĐN
§ Đảm bảo công văn tài liệu xử lý, ban hành, truyền đạt kịp thời, tính bảo mật
§ Tham gia các cuộc họp theo sự phân công, ủy quyền
§ Ghi chép và sắp xếp các chương trình, thời gian họp của Giám đốc và các đối tác.
§ Hỗ trợ Giám đốc có sự phân công, phân bổ hợp lý về thời gian, nguồn lực để thực thi các nhiệm vụ
§ Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp.
§ Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ phòng/các bộ phận, đơn vị bên ngoài và soạn thảo, phản hồi công văn theo yêu cầu của GĐ QHĐN.
§ Đảm bảo công tác đo lường, đánh giá và báo cáo các công việc một cách đầy đủ, hiệu quả
§ Hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác đối nội, đối ngoại, quan hệ giao dịch với các cơ quan chức năng khi được phân công.
§ Hỗ trợ các bộ phận khác trong phòng QHĐN trong việc thực hiện các chỉ thị của Giám đốc.
§ Cầu nối liên hệ giữa các thành viên, các bộ phận với Giám đốc
§ Đảm bảo lịch công tác, làm việc của phòng QHĐN và GĐ QHĐN chính xác, hợp lý, chuyên nghiệp
§ Lưu giữ tài liệu, công văn, hồ sơ.
§ Đảm bảo thông tin truyền đạt chính xác, đầy đủ
§ Thực hiện dịch và soạn thảo các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh, tiếng Việt theo yêu cầu.
§ Theo dõi việc lập và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động của các bộ phận theo tháng, quý, năm.
§ Tiếp nhận, đăng ký lịch làm việc của Giám đốc. Lên lịch, sắp xếp kế hoạch công tác và thông báo lịch làm việc của Giám đốc theo tuần/tháng/quý.
