1.TRƯỚC KHI KHÁCH TỚI
-Nắm kĩ các thông tin về khách: tên khách, chức vụ, giờ đến, giờ bay/tàu/xe, thông tin người liên lạc/trợ lý của khách (nếu có) để có những quan tâm và chuẩn bị chu đáo, chính xác và phù hợp
-Dự đoán các nhu cầu của khách hàng bằng cách tìm hiểu sở thích, không thích, dị ứng…
-Có sự hiểu biết căn bản về thức ăn và cách thức phục vụ (bò, rượu vang…)
-Nắm bắt được lịch trình của khách trong thời gian lưu trú/thăm viếng
-Đề xuất và sắp xếp tiện nghi, phương tiện cho khách theo yêu cầu và qui định của công ty
-Nắm bắt thông tin liên lạc của những nơi khách sẽ viếng thăm và điều phối chương trình chặt chẽ và trơn tru
-Chào đón khách với thái độ chuyên nghiệp và thân thiện
2.NGÀY KHÁCH ĐẾN
-Chào đón khách tại sân bay/bến tàu/nhà ga… khi cần thiết
-Kiểm tra tình trạng phòng khách sạn/resort nơi khách sẽ lưu trú: kiểm tra phòng, trang trí phòng, quà chào đón, trái cây chào đón, thiệp chào đón…
-Khi khách đến nơi lưu trú, phối hợp với cơ sở lưu trú để tiến hành thủ tục nhận phòng (check in) nhanh và hiệu quả, check in riêng biệt khi cần thiết.
-Hỗ trợ hành lý, túi xách cho khách
-Hỗ trợ khách với những thông tin cần thiết tại cơ sở lưu trú (địa điểm & giờ giấc ăn sáng, các tiện nghi khác…)
3.TRONG THỜI GIAN KHÁCH LƯU TRÚ/THĂM VIẾNG
-Là mối liên lạc chính của khách trong suốt quá trình ở
-Hỗ trợ khách trong việc lên kế hoạch và thực hiện kế hoạch tham quan và hội họp (nếu có)
-Điều phối với các bộ phận có liên quan đến việc dọn phòng, đặt và phục vụ ăn uống, thăm viếng khuôn viên, dự án… của khách trong thời gian lưu trú
-Luôn cập nhật các thông tin về an toàn, chính sách, địa điểm tham quan, giải trí, thư giãn, thông tin du lịch tại địa phương … để hỗ trợ khách khi cần thiết
-Phối hợp với các phòng ban có liên quan tại khách sạn/resort để xử lý các nhu cầu khác của khách (giặt ủi, in ấn…)
4.NGÀY KHÁCH ĐI
-Chuẩn bị quà và thiệp chia tay vào đêm trước ngày khách trả phòng
-Gợi ý/Sắp xếp việc thu dọn và vận chuyển hành lý
-Đảm bảo việc trả phòng của khách không có trở ngại
-Phối hợp với đội ngũ khách sạn/resort để cho việc trả phòng (check out) của khách được nhanh chóng và hiệu quả, check out riêng biệt và nhanh chóng tại phòng khách khi cần thiết
-Phối hợp và điều phối các bộ phận có liên quan về việc đưa đón khách đến điểm kế tiếp
-Tiễn khách với thái độ chuyên nghiệp và thân thiện
5.TRONG THỜI GIAN KHÔNG CÓ KHÁCH
-Tự trang bị kiến thức cá nhân về các dịch vụ có liên quan (đặt khách sạn, nhà hàng trong khu vực, các kiến thức về đồ ăn thức uống, cách phục vụ…)
-Tự huấn luyện và thực hành các kiến thức nêu trên
-Hỗ trợ các công việc trong văn phòng khi cần
