1. Quản lý các loại văn bản, giấy tờ, hồ sơ
- Quản lý các loại văn bản hành chính, thông báo, quyết định, công văn đến, công văn đi của resort theo hệ thống.
- Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phòng, lập bảng tổng kết công vào cuối hàng tháng.
- Quản lý nghỉ việc và hồ sơ nghỉ việc của nhân sự.
- Gởi và nhận các văn bản hoặc các thông tin bằng thư tín, email, máy fax.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân viên tại resort; lưu hồ sơ nhân viên trong file theo bộ phận, bảo đảm bảo mật các thông tin cá nhân về nhân sự.
- Soạn thảo các loại văn bản, công văn, quyết định, thông báo và ban hành khi có yêu cầu.
- Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến HCNS: lưu các biểu mẫu, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo bộ phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu mẫu.
2. Quản lý văn phòng phẩm, các trang thiết bị văn phòng
- Thực hiện việc mua sắm tài sản, trang thiết bị của Công ty khi có yêu cầu.
- Thực hiện việc kiểm kê tài sản, trang thiết bị định kỳ hàng tháng/ năm.
- Kiểm tra, giám sát, theo dõi toàn bộ tài sản của Công ty.
- Lập đề xuất mua văn phòng phẩm, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng rà soát lại số lượng VVP tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát VPP, tồn VPP.
- Theo dõi và quản lý công việc hàng ngày để hỗ trợ các hoạt động trong văn phòng, đảm bảo sự sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng.
3. Các công việc khác
- Tham gia các chương trình bồi dưỡng, nâng cao trình độ- nghiệp vụ khi được resort tạo điều kiện.
- Phối hợp nhằm hỗ trợ các phòng ban về các vấn đề liên quan khi cần thiết.
- Chủ động đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng ban, bộ phận.
- Đón tiếp khách.
- Tổ chức các sự kiện nội bộ cho nhân viên: Liên hoan, nghỉ mát, giao lưu …
- Sắp xếp lịch họp, theo dõi, nhắc nhở, tổ chức chuẩn bị cho cuộc họp tại resort.
- Làm các báo cáo công việc theo định kỳ và tham gia đầy đủ các cuộc họp của bộ phận, của resort.
- Hỗ trợ Trưởng phòng trong các việc hiếu, hỷ, thăm hỏi ốm đau CBNV trong Công ty.
- Thực hiện công việc theo tiêu chuẩn, quy trình của resort.
- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.
