Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự

* Nhiệm vụ chính
1. Thực hiện công tác làm lương VP và kiểm soát lương nhà máy.
- Ngày 03 hàng tháng in bảng công chuyển cho Người lao động để đối chiếu công.
- Ngày 05 hàng tháng thực hiện tính lương VP xong chuyển cho Trưởng bộ phận để kiểm soát. Trưởng bộ phận có TN kiểm soát lại bảng lương trong vòng 2 ngày.
- Ngày 08 hàng tháng làm đề nghị thanh toán tiền lương gửi Phòng Kế toán.
- Ngày 10 hàng tháng làm và in bảng thông báo lương (2 bản khổ A5) cho Phòng Kế toán để tiến hành chi lương.
- Kiểm soát lương nhà máy : đảm bảo chính xác, phản hồi những phát sinh bất cập cho trưởng bộ phận để cùng đối chiếu bảng lương.
- Kiểm soát dateline thời gian làm lương của Nhà máy đảm bảo đúng quy định.
2. Thực hiện công tác BHXH cho toàn Công ty ( VP + NM)
- Thực hiện việc báo tăng – giảm lao động đóng BHXH thực tế theo từng tháng phát sinh ( nếu có) đảm bảo không phát sinh các chi phí liên quan đến BHYT khi báo giảm chậm chễ cho người lao động.
- Thực hiện các thủ tục hưởng chế độ liên quan đến BHXH : Ốm đau, thai sản ( nam-nữ), các chế độ khác.
- Thực hiện chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc ( làm thủ tục tại thời điểm phát sinh), tuyệt đối không để chậm chễ ảnh hưởng đến các thủ tục giải quyết Bảo hiểm thất nghiệp của người lao động.
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến BHYT như : chuyển nơi khám chữa bệnh ban đầu, sửa đổi các thông tin bị sai (nếu có), gia hạn thẻ BHYT hàng năm ( tiến hành xong và có thẻ BHYT trước khi nghỉ tết dương lịch hàng năm)…
- Làm bảng thanh toán tiền chi phí BHXH cho các cơ quan BHXH trước ngày 15 của tháng thực tế phát sinh và gửi bản mềm cho HCNSNM để năm được thông tin trong việc làm lương hàng tháng.
- Làm các thủ tục với cơ quan BHXH như : khai báo điện tử, gia hạn phần mềm, đối ngoại, tập huấn…
3. Thực hiện quy trình tuyển dụng của Công ty
- Đăng tuyển nhân sự trên các trang tuyển dụng theo yêu cầu của Trưởng bộ phận hoặc theo nhu cầu phát sinh. Đề xuất tuyển dụng mất phí (nếu cần thiết).
- Lọc hồ sơ hàng ngày gửi Trưởng bộ phận
- Xếp lịch phỏng vấn, lập bảng tổng hợp lịch phỏng vấn gửi trưởng bộ phận và các trưởng bộ phận liên quant ham gia phỏng vấn.
- Thực hiện các thủ tục, giấy tờ cho buổi phỏng vấn ( in cv, hồ sơ)
- Làm đề xuất tuyển dụng và các thủ tục tiếp nhận người lao động theo đúng quy trình tuyển dụng của Công ty.
4. Thực hiện theo dõi lưu trữ hồ sơ của CBNV toàn Công ty
- Theo dõi và lưu trữ đầy đủ hồ sơ nhân sự ( bản gốc) của người lao động toàn Công ty ( VP+NM).
- Lập bảng theo dõi hàng tháng báo cáo trưởng bộ phận tình trạng thiếu hộ sơ lao động để xử lý kịp thời.
- Lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của Công ty và định hướng của trưởng bộ phận.
5. Thực hiện theo dõi hợp đồng lao động của CBCNV (VP+NM)
- Theo dõi thời gian thử việc đối với lao động mới. Nhắc nhở người lao động và trưởng bộ phận làm báo cáo thử việc trước khi kết thúc thời gian thủ việc 7 ngày và gửi báo cáo thử việc cho trưởng bộ phận ngay sau khi nhận được có xác nhận và đánh giá cụ thể của trưởng bộ phận ( báo cáo theo mẫu).
- Làm đề xuất ký hợp đồng lao động chính thức cho người lao động nêu rõ : thời gian ký hợp đồng lao động chính thức, mức lương…trình TBP soát xét.
- Làm hợp đồng lao động và tiến hành ký với người lao động ( thực hiện trong vòng 5 ngày kể từ ngày người lao động nộp báo cáo thử việc).
- Gia hạn hợp đồng lao động cho NLĐ khi hết hạn, đảm bảo không bị quá hạn hợp đồng. Khi người lao động hết hợp đồng lao động ký lại lần 2 thực hiện loại hình hợp đồng không xác định thời hạn : Đối với VP trực tiếp thực hiện; Đối với NM kiểm soát việc thực hiện của HCNSNM, nếu có phát sinh chậm chễ báo cáo Trưởng bộ phận để giải quyết.
- Hàng tháng làm hợp đồng thuế cho người lao động ( dựa trên danh sách đóng BHXH thực tế).
6. Duy trì và kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế Công ty.
- Hàng ngày thực hiện kiểm tra công tác vệ sinh tòa nhà và các Phòng, Ban ( từ tầng hầm đến tầng 8), báo cáo Trưởng bộ phận những phòng, ban, bộ phận không đảm bảo vệ sinh nơi làm việc để xử lý.
- Hàng ngày kiểm tra việc thực hiện trang đồng phục, giờ giấc làm việc của khối Văn Phòng báo cáo những cá nhân vi phạm cho Trưởng bộ phận để xử lý theo quy định.
7. Giải quyết chế độ nghỉ việc cho người lao động
- Đối với khối Văn Phòng :
- Tiếp nhận đơn xin nghỉ việc, trình trưởng phòng HCNS,  thực hiện đăng tuyển dụng khi TP yêu cầu,  theo dõi tiến độ bàn giao,  làm và ban hành quyết định nghỉ việc,  làm bảng thanh toán chế độ nghỉ việc theo đúng quy định đã ban hành.
- Đối với các NM :
- Sà soát hàng tháng trên bảng lương nhà máy những trường hợp nghỉ việc yêu cầu HCNSNM làm thủ tục thanh toán chế độ nghỉ việc cho người lao động theo đúng quy định. Mọi trường hợp chậm chễ không báo trưởng bộ phận phải chịu hoàn toàn trách nhiệm theo quy định.
8. Thực hiện các công việc hành chính văn phòng
- Soạn thảo giấy tờ, tài liệu phát sinh theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.
- Tiếp nhận các giấy tờ hành chính từ các bộ phận : phiếu ra ngoài, đơn xin nghỉ phép, phiếu (lệnh) đi công tác. Khi nhận kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, đối chiếu theo bảng nội quy, từ chối nhận các trường hợp sai so với nội quy.
- Điều xe (7c) công tác cho các Phòng, ban bộ phận khi có đề xuất sử dụng xe (kết hợp cùng HCNS TP để điều xe hợp lý), xin ý kiến trưởng bộ phận những trường hợp gấp, khó giải quyết.
- Đặt vé máy bay cho Ban lãnh đạo hoặc các cá nhân được chỉ định và làm các thủ tục thanh toán cho đơn vị cung cấp.
- Kiểm tra bảng VPP hàng tháng của Công ty ( bao gồm cả nhà máy và Văn Phòng), loại những phát sinh không rõ ràng hoặc không có trong tiêu chuẩn cấp phát.
- Thực hiện làm visa và các thủ tục liên quan khi có nhân sự đi công tác nước ngoài.
- Thực hiện gọi thợ sửa chữa, báo giá những hạng mục phát sinh cần thay thế, sửa chữa tại Văn Phòng.
- Theo dõi, làm đề nghị cấp phát đồng phục mới cho NV hết thử việc và đề nghị cấp phát các lần tiếp theo quy định Công ty.
- Tiếp đón các cơ quan ban ngành đến làm việc tại Văn Phòng và Nhà máy.
- Thực hiện các công việc hành chính khác khi Trưởng bộ phận giao và chỉ đạo.
9. Xử lý các giấy tờ hành chính phát sinh
- Tiếp nhận và đề xuất các phương án xử lý vi phạm theo quy định của Công ty ( hoặc các sự việc phát sinh).
- Tiếp nhận và đề xuất phương án xử lý : phiếu đề xuất, đơn khiếu nại...
10. Thực hiện công tác báo cáo công việc
- Báo cáo hàng ngày những vấn đề phát sinh cần xin ý kiến giải quyết.
- Thứ 7 ( hoặc thứ 6) hàng tuần gửi báo cáo công việc đã thực hiện trong tuần và kế hoạch công việc cho tuần tiếp theo.

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành nhân sự
- Kinh nghiệm trên 5 năm