Lễ Tân 20%
Soạn thảo các văn bản hành chính, quy định, thông báo, quyết định của Công ty.
Tiếp đón khách đến liên hệ công tác.
Lưu trữ, sắp xếp văn bản, công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan. Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu.
Phụ trách công tác văn thư đến và đi.
Hành Chính 80%
Tổ chức các buổi tiếp khách, họp giao ban, hội thảo lớn
Thực hiện các công tác hậu cần cho các buổi tiếp khách, cuộc họp lớn nhỏ tại công ty (Đón khách, sinh nhật, teambuilding, ngày lễ định kỳ, tiệc cuối năm...
Quản lý chi phí hành chính
Chi phí hành chính bao gồm : phí điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, mực in, tiền điện nước, tiền cáp internet, tiền thuê văn phòng, ký túc xá, chi phí tiếp khách, phí book vé máy bay, chi phí xăng xe ...
Phân bổ, kiểm soát văn phòng phẩm, vật tư cho các phòng ban
Văn phòng phẩm, vật tư, thiết bị máy máy tính mua về, máy móc mang đi sửa chữa... đều sẽ do chuyên viên hành chính tiếp nhận, kiểm tra, bàn giao và phân bổ về các phòng ban.
Phụ trách mua sắm, phân bổ và kiểm soát các thiết bị hay đồ dùng thông thường, văn phòng phẩm, In ấn name card, Book vé máy bay......của công ty.
Sắp xếp liên hệ IT hoặc kỹ thuật tòa nhà xử lý hệ thống máy vi tính, máy lạnh và các trang thiết bị liên quan khi cần bảo dưỡng, bảo trì hoặc sửa chữa
Giải quyết các sự cố liên quan đến văn phòng tòa nhà/ ký túc xá tòa nhà
Phụ trách liên hệ tòa nhà khi có sự cố cúp điện, hư hỏng thuộc kiến trúc của Tòa nhà.
Hỗ trợ các phòng ban liên hệ làm BQL tòa nhà làm các thủ tục xin thang vận chuyển hàng hóa hoặc văn phòng cần thi công...
Chấm công, quản lý ngày làm việc của nhân viên
Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép,... các loại giấy tờ công văn khác của Nhân viên trong công ty ghi nhận vào bảng chấm công.
Quản lý nhân sự Người nước ngoài
Thực hiện việc quản lý ký túc xá người nước ngoài và đăng ký tạm trú, gia hạn visa, theo dõi chi phí thuê nhà, điện nước của người nước ngoài.
Hoàn thành các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.
