Mô tả công việc:
Quản lý hồ sơ pháp lý công ty, cập nhật các hồ sơ pháp lý hiện hành của công ty khi nhận được bản chính, lưu trữ và ban hành kịp thời đúng quy định. Thực hiện cung cấp bản sao y hồ sơ pháp lý công ty,
Quản lý công tác gửi thư và lưu trữ hồ sơ liên quan theo quy trình nghiệp vụ.
Trình ký và cấp giấy giới thiệu cho nhân viên khi nhận được phiếu yêu cầu.
Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, sử dụng dấu mộc cho các chi nhánh, quản lý sổ nhật ký đóng dấu của các chi nhánh theo đúng quy định của Công ty.
Báo cáo cập nhật thông tin thay đổi hoạt động/ mạng lưới Công ty, thống kê các quyết định nhân sự cấp quản lý, quy trình hướng dẫn và công văn đến trong tháng/quý/ năm có phát sinh, các báo cáo khác có liên quan.
Quản lý dấu mộc công ty và thực hiện đóng dấu các văn bản theo quy trình nghiệp vụ.
Tiếp nhận văn bản từ tất cả các kênh, phân loại văn bản, cho số công văn đi/ đến để xử lý ban hành công văn theo đúng quy trình nghiệp vụ.
Soạn thảo quy trình/hướng dẫn về hành chính văn thư khi có thay đổi, soạn thảo thông báo, báo cáo số liệu theo quy trình nghiệp vụ.
Thực hiện theo dõi đầu ra các công văn đến thuộc cơ quan và váo cáo tổng hợp cuối tháng gửi Ban Tổng giám đốc.
Quản lý, theo dõi các chữ ký số điện tử của ACBS, Quản lý Portal, E- mail của bộ phận hành chính.
Yêu cầu công việc:
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị Hành chính, Luật, hoặc các ngành có liên quan.
Kinh nghiệm:
Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc trong các tổ chức thuộc lĩnh vực tài chính, chứng khoán, ngân hàng.
Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí Hành chính Văn thư hoặc vị trí tương đương.
Chứng chỉ: Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ nghiệp vụ Hành chính Văn phòng.
Kỹ năng chuyên môn:
Thành thạo kỹ năng giao tiếp và soạn thảo văn bản hành chính.
Am hiểu và thực hiện tốt nghiệp vụ quản lý, sử dụng con dấu theo đúng quy định pháp luật và nội quy doanh nghiệp.
Yêu cầu khác:
Cẩn thận, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao và khả năng phối hợp công việc tốt.
Phúc lợi:
Phụ cấp đi lại, ăn trưa
Lương tháng 13.
Đào tạo nghiệp vụ.
Lương: Lương cơ bản + hoa hồng môi giới.
Teambuilding, khám sức khỏe định kỳ, bảo hiểm sức khỏe.
