MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ, cơ sở dữ liệu
- Thực hiện & kiểm soát công tác lưu trữ hồ sơ mua hàng theo mảng công việc được phân công đúng cấu trúc, quy trình, quy định
- Thực hiện & kiểm soát công tác nhập liệu, lưu trữ cơ sở dữ liệu mua hàng trên hệ thống lưu trữ thống của phòng ban, hệ thống/ phần mềm vận hành của Tập đoàn: SAP, sharepoint ...
- Tổng hợp & quản lý các thông tin chung phục vụ hồ sơ mua hàng: Thông tin mã dự án, Thông tin pháp nhân, Giấy ủy quyền ...
Thực hiện các công tác hỗ trợ hoạt động cung ứng đấu thầu
- Phân bổ PYC: Tiếp nhận, sao y & phân bổ PYC đến nhân sự phụ trách; Thực hiện scan, lưu trữ PYC, nhập liệu trên hệ thống
- Trình ký: Kiểm soát hồ sơ trình ký theo checklist; Thực hiện & theo dõi tình trạng trình ký hồ sơ đúng tiến độ và quy trình
- Công tác hỗ trợ khác: Hỗ trợ soạn thảo & theo dõi, quản lý hồ sơ phục vụ mua hàng trong lĩnh vực được phân công: Tờ trình, CTCT, Hợp đồng ...
- Nhập liệu: Nhập liệu hồ sơ mua hàng trên hệ thống/ phần mềm vận hành của Tập đoàn: SAP, Theo dõi PYC, Theo dõi trình ký, Sơ tuyển, HĐNT ...
Thực hiện tổng hợp báo cáo
- Theo dõi tiến độ thực hiện KPI và các công việc của phòng ban do Giám đốc Cung ứng triển khai
- Tổng hợp kế hoạch ngân sách hoạt động hàng năm của phòng ban
- Tổng hợp phân bổ chi phí giá thành dự án
- Đầu mối tổng hợp thông tin, chia sẻ dữ liệu/ báo cáo cho LPB: Hợp đồng đã ký, Báo cáo công nợ, Báo cáo chi phí dự án, room thanh toán ...
Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên
YÊU CẦU CÔNG VIỆC:
Trình độ: Tốt nghiệp Cao Đẳng, Đại học chuyên ngành Kinh tế/ Luật, Kế toán, Tài chính, Quản trị kinh doanh ...
Kiến thức:
- Kiến thức chung về công tác mua hàng
- Kiến thức chuyên sâu về công tác hành chính cung ứng, quản trị văn phòng
- Ưu tiên có kiến thức trong ngành Xây dựng, Bất động sản, Quản lý dự án
Chứng chỉ nghề nghiệp: Ưu tiên có Chứng chỉ văn thư lưu trữ, thư ký, hành chính nhân sự…
Kinh nghiệm chuyên môn:
- Ít nhất 01- 02 năm kinh nghiệm về hành chính trong lĩnh vực Đấu thầu, Cung ứng- Ưu tiên có kinh nghiệm về soạn thảo hợp đồng, điều khoản thanh toán
Kỹ năng:
- Ưu tiên khả năng phân tích số liệu, tổng hợp báo cáo, tài liệu thuyết trình
- Khả năng quản lý công việc khoa học, có hệ thống
- Có khả năng soạn thảo văn bản
- Quản lý lưu trữ hồ sơ
- Nhập liệu, tổng hợp số liệu nhanh chóng & chính xác
- Khả năng làm việc độc lập, chủ động
- Thành thạo các phần mềm văn phòng, phần mềm vận hành (SAP ...)
