* Mục tiêu công việc :
Làm cầu nối thông tin giữa Công ty và Hội đồng quản trị, cổ đông, nhà đầu tư tiềm năng
* Nhiệm vụ:
* Tổ chức họp HĐQT và họp ĐHĐCĐ
- Tập hợp thông tin từ các Phòng ban để chuẩn bị tài liệu họp HĐQT
- Tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên (dự thảo chương trình Đại hội, chọn địa điểm họp, gửi thư mời họp- cho cổ đông, dự thảo tờ trình, Nghị quyết Đại hội, viết Báo cáo thường niên v.v…)
- Lưu các chứng từ, văn bản liên quan đến ĐHĐCĐ/ HĐQT
- Viết biên bản các cuộc họp HĐQT (song ngữ Anh- Việt), dự thảo Nghị quyết Hội đồng Quản trị
- Thực hiện thủ tục xin ý kiến ĐHĐCĐ/ HĐQT bằng văn bản theo đúng các quy định pháp luật hiện hành.
- Sắp xếp các cuộc họp Hội đồng Quản trị (định kỳ hàng quý hoặc họp đột xuất)
- Làm đầu mối liên lạc giữa Ban Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản trị, giữa Chủ tịch HĐQT và thành viên HĐQT
* Thực hiện trả cổ tức, phát hành cổ phiếu, giao dịch cổ phiếu quỹ
- Làm việc với Công ty chứng khoán tư vấn để chuẩn bị hồ sơ và thực hiện chi trả cổ tức (bằng tiền/ bằng cổ phiếu), phát hành cổ phiếu thưởng, phát hành cổ phiếu ESOP, phát hành cổ phiếu cho cổ đông hiện hữu và/hoặc nhà đầu tư bên ngoài, thực hiện mua/bán cổ phiếu quỹ theo đúng các quy định pháp luật hiện hành.
* Các hồ sơ pháp lý:
- Cập nhật hồ sơ pháp lý của công ty bao gồm: Bản Điều lệ công ty, quy chế tài chính, quy chế quản trị, quy chế công bố thông tin và các hồ sơ phát sinh khác khi có yêu cầu.
Phối hợp với bộ phận liên quan trong công ty để đăng ký thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có phát sinh.
* Công bố thông tin:
- Lên lịch CBTT hàng quí.
- Thực hiện việc công bố thông tin theo quy định đối với công ty niêm yết.
- Chuẩn bị các tài liệu công bố thông tin, tài liệu họp và các hồ sơ khác (tiếng Việt và tiếng Anh).
- Làm việc với Trung tâm lưu ký Chứng khoán Việt Nam (VSD) về các vấn đề liên quan đến ngày chốt danh sách cổ đông thực hiện quyền, đăng ký lưu ký chứng khoán.
* Chuẩn bị các báo cáo qui định của công ty niêm yết
- Tổ chức thiết kế và in ấn báo cáo thường niên, báo cáo phát triển bền vững.
- Phối hợp với bộ phận liên quan trong công ty để chuẩn bị các báo cáo quản trị, báo cáo thường niên, báo cáo phát triển bền vững (tiếng Anh và tiếng Việt).
* Quan hệ nhà đầu tư
- Theo dõi mối quan hệ với nhà đầu tư.
- Thực hiện việc thuyết trình bài giới thiệu công ty với nhà đầu tư (tiếng Anh và tiếng Việt).
- Chuẩn bị các bài thuyết trình giới thiệu doanh nghiệp và các bài báo về công ty (khi có yêu cầu)
- Theo dõi diễn biến cổ phiếu của công ty.
- Viết biên bản các cuộc gặp.
- Chuẩn bị các bản tin hàng quí (IR Bulletin) và các cuộc họp cập nhật kết quả kinh doanh hàng quí cho nhà đầu tư (Earnings call) bằng tiếng Anh và tiếng Việt.
- Sắp xếp các cuộc gặp giữa nhà đầu tư hiện hữu và tiềm năng với Ban lãnh đạo công ty (chuẩn bị phòng họp, máy chiếu, cập nhật nội dung bài giới thiệu công ty, chiếu phim tư liệu…). Công việc này bao gồm cả việc chuẩn bị các buổi roadshow, seminar với các nhà đầu tư cũng như tham gia các sự kiện do các công ty chứng khoán tổ chức.
* Cập nhật website:
- Phối hợp với IT để post bài trên website cũng như việc cập nhật sửa đổi thiết kế website.
- Phối hợp với các phòng ban khác để cập nhật nội dung cho các trang trong website của công ty.
- Theo dõi và lựa chọn các bài báo về về công ty và về ngành có liên quan để post website.
* Hoạt động phát triển doanh nghiệp:
- Làm các nghiên cứu thị trường khi có yêu cầu của Ban Giám Đốc.
- Tham gia vào các hoạt động phát triển doanh nghiệp khi có yêu cầu.
- Tham gia chuẩn bị hồ sơ cho các vụ kiện chống bán phá giá của doanh nghiệp.
- Cập nhật và phân tích các số liệu xuất nhập khẩu của ngành sợi (Việt nam) và các thị trường xuất khẩu chính của doanh nghiệp.
- Tham gia chuẩn bị hồ sơ tham gia các cuộc bình chọn như CSI100.
- Chuẩn bị hồ sơ đăng ký và gia hạn đăng ký nhãn hiệu hang hóa của doanh nghiệp.
* Các công việc khác:
- Lưu hồ sơ (hard and soft copy)
- Các công việc hành chính khác khi có yêu cầu.
- Cập nhật các qui trình theo qui chuẩn ISO và qui định của pháp luật hiện hành.
- Chuẩn bị kế hoạch ngân sách hàng năm của phòng và quản lý việc sử dụng ngân sách hàng tháng.
* Mối quan hệ làm việc :
* Nội bộ :
- Phối hợp với các phòng ban để tập hợp thông tin phục vụ nhu cầu thông tin cho Hội đồng Quản trị, cổ đông và nhà đầu tư tiềm năng
* Bên ngoài :
- Các công ty tư vấn dịch vụ
- Cổ đông
- Hội đồng Quản trị
- Công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, chuyên viên phân tích chứng khoán
