- Giám sát việc sử dụng tài sản, vật tư và công cụ: Đảm bảo việc quản lý và sử dụng hiệu quả các tài sản, vật tư và công cụ dụng cụ tại clinic. Kiểm tra định kỳ và đề xuất bổ sung khi cần thiết để duy trì sự sẵn sàng cho mọi hoạt động.
- Báo cáo và xử lý các vấn đề phát sinh: Báo cáo kịp thời cho GĐCN, phòng Hành chính Nhân sự (HCNS), và Ban Giám đốc (BGĐ) về các vấn đề bất thường hoặc phát sinh tại clinic. Đề xuất các biện pháp khắc phục và giải pháp xử lý.
- Lập báo cáo và khảo sát đối thủ: Thường xuyên lập các báo cáo đề xuất về layout không gian, quy trình dịch vụ và phát triển sản phẩm mới dựa trên kết quả khảo sát đối thủ cạnh tranh, nhằm giúp clinic nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
- Quản lý quy trình vận hành và trải nghiệm khách hàng: Kiểm tra việc thực hiện các quy trình vận hành, đảm bảo rằng khách hàng nhận được trải nghiệm dịch vụ đạt hoặc vượt trên mong đợi. Thường xuyên đánh giá và cải tiến các quy trình để nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
- Giám sát tác phong nhân viên: Đảm bảo toàn bộ nhân viên tại clinic tuân thủ quy định về tác phong làm việc, bao gồm: trang phục, phong cách làm việc, tóc tai và trang điểm theo đúng tiêu chuẩn, nhằm duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và đồng bộ.
- Quản lý các hoạt động marketing tại chỗ: Phối hợp với bộ phận marketing để triển khai các chương trình khuyến mãi và sự kiện trực tiếp tại clinic. Đảm bảo việc bố trí standee, quảng cáo và các ấn phẩm truyền thông tại chỗ được thực hiện đúng vị trí, giúp thu hút khách hàng.
- Phối hợp với bộ phận bảo trì: Làm việc chặt chẽ với bộ phận bảo trì để nắm bắt, xử lý kịp thời các trường hợp hỏng hóc liên quan đến cơ sở vật chất, thiết bị máy móc, đảm bảo sự vận hành trơn tru và liên tục của các dịch vụ.
- Kiểm tra cơ sở vật chất: Định kỳ kiểm tra và đề xuất các phương án sửa chữa, thay thế để đảm bảo cơ sở vật chất tại clinic luôn ở trạng thái hoàn hảo, đảm bảo không làm gián đoạn quá trình vận hành.
- Phối hợp với bộ phận Đào tạo: Xây dựng quy trình chi tiết và check- list cho các công việc hàng ngày tại clinic, đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện theo đúng tiêu chuẩn và hiệu quả.
- Thiết lập tiêu chuẩn không gian clinic: Đặt ra các tiêu chuẩn cụ thể và giám sát việc duy trì không gian làm việc của clinic, bao gồm: vệ sinh, điều hòa, âm thanh, mùi hương, ánh sáng và quy cách bố trí máy móc, thiết bị. Đảm bảo các yếu tố này luôn đáp ứng đúng yêu cầu và tiêu chuẩn của clinic.
- Đề xuất đánh giá và đào tạo nhân viên: Đề xuất đánh giá định kỳ hiệu suất làm việc của nhân viên với Giám đốc Chi nhánh (GĐCN) và phối hợp với bộ phận đào tạo để tổ chức các khóa huấn luyện, nâng cao tay nghề và kỹ năng cho nhân viên nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ.
