MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC CHUNG
Thực hiện các hoạt động mua hàng hàng ngày theo kế hoạch đã được phê duyệt, đảm bảo rằng các đơn hàng được xử lý chính xác, kịp thời và theo dõi chặt chẽ từ khi đặt hàng đến khi hàng hóa đến kho. Hỗ trợ Trưởng Bộ phận Mua hàng trong việc duy trì hiệu suất và mối quan hệ với nhà cung cấp.
TRÁCH NHIỆM CHÍNH & NHIỆM VỤ CỤ THỂ
Thực thi Đơn đặt hàng (Purchase Order Execution)
• Tạo PO: Dựa trên Kế hoạch Mua hàng (Purchase Plan) được cung cấp bởi Supply Planner, tiến hành tạo và gửi Đơn đặt hàng (POs) chính thức đến các nhà cung cấp.
• Xác nhận Đơn hàng: Trao đổi với nhà cung cấp để xác nhận các chi tiết quan trọng: số lượng, giá cả, thời gian sản xuất (nếu có), và Thời gian Giao hàng Dự kiến (ETA).
• Đàm phán Vận hành: Thực hiện đàm phán về giá và điều khoản thanh toán cho các đơn hàng lẻ, nhỏ hoặc không thuộc các hợp đồng khung đã được ký kết.
• Theo dõi và Tuân thủ: Đảm bảo các giao dịch mua hàng tuân thủ các điều khoản hợp đồng đã ký và các quy tắc mua hàng nội bộ.
Quản lý Logistics và Chứng từ Nhập khẩu (Inbound Logistics & Documentation)
• Xử lý Chứng từ: Thu thập, kiểm tra và xử lý các chứng từ nhập khẩu cần thiết (Invoice, Packing List, Bill of Lading/AWB, Giấy chứng nhận xuất xứ/chất lượng- CO/CQ, v.v.) và chuyển giao cho bộ phận Logistics/Hải quan để thông quan.
• Theo dõi Tiến độ: Theo dõi sát sao tiến độ sản xuất và đóng gói hàng hóa tại nhà cung cấp để đảm bảo hàng hóa sẵn sàng đúng hẹn.
• Cập nhật Hệ thống: Cập nhật chính xác và kịp thời các thông tin về vận chuyển, ETA mới nhất vào hệ thống quản lý (ERP/MRP) để các bộ phận khác (Supply Planning, Sales) có thể theo dõi.
• Điều phối Vận chuyển: Phối hợp với đội ngũ Logistics hoặc đơn vị giao nhận (Forwarder) để sắp xếp đặt chỗ (booking) vận chuyển (đường biển hoặc đường hàng không), và xác nhận lịch trình vận tải.
Quản lý Nhà cung cấp & Báo cáo (Supplier Management & Reporting)
• Phản hồi Lỗi: Là đầu mối liên lạc với nhà cung cấp để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện PO (ví dụ: sai sót chứng từ, chậm tiến độ).
• Quản lý Hồ sơ: Duy trì và cập nhật hồ sơ nhà cung cấp, các tài liệu giao dịch và các dữ liệu liên quan đến mua hàng.
• Báo cáo Vận hành: Lập báo cáo định kỳ về tình trạng các đơn hàng đang chờ (Open PO status), các rủi ro chậm trễ, và hiệu suất mua hàng (ví dụ: tỷ lệ hàng về đúng hẹn).
